Le compte fiduciaire réunit les entreprises de vos clients dans un seul accès : la page Mandats les liste et un sélecteur vous fait passer de l'une à l'autre. Ce guide suit le travail d'un cabinet, de l'ouverture du compte à la fin d'un mandat.
1. Ouvrir un compte fiduciaire
Le mode fiduciaire se choisit à l'inscription.
- Ouvrez l'inscription fiduciaire, créez votre compte et validez votre adresse e-mail.
- Saisissez le nom de votre cabinet dans Nom de l’entreprise, puis cliquez sur Continuer.
- À la question Gérez-vous d’autres entreprises en tant que fiduciaire ?, sélectionnez Oui, nous sommes une fiduciaire, puis cliquez sur Terminer la configuration.
Vous arrivez sur le Dashboard, sans choix d'offre ni carte bancaire, et Mandats apparaît dans le menu. L'entreprise saisie est votre propre société (Ma société), pas un mandat : elle n'est pas facturée sur votre abonnement fiduciaire et reste aux limites du plan Starter.
2. Lire la page Mandats
La page Mandats, réservée au titulaire du compte fiduciaire, affiche une carte par entreprise. Il en existe deux sortes :
- l'entreprise que vous avez créée vous appartient : vous pouvez l'archiver ou la supprimer ;
- le Mandat externe appartient à votre client : vous y êtes administrateur tant que le mandat dure.
Le filtre Statut propose Actifs (entreprises en cours et demandes en attente), Demandes (demandes d'accès en attente ou closes), Archivés et Tous. Sur la carte, le badge du plan affiche Gratuit pour Starter, Team pour Équipe, ou Business. Données de l’entreprise incomplètes signale qu'il manque l'adresse complète ou le canton.
3. Ajouter un mandat
- Sur la page Mandats, cliquez sur Ajouter une entreprise. Le bouton + en haut de l'écran ouvre la même fenêtre, Ajouter un mandat.
- Dans Nom de l'entreprise, saisissez au moins trois caractères du nom, ou le numéro IDE complet.
- Choisissez un résultat. Bill Alps cherche au registre du commerce et marque du badge Bill Alps les entreprises qui ont déjà un compte. Si l'entreprise n'apparaît pas, gardez le nom saisi.
Une entreprise pas encore sur Bill Alps
- Sous Qui paie l'abonnement ?, choisissez Ma fiduciaire ou Le client (voir l'étape 4).
- Si votre fiduciaire paie, cochez les Modules facturés. Les trois sont cochés au départ et le Total mensuel s'ajuste à chaque clic.
- Cliquez sur Créer le mandat.
Le mandat devient l'entreprise active et vous arrivez sur son Dashboard. Il reste à compléter ses paramètres.
Une entreprise déjà sur Bill Alps
La fenêtre affiche Entreprise déjà sur Bill Alps. Cliquez sur Demander l'accès : le propriétaire et les administrateurs reçoivent un e-mail, et rien n'est créé ni facturé. La carte passe en En attente. La demande expire après 14 jours ; en attendant, vous pouvez :
- Renvoyer l’e-mail, une fois par 24 heures : le nouveau lien remplace l'ancien et le délai repart à 14 jours ;
- Annuler la demande.
Vous recevez un e-mail quand le client répond. S'il accepte, la carte passe en Accepté et vous devenez administrateur de l'entreprise. Une carte Refusé, Expiré ou Annulé reste sous Demandes jusqu'à ce que vous cliquiez sur Fermer, et vous pouvez envoyer une nouvelle demande.
4. Choisir qui paie et quels modules
Le payeur se choisit mandat par mandat et peut changer dans les deux sens.
- Ma fiduciaire : le mandat est facturé sur votre abonnement, module par module. Un module facturé donne toutes les fonctionnalités Business, un module non facturé reste aux limites du plan Starter.
- Le client : rien sur votre abonnement, le mandat démarre aux limites du plan Starter. Un mandat externe garde de même le plan et l'abonnement de son propriétaire.
Si votre fiduciaire paie et que vous n'avez pas d'abonnement actif, Créer le mandat ouvre Abonnement requis. Cliquez sur Configurer la facturation et payez en ligne : le mandat est créé une fois le paiement configuré. Seuls son nom et ses modules sont repris : complétez ensuite l'IDE et l'adresse avec Modifier.
Ensuite, chaque carte propose selon le cas :
- Modules facturés : changez les modules que vous payez, puis cliquez sur Enregistrer les modules. Au moins un module doit rester coché.
