Aprire l'area dipendente richiede un solo pulsante: invii un link, il tuo dipendente consulta i suoi documenti, e a te tornano solo le richieste di correzione che ti manda. Questa guida copre entrambi i lati del lavoro: la distribuzione degli accessi, poi la gestione delle richieste.
1. Prerequisiti
- Il modulo Stipendi deve essere attivato in Il mio accountModuli (vedi Gestire l'abbonamento e i moduli).
- Il dipendente deve avere un indirizzo nel campo E-mail del suo dossier, sezione Identità: è lì che arriva il link.
- Nient'altro. L'area riprende automaticamente il logo e il colore definiti in La mia aziendaBranding.
2. Inviare il link
- Apri il dossier del dipendente e scendi fino alla sezione Area dipendente.
- Clicca su Invia link. Il messaggio Link inviato via e-mail conferma la partenza.
- Dall'elenco Dipendenti, l'icona di invio a fine riga fa esattamente la stessa cosa, senza aprire il dossier.
Una volta emesso un primo link, il pulsante diventa Invia di nuovo il link e la sezione ricorda la data dell'ultimo invio e la data di scadenza. L'e-mail parte nella tua lingua d'interfaccia del momento (italiano, francese, tedesco o inglese) e riprende il logo e il colore della tua azienda. Un nuovo invio crea un nuovo link senza annullare il precedente: ognuno scade ai propri 90 giorni.
Ritrovare l'indirizzo dell'area dipendente
Ogni azienda ha il proprio indirizzo dell'area dipendente, nella forma app.bill-alps.ch/portal/la-tua-azienda. Si trova in La mia aziendaBranding, sezione Indirizzo dell’area dipendenti: Copia URL copia l'indirizzo e Apri portale lo mostra. È lì che un dipendente richiede da solo un link. Per modificarlo, cambia Slug del portale (lettere minuscole, numeri e trattini), poi clicca su Salva indirizzo: i link già inviati continuano a funzionare, ma il vecchio indirizzo non permette più di richiederne uno.
3. Leggere la colonna «Area»
L'elenco dei dipendenti contiene una colonna Area la cui icona riassume lo stato dell'ultimo link inviato. Passa il mouse sopra per i dettagli:
- Indirizzo e-mail mancante (grigio): finché il dossier non ha un'e-mail non si può inviare nulla.
- Nessun link inviato (grigio): il dipendente non ha mai avuto accesso.
- Accesso attivo (verde): il link è valido; il tooltip indica la data di invio e la scadenza.
- Accesso inattivo (arancione): l'ultimo link è scaduto. Basta un nuovo invio per ripristinare l'accesso.
4. Ricevere le richieste
- A ogni richiesta ricevi un'e-mail con il nome del dipendente, il numero di campi interessati e un pulsante Esamina la richiesta.
- In cima all'elenco dei dipendenti appare un banner: n richiesta/e di modifica in attesa, da cliccare per esaminarle.
- La pagina Richieste di modifica ordina il tutto in due sezioni, In attesa e Gestite.
5. Esaminare una richiesta
Cliccare su una richiesta apre il dettaglio: ogni campo interessato appare con il valore precedente e il nuovo valore, seguito dal messaggio del dipendente e dai giustificativi, su cui puoi cliccare per scaricarli. Basta un'occhiata per verificare che una modifica di IBAN sia accompagnata da un documento.
6. Applicare o rifiutare
- Applica le modifiche scrive tutti i campi richiesti in una volta sola. Non esiste un'approvazione parziale: per tenerne solo una parte, rifiuta la richiesta e correggi il dossier a mano.
- Rifiuta fa comparire un campo Motivo del rifiuto (facoltativo), trasmesso così com'è al dipendente, poi Conferma il rifiuto. Nessun dato viene toccato e il dipendente può inviare una nuova richiesta corretta.
- In entrambi i casi il dipendente riceve un'e-mail nella lingua del link che utilizza, e la richiesta passa in Gestite con il suo badge.
Una richiesta applicata può cambiare il calcolo delle paghe: tutti i campi contano, tranne l'e-mail e l'IBAN. Bill Alps ricalcola allora automaticamente le buste paga di questo dipendente con stato Bozza, per il mese in corso e i mesi successivi. Le buste paga convalidate o dichiarate e le bozze dei mesi passati non cambiano: se vanno corrette, l'operazione resta manuale.
7. Buone pratiche
- Invia il link già all'assunzione, insieme alla prima busta paga: è il momento in cui il dipendente verifica i propri dati.
- Chiedi un giustificativo per le modifiche sensibili: numero AVS, IBAN, stato civile, tipo di permesso.
- Gestisci le richieste prima di generare le buste paga del mese, per evitare un ricalcolo a posteriori.
- Un dipendente che ha perso il link può richiederne uno nuovo da solo: non deve passare da te.
Per sapere esattamente cosa vede il tuo dipendente una volta entrato, leggi L'area dipendente vista dai tuoi dipendenti. E se non hai ancora emesso buste paga, inizia da Generare una busta paga o un lotto.
Annunciare un trasloco
Le richieste mostrano data e impatto sulle buste paga. Il cantone dell’imposta alla fonte cambia dal mese successivo. Le buste paga convalidate restano invariate e sono segnalate per controllo. Verifica permesso e attestazione in caso di cambio di paese e annuncia la situazione all’autorità fiscale entro otto giorni.