Inviter son équipe et gérer les accès

Plusieurs personnes peuvent travailler sur la même société, chacune avec ses droits. Tout se gère dans ParamètresMon compte, section Membres et accès, ouverte au propriétaire et aux administrateurs.

1. Comprendre les rôles

• Propriétaire : la personne qui a créé ou repris la société. Il n'y en a qu'un. Lui seul peut inviter, modifier ou retirer un administrateur, transférer la propriété et supprimer la société.
• Administrateur : gère la société (Ma société, Préférences, Modules, Abonnement, Membres et accès) et dispose d'un accès en écriture à tous les modules actifs. Il peut inviter, modifier et retirer des membres, pas d'autres administrateurs.
• Membre : n'accède qu'aux modules que vous lui ouvrez. Dans les paramètres, il ne voit que Mon compte, réduit à ses Coordonnées et ses Clés API.

Pour un membre, chaque module (Facturation, Salaires, Comptabilité) se règle séparément :

• Aucun accès : le module disparaît de son menu.
• Lecture : il consulte sans modifier.
• Écriture : il consulte et modifie.

2. Inviter une personne

1. Dans Membres et accès, cliquez sur Inviter un membre.
2. Saisissez son Adresse e-mail.
3. Choisissez le Rôle. Seul le propriétaire peut choisir Administrateur.
4. Pour un Membre, réglez au moins un module sur Lecture ou Écriture. Sinon, le bouton d'envoi reste désactivé.
5. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

• Si la personne a déjà un compte Bill Alps, elle est ajoutée immédiatement, sans étape d'acceptation, et reçoit un e-mail.
• Sinon, elle reçoit un e-mail avec un lien valable 7 jours, et sa ligne affiche Invitation en attente. Renvoyer envoie un nouveau lien valable 7 jours et désactive l'ancien. L'icône de corbeille révoque l'invitation.

3. Rejoindre la société

La personne invitée suit ces étapes :

1. Dans l'e-mail, elle clique sur Rejoindre l’entreprise.
2. Elle saisit son Prénom et son Nom. L'adresse est déjà remplie et ne peut pas être modifiée.
3. Elle clique sur Rejoindre l’entreprise et arrive sur le Dashboard de la société.

Pour revenir plus tard, elle se connecte avec cette adresse et le code reçu par e-mail, comme expliqué dans le guide de création de compte. Une personne qui avait déjà un compte clique sur Ouvrir Bill Alps dans son e-mail : la société apparaît dans le sélecteur en haut de page, à côté du choix de la langue.

Si le lien ne fonctionne pas :

• Invitation invalide : le lien a expiré, a été remplacé ou a déjà servi. Demandez-en un nouveau.
• Accès temporairement indisponible : la société est sur Starter. Elle doit passer sur Équipe ou Business avant que l'invitation puisse aboutir.
• Une demande de déconnexion s'affiche : la personne est connectée avec une autre adresse. Elle se déconnecte puis rouvre le lien avec l'adresse invitée.

4. Modifier les accès

Chaque personne a sa ligne dans Membres et accès. Changez son rôle (propriétaire uniquement) ou ses droits par module, puis cliquez sur Enregistrer les accès. Un membre doit garder au moins un module en Lecture ou Écriture, sinon l'enregistrement échoue.

5. Retirer un membre

Cliquez sur l'icône de corbeille de sa ligne, puis confirmez. Son accès à la société s'arrête aussitôt.

La ligne qui porte le badge Fiduciaire correspond à un mandat : seul le propriétaire peut la retirer, et cela met fin au mandat. Voir le guide de la fiduciaire.

6. Si la société repasse sur Starter

Les accès sont conservés, mais suspendus : membres et administrateurs ne peuvent plus ouvrir la société. Sans autre société disponible, ils arrivent sur la page Accès entreprise suspendu, où un administrateur peut souscrire avec Choisir un plan. Les accès reviennent dès que la société est de nouveau sur Équipe ou Business. Le propriétaire garde son accès, tout comme une fiduciaire mandatée.

7. Transférer la propriété

Le transfert change le propriétaire de la société. Il demande deux accords par e-mail, le vôtre puis celui du nouveau propriétaire, et rien ne change avant le second.

1. Ouvrez Ma sociétéGénéral, carte Zone de danger, visible par le seul propriétaire, puis cliquez sur Démarrer un transfert de propriété.
2. Saisissez l'E-mail du nouveau propriétaire et cliquez sur M’envoyer l’e-mail de confirmation.
3. Dans l'e-mail reçu, cliquez sur Vérifier et confirmer, connectez-vous si nécessaire, lisez les conséquences, puis cliquez sur Confirmer et écrire au nouveau propriétaire.
4. Le nouveau propriétaire clique sur Examiner la proposition dans son e-mail. Il continue avec Se connecter et examiner, ou Créer le compte et examiner s'il n'a pas de compte, puis choisit Accepter ou Refuser.

S'il accepte, vous devenez Administrateur et vous recevez tous les deux un e-mail de confirmation. L'abonnement reste sur la société, et son e-mail de facturation passe au nouveau propriétaire. S'il refuse, vous restez propriétaire et un e-mail vous en informe.

Pendant le transfert, la Zone de danger affiche l'adresse visée et l'étape en cours. Chaque lien expire après 7 jours. Envoyer un nouveau lien en envoie un autre et désactive le précédent, Annuler le transfert arrête la démarche.

Si une fiduciaire tient vos comptes, continuez avec donner accès à sa fiduciaire.