L'espace employé est un portail personnel que vous ouvrez à vos salariés depuis Bill Alps. Ils y consultent leurs fiches de salaire, leurs absences et les données que vous avez enregistrées, et peuvent vous adresser une demande de correction. Aucun compte n'est créé de leur côté : tout passe par un lien reçu par e-mail. Ce guide décrit ce que vos employés voient : l'envoi des liens et le traitement des demandes sont couverts dans le guide suivant.
1. Un lien personnel, sans compte à créer
- Le salarié reçoit un e-mail aux couleurs de votre entreprise, avec un bouton Accéder à mon espace.
- Pas de mot de passe, pas d'inscription : le lien fait office de session. Il est personnel et ne doit pas être transféré.
- Le lien reste valable 90 jours. Une fois ouvert, l'accès reste actif sur l'appareil utilisé, sans avoir à rouvrir l'e-mail à chaque fois.
- Un employé peut aussi demander son lien lui-même : sur l'adresse de l'espace employé de votre entreprise, que vous lui communiquez, il saisit l'adresse e-mail de sa fiche et clique sur Recevoir mon lien. Il reçoit le lien si l'adresse correspond à un dossier, mais la page affiche Vérifiez votre boîte mail dans tous les cas.
- Lien périmé ? La page affiche Lien invalide ou expiré avec un bouton Renvoyer un nouveau lien : il se dépanne sans passer par vous.
Une fois le lien ouvert, le salarié arrive sur Accueil, qui rappelle sa Date d'entrée, son Taux d'occupation et son Contrat, avec des raccourcis vers ses documents. L'espace s'ouvre dans la langue du lien, et le sélecteur de langue permet de passer au français, à l'allemand, à l'anglais ou à l'italien.
2. Fiches de salaire
Les fiches sont regroupées par année, la plus récente en tête. Un clic sur une ligne déplie le détail complet : composantes du brut, Salaire brut, retenues, Impôt à la source, Allocations familiales et Salaire net.
- Téléchargement à l'unité : l'icône en bout de ligne enregistre le PDF sous la forme fiche_salaire_2026_03.pdf.
- Téléchargement groupé : cochez plusieurs lignes, ou Tout sélectionner, puis cliquez sur Télécharger la sélection. Une archive ZIP est assemblée directement dans le navigateur, nommée d'après l'année ou la plage d'années retenue.
- Seules les fiches au statut Validée ou Déclarée apparaissent : un Brouillon reste invisible pour l'employé, et une fiche remise en brouillon disparaît de son espace. Tant qu'il n'y en a aucune, l'espace affiche Aucune fiche de salaire pour le moment.
3. Absences
L'onglet Absences liste l'historique enregistré, avec le motif et le statut de chaque absence ; celles qui n'ont pas de date de fin sont marquées en cours. Vos notes internes et les éventuels ajustements de calcul ne sont jamais transmis : le portail ne reçoit que les champs strictement nécessaires à l'affichage.
4. Certificat de salaire
L'onglet Certificat de salaire reconstitue un aperçu annuel à partir des fiches de l'année choisie (l'année précédente par défaut) et indique combien de fiches ont été prises en compte, sous la forme 11/12 par exemple. C'est un moyen simple pour le salarié de préparer sa déclaration d'impôts sans vous solliciter.
5. Mes données
L'onglet Mes données affiche, en lecture seule, la fiche telle que vous l'avez saisie. Les champs laissés vides sont simplement masqués.
- Identité et contact : nom, adresse, e-mail, numéro AVS, date de naissance, nationalité, état civil.
- Contrat : type de contrat, date d'entrée, date de sortie, taux d'occupation, semaines de vacances.
- Rémunération et paiement : salaire mensuel brut, taux horaire pour un employé payé à l'heure, et IBAN.
6. Demander une modification
Depuis Mes données, le bouton Demander une modification ouvre un formulaire prérempli avec les valeurs actuelles. L'employé corrige ce qui a changé et vous envoie le tout. Le formulaire compte quatre blocs :
- Adresse : rue, numéro, NPA, localité, pays.
- Situation personnelle : date de naissance, nationalité, numéro AVS, type de permis, état civil et enfants (prénom et date de naissance). Selon l'état civil, le formulaire ajoute les données du conjoint : conjoint travaillant en Suisse, nationalité du conjoint, permis du conjoint et ménage commun.
- Contact et banque : e-mail et IBAN.
- Message et justificatifs : un commentaire libre et jusqu'à 5 fichiers de 10 Mo chacun, en PDF ou en image.
Une seule demande peut être en attente à la fois : tant que vous n'avez pas tranché, le bouton devient Demande en cours et reste inactif. L'employé suit l'avancement sous Mes demandes de modification, où chaque demande affiche l'ancienne et la nouvelle valeur, un badge En attente, Appliquée ou Refusée, et le motif que vous avez éventuellement indiqué en cas de refus. Il reçoit aussi un e-mail dès que vous avez traité sa demande.
7. Après le départ d'un employé
- L'accès en consultation reste ouvert 3 ans après la date de sortie : l'ancien salarié récupère ses fiches de salaire et son certificat sans avoir à vous écrire.
- Les demandes de modification, elles, s'arrêtent après la date de sortie, qui est le dernier jour du contrat. La page Mes données affiche alors Votre contrat est terminé et les données passent en lecture seule.
- Passé les 3 ans, plus aucun lien ne peut être émis, ni par vous ni par l'ancien employé.
Pour ouvrir cet accès à vos salariés et traiter leurs demandes, enchaînez avec Gérer l'espace employé et les demandes de modification. Si vous n'avez pas encore de fiche employé, commencez par Créer un employé.
Annoncer un déménagement
Dans Mes données, utilisez Déménagement pour saisir la date et la nouvelle adresse, avec son canton en Suisse. Une correction ne porte pas de date. Vous pouvez modifier ou annuler une demande en attente ou un déménagement futur approuvé. Une modification de ce dernier nécessite une nouvelle validation. Après la date du déménagement, contactez votre employeur.