Créer une facture

Bill Alps ajoute une QR-facture suisse au PDF de vos factures en CHF ou en EUR. Voici les étapes pour créer et envoyer votre première facture.

1. Nouvelle facture

1. Ouvrez le menu Factures depuis la barre latérale.
2. Cliquez sur Nouvelle facture en haut à droite.
3. Bill Alps crée aussitôt un brouillon numéroté et ouvre le formulaire. Dans Client, choisissez le bon client : le premier de la liste est présélectionné.

2. Ajouter les lignes de facturation

Pour chaque ligne, renseignez :

• Description : libellé de la prestation ou du produit.
• Qté : heures, jours, pièces…
• Prix unit. : hors TVA.
• TVA % : le taux de la ligne. Chaque nouvelle ligne part de 0% : pensez à choisir le bon taux.

Bill Alps calcule automatiquement le Sous-total, la TVA et le Total. Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire avec Ajouter une ligne. La section Ajustements ajoute des Frais de livraison ou une Remise, en montant et non en pourcentage, et la TVA en tient compte.

Sur le PDF et l'aperçu, le taux s'imprime à côté du montant de TVA. Si la facture mélange plusieurs taux, les totaux montrent une ligne par taux, avec sa base, et une colonne TVA s'ajoute aux lignes. Une société sans N° TVA dont la facture ne porte aucune TVA n'imprime aucune mention de TVA.

3. Configurer l'échéance et la référence

• Date d'émission : par défaut aujourd'hui.
• Date d'échéance : 30 jours par défaut, ajustable.
• Conditions : texte libre imprimé sur la facture, repris du modèle s'il en contient. Il ne recalcule pas la date d'échéance.
• Langue de la facture : langue du PDF et de l'e-mail.
• Modèle : le modèle par défaut est présélectionné, et il fixe la Devise et la langue de départ. Voir le guide des modèles.
• Numéro de facture : attribué automatiquement et non modifiable ici. Le Préfixe de facture et le Prochain numéro de facture se règlent dans Mon comptePréférences. Le numéro d'une facture supprimée n'est pas réattribué.

La référence de paiement n'est pas un champ à remplir : Bill Alps la calcule à partir du numéro de facture en générant le PDF. Avec un QR-IBAN, c'est une référence QR de 27 chiffres. Avec un IBAN classique, c'est une référence créancier qui commence par RF. La QR-facture s'ajoute au PDF si le total est positif et si la devise est le CHF ou l'EUR. Pour la retirer d'une facture, décochez Afficher le QR-facture dans Notes & remarques.

4. Prévisualiser et envoyer

Cliquez sur Enregistrer : la page de la facture s'affiche avec son aperçu, au statut Brouillon. Vérifiez-la, puis cliquez sur Finaliser : elle passe au statut Prête. Trois façons de gérer l'envoi s'offrent alors à vous :

• Télécharger PDF pour l’envoyer manuellement. Le téléchargement ne change pas le statut : marquez ensuite la facture comme envoyée.
• Envoyer par email pour que Bill Alps envoie la facture au client avec le PDF en pièce jointe. Une fenêtre affiche d'abord l'expéditeur, le destinataire, l'objet et le texte : confirmez avec Envoyer l’email. La facture passe au statut Envoyée. Le client doit avoir une adresse dans le champ E-mail de sa fiche, sinon l'envoi est refusé.
• Marquer comme envoyée si vous avez déjà transmis la facture par un autre canal. Aucun e-mail ne part.

Quand Bill Alps envoie une facture par e-mail, le message part depuis noreply@bill-alps.ch et le PDF de la facture est joint. Les réponses de votre client arrivent à l'adresse E-mail de Ma société, si elle est renseignée. Exemple :