Mitarbeiterbereich und Änderungsanträge verwalten

Den Mitarbeiterbereich zu öffnen, erfordert nur einen Klick: Sie senden einen Link, Ihre Mitarbeitenden sehen ihre Dokumente ein, und bei Ihnen landen nur die Korrekturanträge, die sie Ihnen schicken. Diese Anleitung behandelt beide Seiten der Arbeit: zuerst die Verteilung der Zugänge, dann die Bearbeitung der Anträge.

1. Voraussetzungen

• Das Modul Lohn muss unter Mein KontoModule aktiviert sein (siehe Abonnement und Module verwalten).
• Die Person braucht eine Adresse im Feld E-Mail ihres Dossiers, Karte Identität: Dorthin wird der Link gesendet.
• Mehr nicht. Der Bereich übernimmt automatisch das Logo und die Farbe aus Mein UnternehmenBranding.

2. Den Link senden

1. Öffnen Sie das Dossier der mitarbeitenden Person und scrollen Sie zum Abschnitt Mitarbeiterbereich.
2. Klicken Sie auf Link senden. Die Meldung Link per E-Mail gesendet bestätigt den Versand.
3. In der Liste Mitarbeiter macht das Sendesymbol am Zeilenende genau dasselbe, ohne das Dossier zu öffnen.

Sobald ein erster Link verschickt ist, wird die Schaltfläche zu Link erneut senden, und der Abschnitt nennt das Datum des letzten Versands sowie das Ablaufdatum. Die E-Mail geht in Ihrer aktuellen Oberflächensprache hinaus (Deutsch, Französisch, Englisch oder Italienisch) und übernimmt Logo und Farbe Ihres Unternehmens. Ein erneuter Versand erzeugt einen neuen Link, ohne den vorherigen zu annullieren: jeder läuft nach seinen eigenen 90 Tagen ab.

Die Adresse des Mitarbeiterbereichs finden

Jedes Unternehmen hat seine eigene Adresse für den Mitarbeiterbereich, in der Form app.bill-alps.ch/portal/ihr-unternehmen. Sie finden sie unter Mein UnternehmenBranding, Karte Adresse des Mitarbeiterbereichs: URL kopieren kopiert sie, und Portal öffnen zeigt sie an. Dort fordert eine Person selbst einen Link an. Um sie zu ändern, passen Sie Portal-Slug an (Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche) und klicken Sie dann auf Adresse speichern: Bereits gesendete Links funktionieren weiterhin, doch über die alte Adresse lässt sich kein neuer mehr anfordern.

3. Die Spalte «Bereich» lesen

Die Mitarbeiterliste enthält eine Spalte Bereich, deren Symbol den Stand des zuletzt gesendeten Links zusammenfasst. Fahren Sie mit der Maus darüber, um Details zu erhalten:

• E-Mail-Adresse fehlt (grau): solange das Dossier keine E-Mail hat, lässt sich nichts senden.
• Kein Link gesendet (grau): die mitarbeitende Person hatte noch nie Zugang.
• Zugriff aktiv (grün): der Link ist gültig; der Tooltip nennt Sendedatum und Ablaufdatum.
• Zugriff inaktiv (orange): Der letzte Link ist abgelaufen. Ein erneuter Versand genügt, um den Zugriff wiederherzustellen.

4. Anträge empfangen

• Bei jedem Antrag erhalten Sie eine E-Mail mit dem Namen der mitarbeitenden Person, der Anzahl betroffener Felder und der Schaltfläche Antrag prüfen.
• Oben in der Mitarbeiterliste erscheint ein Banner: n Änderungsantrag/-anträge ausstehend. Klicken Sie darauf, um die Anträge zu prüfen.
• Die Seite Änderungsanträge ordnet alles in zwei Abschnitte, Ausstehend und Bearbeitet.

5. Einen Antrag prüfen

Ein Klick auf einen Antrag öffnet die Detailansicht: Jedes betroffene Feld erscheint mit seinem alten und seinem neuen Wert, gefolgt von der Nachricht der Person und den Nachweisen, die sich per Klick herunterladen lassen. Ein Blick genügt, um zu prüfen, ob eine IBAN-Änderung auch mit einem Dokument belegt ist.

6. Anwenden oder ablehnen

• Änderungen anwenden schreibt alle beantragten Felder auf einmal. Eine teilweise Genehmigung gibt es nicht: wollen Sie nur einen Teil übernehmen, lehnen Sie den Antrag ab und korrigieren Sie das Dossier von Hand.
• Ablehnen blendet ein Feld Ablehnungsgrund (optional) ein, das unverändert an die mitarbeitende Person geht, danach Ablehnung bestätigen. Es werden keine Daten verändert, und ein korrigierter Antrag kann neu gestellt werden.
• In beiden Fällen wird die mitarbeitende Person per E-Mail in der Sprache ihres Links benachrichtigt, und der Antrag wandert mit seinem Label nach Bearbeitet.

Ein angewendeter Antrag kann die Lohnberechnung verändern: Alle Felder zählen, ausser der E-Mail-Adresse und der IBAN. Bill Alps berechnet dann automatisch die Lohnabrechnungen dieser Person im Status Entwurf neu, für den laufenden Monat und die folgenden Monate. Validierte oder gemeldete Abrechnungen und die Entwürfe vergangener Monate bleiben unverändert: Müssen sie korrigiert werden, ist das weiterhin ein manueller Vorgang.

7. Bewährte Praxis

• Senden Sie den Link direkt bei der Anstellung, zusammen mit der ersten Lohnabrechnung: dann prüfen Mitarbeitende ihre Daten am ehesten.
• Verlangen Sie einen Nachweis für heikle Änderungen: AHV-Nummer, IBAN, Zivilstand, Bewilligungsart.
• Bearbeiten Sie Anträge vor dem Erstellen der Monatsabrechnungen, um eine Neuberechnung im Nachhinein zu vermeiden.
• Wer seinen Link verloren hat, kann selbst einen neuen anfordern: der Umweg über Sie entfällt.

Um genau zu wissen, was Ihre mitarbeitende Person nach dem Einloggen sieht, lesen Sie Der Mitarbeiterbereich aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden. Und falls Sie noch keine Lohnabrechnungen erstellt haben, beginnen Sie mit Lohnabrechnung oder Monatslauf erstellen.

Einen Umzug melden

Umzugsanträge zeigen Datum und Auswirkungen auf die Lohnabrechnungen. Der Quellensteuerkanton ändert sich im Folgemonat. Validierte Abrechnungen bleiben unverändert und werden zur Prüfung markiert. Bei einem Länderwechsel Bewilligung und Bescheinigung prüfen und die Steuerbehörde innerhalb von acht Tagen informieren.