La page Ma société regroupe l'identité de votre entreprise : ce qui s'imprime sur vos factures et vos fiches de salaire, les taux de TVA proposés sur vos lignes et l'IBAN du bulletin QR. Ouvrez ParamètresMa société. Cette page est réservée au propriétaire et aux administrateurs.
Elle compte plusieurs onglets : Général, Facturation (si le module Facturation est actif), Salaires (si le module Salaires est actif) et Branding. Chaque carte s'enregistre séparément, avec son propre bouton.
1. Renseigner les informations
Dans l'onglet Général, la carte Informations commence par Rechercher au registre du commerce : tapez au moins 3 caractères, choisissez votre entreprise, et le nom, l'IDE, l'adresse et le canton se remplissent. Vérifiez ensuite les champs, puis cliquez sur Enregistrer les informations.
- Nom de l'entreprise : obligatoire, imprimé sur vos documents.
- IDE (CHE) : au format CHE-123.456.789. Un IDE ne peut appartenir qu'à une seule entreprise sur Bill Alps.
- N° TVA : imprimé sur vos factures s'il est renseigné, par exemple CHE-123.456.789 TVA. Sans ce numéro, une facture sans TVA n'imprime aucune mention de TVA.
- E-mail : l'adresse de contact de l'entreprise.
- Téléphone : imprimé sur vos factures s'il est renseigné.
- Site web : l'adresse complète, commençant par https://.
- Pays et adresse : Rechercher l’adresse remplit Adresse, N°, NPA, Localité et Canton. Cochez Je ne trouve pas mon adresse pour les saisir vous-même. Tous ces champs sont obligatoires, le canton uniquement pour une adresse suisse.
- Régime de jours fériés : apparaît seulement si le module Salaires est actif et si votre canton prévoit plusieurs calendriers (à Fribourg, communes catholiques ou réformées). Ce choix pilote la ligne d'indemnité pour jours fériés des employés payés à l'heure.
2. Choisir la forme juridique
Dans la carte Forme juridique, choisissez Société anonyme (SA), Société à responsabilité limitée (Sàrl), Raison individuelle, Société en nom collectif (SNC) ou Société en commandite, puis enregistrez avec le bouton de la carte. Ce choix est exigé pour activer le module Comptabilité depuis Mon compteModules.
3. Définir les taux de TVA
Les taux saisis ici sont ceux que vous retrouvez dans vos factures, vos devis et vos produits. Une nouvelle société n'en a aucun : tant que la carte affiche Aucun taux de TVA défini, vos lignes ne proposent que 0%.
- Dans la carte Taux de TVA, cliquez sur Ajouter un taux.
- Donnez-lui un nom et un taux en pourcentage, par exemple TVA standard et 8.1.
- Répétez l'opération pour chaque taux utile, puis cliquez sur Enregistrer les taux.
L'icône de corbeille retire un taux de la liste. Si vous hésitez sur les taux applicables à votre activité, demandez à votre fiduciaire.
4. Enregistrer l'IBAN
La carte Coordonnées bancaires accepte un IBAN suisse (CH) ou liechtensteinois (LI). Saisissez-le dans IBAN : Bill Alps vérifie le numéro et affiche le nom de la banque lorsqu'il la reconnaît. Cliquez ensuite sur Enregistrer l'IBAN.
5. Indiquer l'exercice comptable
Dans la carte Exercice comptable, choisissez le Mois de clôture : l'exercice se termine le dernier jour de ce mois, décembre par défaut. Les dates de l'exercice en cours s'affichent pour vérifier. Ce réglage détermine les périodes proposées dans toute l'application. Cliquez sur Enregistrer l’exercice.
6. Ajouter le logo et la couleur
Ouvrez l'onglet Branding.
- Logo : cliquez sur Importer un logo et choisissez un fichier PNG ou JPEG de 2 Mo au maximum. Il est enregistré aussitôt. La croix sur la vignette le retire.
- Couleur de marque : choisissez-la dans le sélecteur, qui indique si un texte blanc reste lisible, puis cliquez sur Enregistrer le branding.
7. Choisir l'adresse de l'espace employé
Toujours dans Branding, la carte Adresse de l’espace employé définit l'adresse que vos employés utilisent pour accéder à leur espace. Elle est proposée à partir du nom de l'entreprise.
- Modifiez le Slug du portail : lettres minuscules, chiffres et tirets, 63 caractères au maximum. L'adresse complète s'affiche sous le champ.
- Cliquez sur Enregistrer l’adresse. Un message vous prévient si ce slug est déjà pris.
- Utilisez Copier l’URL pour la transmettre, ou Ouvrir le portail pour vérifier.
Après un changement, prévenez vos employés : l'ancienne adresse ne permet plus de demander un lien d'accès. Le fonctionnement de l'espace est décrit dans le guide de l’espace employé.
8. Les rappels automatiques
L'onglet Facturation contient la carte Rappels automatiques, qui relance vos factures en retard sur les plans Équipe et Business. Ce réglage s'enregistre dès que vous le changez. Il est détaillé dans le guide des paiements et des relances.
9. Les réglages de paie
L'onglet Salaires réunit les réglages de paie de la société. Ils sont détaillés dans paramétrer la paie.
10. Passer d'une société à l'autre
Si votre compte donne accès à plusieurs sociétés, un sélecteur apparaît en haut de page, à côté du choix de la langue (dans le menu sur mobile). Choisissez une société : vous arrivez sur son Dashboard. Une société sur Starter dont vous n'êtes pas propriétaire n'y figure pas (voir le guide de l’équipe).
Seule une fiduciaire peut ajouter une société depuis son compte, avec le bouton + du sélecteur (Ajouter un mandat) : voir le guide des mandats. Pour tout autre compte, une deuxième société s'inscrit avec une autre adresse e-mail. Son propriétaire peut ensuite vous inviter, ce qui demande le plan Équipe ou Business, et elle apparaît alors dans votre sélecteur.
11. Supprimer la société
En bas de l'onglet Général, la carte Zone de danger n'est visible que par le propriétaire. Elle permet de transférer la propriété ou de supprimer la société.
- Cliquez sur Supprimer cette entreprise.
- Lisez les conséquences affichées, puis saisissez le nom exact de la société.
- Cliquez sur Supprimer définitivement.
Votre société est prête : choisissez maintenant vos modules et votre abonnement.