Der Mitarbeiterbereich ist ein persönliches Portal, das Sie Ihren Mitarbeitenden aus Bill Alps heraus öffnen. Dort sehen sie ihre Lohnabrechnungen, ihre Absenzen und die von Ihnen erfassten Daten und können Ihnen einen Korrekturantrag senden. Auf ihrer Seite wird kein Konto angelegt: Alles läuft über einen Link, den sie per E-Mail erhalten. Diese Anleitung beschreibt, was Ihre Mitarbeitenden sehen. Das Versenden der Links und die Bearbeitung der Anträge behandelt die nächste Anleitung.
1. Ein persönlicher Link, ohne Kontoerstellung
- Die mitarbeitende Person erhält eine E-Mail im Design Ihres Unternehmens mit der Schaltfläche Zu meinem Bereich.
- Kein Passwort, keine Registrierung: der Link ist die Sitzung. Er ist persönlich und darf nicht weitergegeben werden.
- Der Link bleibt 90 Tage gültig. Einmal geöffnet, bleibt der Zugang auf dem verwendeten Gerät bestehen, die E-Mail muss nicht jedes Mal erneut geöffnet werden.
- Mitarbeitende können ihren Link auch selbst anfordern: Unter der Adresse des Mitarbeiterbereichs Ihres Unternehmens, die Sie ihnen mitteilen, geben sie die in ihrem Dossier erfasste E-Mail-Adresse ein und klicken auf Link erhalten. Sie erhalten den Link, wenn die Adresse einem Dossier entspricht, doch die Seite zeigt in jedem Fall die Meldung Prüfen Sie Ihr Postfach.
- Link abgelaufen? Die Seite zeigt Link ungültig oder abgelaufen mit einer Schaltfläche Neuen Link senden: Mitarbeitende helfen sich damit selbst, ohne Sie einzuschalten.
Sobald der Link geöffnet ist, gelangt die Person auf die Seite Übersicht. Sie zeigt Eintrittsdatum, Pensum und Vertrag und bietet Schnellzugriffe auf die Dokumente. Der Bereich öffnet sich in der Sprache des Links, und über die Sprachauswahl lässt sich zu Französisch, Deutsch, Englisch oder Italienisch wechseln.
2. Lohnabrechnungen
Die Abrechnungen sind nach Jahr gruppiert, die neuste zuoberst. Ein Klick auf eine Zeile klappt die vollständige Aufstellung auf: Bestandteile des Bruttolohns, Bruttolohn, Abzüge, Quellensteuer, Familienzulagen und Nettolohn.
- Einzeldownload: das Symbol am Zeilenende speichert das PDF in der Form lohnabrechnung_2026_03.pdf.
- Sammeldownload: mehrere Zeilen ankreuzen oder Alle auswählen verwenden und dann auf Auswahl herunterladen klicken. Ein ZIP-Archiv wird direkt im Browser zusammengestellt und nach dem Jahr oder dem gewählten Jahresbereich benannt.
- Nur Abrechnungen mit dem Status Validiert oder Gemeldet erscheinen: Ein Entwurf bleibt für die Person unsichtbar, und eine wieder auf Entwurf gesetzte Abrechnung verschwindet aus ihrem Bereich. Solange keine vorliegt, zeigt der Bereich Noch keine Lohnabrechnungen.
3. Absenzen
Der Reiter Absenzen listet den erfassten Verlauf mit Grund und Status jeder Absenz auf; Absenzen ohne Enddatum sind als laufend gekennzeichnet. Ihre internen Notizen und allfällige Berechnungsanpassungen werden nie übermittelt: das Portal erhält nur die für die Anzeige nötigen Felder.
4. Lohnausweis
Der Reiter Lohnausweis stellt aus den Abrechnungen des gewählten Jahres (standardmässig das Vorjahr) eine Jahresübersicht zusammen und zeigt an, wie viele Abrechnungen berücksichtigt wurden, zum Beispiel als 11/12. So können Mitarbeitende ihre Steuererklärung vorbereiten, ohne sich an Sie wenden zu müssen.
5. Meine Daten
Der Reiter Meine Daten zeigt schreibgeschützt das Dossier so an, wie Sie es erfasst haben. Leer gelassene Felder werden einfach ausgeblendet.
- Identität und Kontakt: Name, Adresse, E-Mail, AHV-Nummer, Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand.
- Vertrag: Vertragsart, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Pensum, Ferienwochen.
- Lohn und Zahlung: monatlicher Bruttolohn, Stundenlohn bei Mitarbeitenden im Stundenlohn und IBAN.
6. Änderung beantragen
Unter Meine Daten öffnet die Schaltfläche Änderung beantragen ein mit den aktuellen Werten vorausgefülltes Formular. Die mitarbeitende Person korrigiert, was sich geändert hat, und schickt Ihnen das Ganze. Das Formular umfasst vier Blöcke:
- Adresse: Strasse, Nummer, PLZ, Ort, Land.
- Persönliche Situation: Geburtsdatum, Nationalität, AHV-Nummer, Bewilligungsart, Zivilstand und Kinder (Vorname und Geburtsdatum). Je nach Zivilstand ergänzt das Formular die Angaben zum Ehepartner: Ehepartner arbeitet in der Schweiz, Nationalität des Ehepartners, Bewilligung des Ehepartners und gemeinsamer Haushalt.
- Kontakt und Bank: E-Mail und IBAN.
- Nachricht und Nachweise: ein freier Kommentar und bis zu 5 Dateien à 10 MB, als PDF oder Bild.
Es kann immer nur ein Antrag ausstehend sein: solange Sie nicht entschieden haben, wird die Schaltfläche zu Antrag in Bearbeitung und bleibt inaktiv. Den Verlauf verfolgen Mitarbeitende unter Meine Änderungsanträge, wo jeder Antrag den alten und den neuen Wert, ein Label Ausstehend, Angewendet oder Abgelehnt sowie einen allfällig von Ihnen angegebenen Ablehnungsgrund zeigt. Zusätzlich erhalten sie eine E-Mail, sobald Sie den Antrag bearbeitet haben.
7. Nach dem Austritt
- Der Lesezugriff bleibt 3 Jahre nach dem Austrittsdatum offen: ehemalige Mitarbeitende holen sich ihre Lohnabrechnungen und ihren Lohnausweis, ohne Ihnen schreiben zu müssen.
- Die Änderungsanträge enden dagegen nach dem Austrittsdatum, das der letzte Tag des Vertrags ist. Die Seite Meine Daten zeigt dann Ihr Arbeitsverhältnis ist beendet, und die Daten sind nur noch schreibgeschützt einsehbar.
- Nach den 3 Jahren kann kein Link mehr ausgestellt werden, weder von Ihnen noch von der ehemaligen mitarbeitenden Person.
Um diesen Zugang zu öffnen und die Anträge zu bearbeiten, geht es weiter mit Mitarbeiterbereich und Änderungsanträge verwalten. Wenn Sie noch kein Mitarbeiterdossier haben, beginnen Sie mit Mitarbeitenden anlegen.
Einen Umzug melden
Unter Meine Daten können Sie einen Umzug mit Datum und neuer Adresse melden. In der Schweiz ist der Kanton erforderlich. Eine Korrektur hat kein Datum. Offene Anträge und genehmigte zukünftige Umzüge können bearbeitet oder storniert werden. Eine Bearbeitung erfordert eine neue Genehmigung. Nach dem Umzugsdatum kontaktieren Sie Ihren Arbeitgeber.