Ouvrir l'espace employé tient en un bouton : vous envoyez un lien, votre salarié consulte ses documents, et vous ne récupérez que les demandes de correction qu'il vous adresse. Ce guide couvre les deux côtés du travail : la distribution des accès, puis le traitement des demandes.
1. Prérequis
- Le module Salaires doit être activé dans Mon compteModules (voir Gérer son abonnement et ses modules).
- L'employé doit avoir une adresse dans le champ E-mail de sa fiche, carte Identité : c'est là que part le lien.
- Rien d'autre. L'espace reprend automatiquement le logo et la couleur définis dans Ma sociétéBranding.
2. Envoyer le lien
- Ouvrez la fiche de l'employé et descendez jusqu'à la section Espace employé.
- Cliquez sur Envoyer le lien. Le message Lien envoyé par e-mail confirme le départ du message.
- Depuis la liste Employés, l'icône d'envoi en bout de ligne fait exactement la même chose, sans ouvrir la fiche.
Une fois un premier lien émis, le bouton devient Renvoyer le lien et la section rappelle la date du dernier envoi ainsi que la date limite de validité. L'e-mail part dans votre langue d'interface du moment (français, allemand, anglais ou italien) et reprend le logo et la couleur de votre entreprise. Un renvoi crée un nouveau lien sans annuler le précédent : chacun expire à ses propres 90 jours.
Retrouver l'adresse de l'espace employé
Chaque entreprise a sa propre adresse d'espace employé, de la forme app.bill-alps.ch/portal/votre-entreprise. Elle se trouve dans Ma sociétéBranding, carte Adresse de l'espace employé : Copier l'URL la copie et Ouvrir le portail l'affiche. C'est là qu'un employé demande lui-même un lien. Pour la changer, modifiez Slug du portail (lettres minuscules, chiffres et tirets), puis cliquez sur Enregistrer l'adresse : les liens déjà envoyés continuent de fonctionner, mais l'ancienne adresse ne permet plus d'en demander un.
3. Lire la colonne « Espace »
La liste des employés comporte une colonne Espace dont l'icône résume l'état du dernier lien envoyé. Survolez-la pour obtenir le détail :
- Adresse e-mail manquante (gris) : impossible d'envoyer quoi que ce soit tant que la fiche n'a pas d'e-mail.
- Aucun lien envoyé (gris) : l'employé n'a encore jamais reçu d'accès.
- Accès actif (vert) : le lien est valable ; l'infobulle donne la date d'envoi et la date limite.
- Accès inactif (orange) : le dernier lien a expiré. Un renvoi suffit à rétablir l'accès.
4. Recevoir les demandes
- Un e-mail vous parvient à chaque demande, avec le nom de l'employé, le nombre de champs concernés et un bouton Examiner la demande.
- Un bandeau apparaît en haut de la liste des employés : n demande(s) de modification en attente, à cliquer pour les examiner.
- La page Demandes de modification classe le tout en deux sections, En attente et Traitées.
5. Examiner une demande
Cliquer sur une demande ouvre le détail : chaque champ concerné s'affiche avec son ancienne et sa nouvelle valeur, suivi du message de l'employé et des justificatifs, à cliquer pour les télécharger. Un coup d'œil suffit pour vérifier qu'un changement d'IBAN est bien accompagné d'un document.
6. Appliquer ou refuser
- Appliquer les modifications écrit tous les champs demandés d'un coup. Il n'y a pas d'approbation partielle : pour n'en retenir qu'une partie, refusez la demande et corrigez la fiche à la main.
- Refuser fait apparaître un champ Motif du refus (optionnel), transmis tel quel à l'employé, puis Confirmer le refus. Aucune donnée n'est touchée et l'employé peut envoyer une nouvelle demande corrigée.
- Dans les deux cas, l'employé est prévenu par e-mail dans la langue du lien qu'il utilise, et la demande bascule dans Traitées avec son badge.
Une demande appliquée peut changer le calcul de la paie : tous les champs comptent, sauf l'e-mail et l'IBAN. Bill Alps recalcule alors automatiquement les fiches de salaire de cet employé au statut Brouillon, pour le mois en cours et les mois suivants. Les fiches validées ou déclarées et les brouillons des mois passés ne bougent pas : s'il faut les corriger, cela reste une opération manuelle.
7. Bonnes pratiques
- Envoyez le lien dès l'embauche, en même temps que la première fiche de salaire : c'est le moment où l'employé vérifie ses données.
- Demandez un justificatif pour les changements sensibles : numéro AVS, IBAN, état civil, type de permis.
- Traitez les demandes avant de générer les fiches du mois, pour éviter un recalcul après coup.
- Un employé qui a perdu son lien peut en redemander un seul : inutile de repasser par vous.
Pour savoir exactement ce que votre salarié voit une fois connecté, lisez L'espace employé vu par vos salariés. Et si vous n'avez pas encore émis de fiches de salaire, commencez par Générer une fiche de salaire ou un lot.
Annoncer un déménagement
Les demandes de déménagement montrent leur date et leur impact sur les fiches. Le canton IS change le mois suivant. Les fiches déjà validées restent inchangées et sont signalées pour contrôle. Vérifiez permis et attestation en cas de changement de pays, puis annoncez la situation à l’autorité fiscale sous huit jours.