- Reprendre la facturation : passe un mandat payé par le client sur votre abonnement. Il faut un abonnement actif : sinon, créez d'abord un mandat facturé par votre fiduciaire.
- Rendre la facturation : le mandat quitte votre abonnement et passe aux limites du plan Starter jusqu'à ce que le client souscrive. Ses données restent intactes.
5. Comprendre les tarifs
Le prix se calcule séparément pour chaque module, selon le nombre de mandats que vous facturez pour ce module, par mandat et par mois, hors TVA :
- 1 à 9 mandats : CHF 7.00
- 10 à 24 mandats : CHF 5.00
- 25 à 49 mandats : CHF 4.00
- 50 mandats et plus : CHF 3.00
Le tarif du palier s'applique à tous les mandats du module. Par exemple, 12 mandats en Facturation & devis et 5 en Salaires coûtent 12 × CHF 5.00 + 5 × CHF 7.00, soit CHF 95.00 par mois. Un mandat de plus peut faire baisser le total : de 9 à 10 mandats, un module passe de CHF 63.00 à CHF 50.00. Les mandats archivés et votre propre société ne comptent pas.
Sur les modules facturés, chaque mandat inclut un volume par mois civil. Au-delà, rien n'est bloqué : le surplus s'ajoute à la facture suivante.
- Fiches de salaire : 20 incluses, puis CHF 2.00 par fiche
- Extractions de justificatifs : 200 incluses, puis CHF 0.50 par extraction
- Pré-remplissages IA : 100 inclus, puis CHF 0.20 par pré-remplissage
- Catégorisations IA : 300 incluses, puis CHF 0.10 par transaction
Pour suivre vos coûts, repassez sur votre propre société et ouvrez Mon compteOffre fiduciaire : Total mensuel, Détail par module, dépassements du mois. Gérer l'abonnement ouvre le portail de paiement Stripe et la section Facturation liste vos factures. Sur la carte d'un mandat facturé, Usage ce mois montre la consommation, par exemple 12/20.
6. Travailler dans un mandat
Le sélecteur d'entreprise, en haut de l'écran (dans le menu sur mobile), apparaît dès que vous avez accès à deux entreprises. Il les regroupe sous Ma société, Mandats (celles que vous avez créées) et Autres (celles où vous êtes invité, dont les mandats externes). Changer d'entreprise vous amène sur son Dashboard. Sur une carte, Ouvrir le tableau de bord fait de même et Modifier ouvre ses paramètres. L'interface change selon le type de mandat :
- Dans une entreprise que vous avez créée, le groupe Paramètres du menu se réduit à une entrée au nom du mandat et Mon compte disparaît. Modules et Membres et accès passent dans l'onglet Général de cette page. Préférences (devise, numérotation) et Clés API ne sont pas accessibles.
- Dans un mandat externe, vous voyez Ma société et Mon compte comme tout administrateur. Abonnement et Facturation y sont ceux du client.
- Mon compte de votre cabinet, avec Offre fiduciaire, revient quand vous repassez sur votre propre société.
Dans Modules, les modules facturés se gèrent depuis la page Mandats, les autres s'activent librement. Comptabilité reste désactivée tant qu'elle n'est ni facturée ni cochée ici.
Pour un collaborateur, envoyez une invitation depuis Membres et accès du mandat, avec des droits par module. Il faut un plan payant sur ce mandat, facturé par vous ou par le client.
7. Mettre fin à un mandat
- Archiver (entreprise créée par vous) : le mandat sort de la facturation et du sélecteur, ses données sont conservées. Les factures planifiées, l'envoi des fiches de salaire et le portail employé sont suspendus. Restaurer, sous Archivés, le refacture avec les mêmes modules ; les factures récurrentes reprennent au prochain cycle, sans rattrapage.
- Supprimer (entreprise créée par vous) : saisissez le nom exact, puis Supprimer définitivement. Toutes les données sont effacées, sans retour possible.
- Quitter le mandat (mandat externe) : votre accès disparaît, les données restent chez le propriétaire.
Le client peut aussi retirer votre accès : Bill Alps ne vous envoie pas d'e-mail et la carte passe en Accès retiré sous Demandes. Quand un mandat externe que vous facturez prend fin, votre facturation s'arrête et l'entreprise repasse aux limites du plan Starter jusqu'à ce que son propriétaire souscrive.
Quand un client reçoit votre demande d'accès, transmettez-lui le guide Donner accès à sa fiduciaire.