Un modèle réunit ce qui habille vos factures et vos devis : logo, couleur, conditions de paiement, messages imprimés et affichage de la QR-facture. Vous pouvez en préparer plusieurs, par exemple un par marque ou par langue, puis choisir lequel utiliser sur chaque document.
1. Ouvrir vos modèles
Ouvrez FacturationModèles dans la barre latérale. Votre société a déjà un premier modèle, créé automatiquement avec elle : il s'appelle Default et porte le badge Par défaut. Sélectionnez un modèle dans la liste pour le modifier. Sur un grand écran, un aperçu de la facture se met à jour à côté du formulaire pendant que vous saisissez. Cette page est réservée aux membres autorisés à modifier la facturation.
2. Créer un modèle
- Cliquez sur le bouton +, à droite du champ de recherche. Le modèle est créé aussitôt, noir et sans logo, et s'ouvre dans le formulaire.
- Remplacez son nom provisoire, par exemple Modèle par défaut #2, dans Nom du modèle. Malgré ce nom, il ne devient pas le modèle par défaut.
- Renseignez les champs décrits à l'étape suivante.
- Cliquez sur Enregistrer.
3. Renseigner le modèle
- Nom du modèle : visible seulement dans Bill Alps, il n'est pas imprimé.
- Langue : langue de l'aperçu. Celle du modèle par défaut devient aussi la langue de départ des nouveaux documents.
- Logo : cliquez sur Importer un logo (PNG ou JPEG, 2 Mo au plus) ou, si votre société en a un, sur Utiliser le logo de la société. La croix sur l'image retire le logo. Ces actions s'appliquent tout de suite, sans passer par Enregistrer.
- Taille du logo : curseur de 0.5x à 2x, visible dès qu'un logo est disponible.
- Couleur principale : elle colore notamment le titre, le montant dû et l'en-tête du tableau, écrit en blanc. Le sélecteur indique Texte blanc lisible ou Contraste faible sur blanc pour vous aider à choisir.
- Devise par défaut : celle du modèle par défaut devient la devise de départ des nouveaux documents.
- Conditions de paiement : texte libre, par exemple 30 jours net, copié dans le champ Conditions du document. Il est imprimé tel quel et ne calcule pas la date d'échéance.
- Message de remerciement : court message imprimé en bas du document. Sur un document, les notes de la section Notes & remarques le remplacent si vous les remplissez.
- Note de bas de page : petite mention imprimée sur tous les documents qui utilisent ce modèle, sans possibilité de la changer document par document.
- Afficher le QR-facture : ajoute le bulletin de versement QR aux factures.
4. Définir le modèle par défaut
Le modèle par défaut est présélectionné sur chaque nouvelle facture, nouveau devis et nouvelle facture récurrente. Sa Langue et sa Devise par défaut servent de valeurs de départ. Pour en changer, sélectionnez un autre modèle et cliquez sur Définir par défaut, sous le formulaire : le badge Par défaut passe aussitôt sur ce modèle.
5. Choisir un modèle sur un document
Dans l'éditeur d'une facture ou d'un devis, le champ Modèle se trouve dans Informations générales. Le formulaire d'une facture récurrente a le même champ. Si aucun modèle n'est sélectionné, le document utilise le modèle par défaut.
- Dans l'éditeur d'une facture ou d'un devis, choisir un autre modèle remplace la Devise (si le modèle en a une) et le contenu de Conditions. La langue du document ne change pas.
- Sur la page d'une facture ou d'un devis en brouillon, le sélecteur en haut à droite change le modèle directement, sans toucher à la devise ni aux conditions.
- Sur une facture, la case Afficher le QR-facture, sous les notes, remplace le réglage du modèle pour ce document. Réinitialiser (réglage du modèle) rétablit le réglage du modèle.
6. Modifier ou supprimer un modèle
Un modèle supprimé disparaît de la liste et ne peut plus être choisi sur un autre document. Les factures et les devis qui l'utilisaient gardent leur présentation : leur champ Modèle l'affiche avec le badge Supprimé, jusqu'à ce que vous en choisissiez un autre.
7. Modèles et branding de la société
Ma sociétéBranding contient lui aussi un Logo et une Couleur de marque, mais ils ne jouent pas le même rôle :
- Logo : celui du modèle a la priorité. Si le modèle n'en a pas, les factures et les devis affichent le logo de la société. Les fiches de salaire utilisent toujours le logo de la société.
- Couleur : les factures et les devis utilisent la Couleur principale du modèle, pas la Couleur de marque. Celle-ci sert notamment aux e-mails envoyés par Bill Alps. Comme un nouveau modèle est noir, reportez-y votre couleur si vous voulez la retrouver sur vos PDF.
Votre modèle est prêt : vous pouvez passer à la création d'une facture.