Créer un employé

La fiche employé est la base de la paie : elle contient les informations personnelles, le contrat de travail, le barème fiscal et les affiliations sociales. Comptez 5 minutes pour renseigner un premier salarié.

Si ce n'est pas encore fait, commencez par Paramétrer la paie : les caisses, la LPP et les assurances de l'entreprise s'y règlent.

1. Ouvrir la fiche employé

1. Ouvrez le menu Employés dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Nouvel employé.
3. Renseignez les blocs ci-dessous, puis sauvegardez.

Le formulaire compte six cartes : Identité, Famille et impôt à la source, Contrat, Salaire, Assurances sociales et Paiement et envoi. Les réglages rares sont repliés sous Plus d'options : le bloc s'ouvre tout seul quand il contient une valeur ou une erreur. Le bouton Enregistrer reste visible en bas de l'écran et s'active dès la première saisie.

2. Identité

• Prénom, Nom et Date de naissance : obligatoires. La date de naissance règle aussi les cotisations : un message s'affiche pour un jeune qui ne cotise pas encore à l'AVS ou pour une personne qui a atteint l'âge de référence.
• N° AVS (format 756.XXXX.XXXX.XX) : facultatif à l'enregistrement, mais repris sur la fiche de salaire et le certificat de salaire.
• Sexe : facultatif, sauf pour une personne née avant 1964, dont il fixe l'âge de référence AVS.
• Nationalité et Type de permis : tous deux préremplis sur la Suisse. Les types proposés sont Suisse et les permis B, L, C, G, F, N et S.
• Rechercher l’adresse : tapez l'adresse et choisissez-la dans la liste, ce qui enregistre aussi le canton et la commune. Avec Je ne trouve pas mon adresse, vous saisissez les lignes à la main, mais ni le canton ni la commune ne sont renseignés. Pour une adresse à l'étranger, changez d'abord le Pays.
• E-mail : nécessaire pour envoyer les fiches et ouvrir l'espace employé, obligatoire si Envoi automatique est activé.

3. Famille et impôt à la source

Vous ne saisissez ni barème ni montant d'impôt : Bill Alps déduit le barème du profil, applique automatiquement les barèmes des 26 cantons et affiche sa conclusion en direct sous la liste des enfants, avec le barème et le motif. Contrôlez-la avant d'enregistrer.

• État civil : pour l'impôt à la source, le partenariat enregistré compte comme un mariage et le PACS comme un célibat. Pour un couple, cochez Conjoint travaille en Suisse si c'est le cas.
• Allocations familiales : activé par défaut. Vous ne saisissez aucun montant : il est calculé selon le canton de travail, l'âge des enfants et leur formation.
• Ajouter un enfant : Prénom, Date de naissance et Formation reconnue. Avec Oui, remplissez les Périodes de formation et ajoutez, si vous l'avez, le Justificatif de formation. Le lien Détails contient le Nom, le Sexe, le N° AVS et la case Compte pour l’impôt à la source (enfant à charge), cochée par défaut.
• Membre d’une Église soumise à l’impôt ecclésiastique : cette case n'apparaît que pour un employé soumis. Elle choisit le barème avec impôt ecclésiastique dans les cantons qui le prélèvent à la source.

Soumis ou non soumis

• Non soumis : les personnes de nationalité suisse et les titulaires d'un permis C résidant en Suisse, ainsi que les personnes étrangères résidant en Suisse, mariées ou en partenariat enregistré, qui vivent en ménage commun avec un conjoint suisse ou titulaire d'un permis C.
• Soumis : les autres personnes étrangères résidant en Suisse, et les personnes résidant à l'étranger, sauf l'exception des frontaliers français ci-dessous.

Le barème appliqué

Le code combine une lettre et le nombre d'enfants comptés, 5 au maximum (B2 par exemple). Sur la fiche de salaire, il peut se terminer par N ou Y selon l'impôt ecclésiastique.

• A : personne seule sans enfant compté.
• B : personne mariée ou en partenariat enregistré, dont le conjoint ne travaille pas en Suisse.
• C : même situation, conjoint travaillant en Suisse.
• H : personne seule, ou séparée de son conjoint, avec au moins un enfant compté. Sans enfant compté, c'est le barème A.

Plus d'options

• Statut d'assujettissement : Automatique par défaut. Non soumis (manuel) et Soumis (manuel) couvrent les cas non prévus (régime particulier, décision de l'administration fiscale) et exigent un Motif du statut manuel, affiché dans le détail de la fiche de salaire.
• Nationalité du conjoint, Permis du conjoint et Ménage commun avec le conjoint : pour un couple marié ou en partenariat enregistré. S'il manque une donnée, le bloc s'ouvre, la conclusion demande de compléter la situation fiscale et l'impôt reste retenu en attendant. L'exemption liée au conjoint s'applique dès le mois suivant le mariage : modifiez le profil ce mois-là, car seuls les brouillons du mois en cours et des mois suivants sont recalculés.
• Méthode de calcul IS : Impact sur le mois de la prime par défaut, ou Lissage sur le reste de l'année. Ce choix ne compte que dans les cantons à modèle annuel (FR, GE, TI, VD, VS).
• Autre activité (%) : le taux d'occupation chez un autre employeur, qui sert à déterminer le taux d'impôt.
• Vit en concubinage : simple information, sans effet sur le barème.

Le bloc Situation transfrontalière s'ouvre tout seul pour un permis G ou une adresse à l'étranger. Il contient l'Attestation de résidence fiscale française (permis G ou résident en France) et un Statut. Pour un frontalier de France, ce statut fait apparaître la Part de télétravail (%), avec une alerte au-delà de 40 % ; pour un frontalier d'Italie, le Lieu de naissance, le Pays de naissance et le Codice fiscale. Il ne change pas le calcul : seuls l'adresse, le canton de la fiche et l'attestation comptent.

4. Contrat

• Type de contrat : CDI ou CDD.
• Date de début : obligatoire. Date de fin : obligatoire pour un CDD, à renseigner aussi au départ d'un employé en CDI.
• Taux d’activité (%) : de 1 à 100.
• Semaines de vacances : 4, 5, 6 ou Autre. Le minimum légal s'affiche sous le champ (5 semaines pour les moins de 20 ans).
• Sous Plus d'options : Catégorie (Salarié, Apprenti, Stagiaire ou Auxiliaire), Salaire minime non soumis à l’AVS (jusqu'à CHF 2'500 par an : ni AVS ni AC), Canton de travail (le siège par défaut, il décide des allocations familiales, des jours fériés et du salaire minimum cantonal), N° OFS de la commune de travail, Horaire hebdomadaire à 100 % (salaire mensuel), Motif d’entrée (IS) et, si une date de fin existe, Motif de sortie (IS).

Si le contrat paraît s'écarter du droit du travail (vacances sous le minimum légal, salaire sous le minimum cantonal), un bandeau de points à vérifier s'affiche en haut du formulaire. Il n'empêche pas d'enregistrer.

5. Salaire

Mode de rémunération : Salaire mensuel ou Salaire horaire.

• Salaire mensuel brut (CHF) : le salaire à 100 %, adapté automatiquement selon le taux d'activité.
• Taux horaire brut (CHF/h), hors indemnités, et Horaire hebdomadaire : ils donnent la Mensualité de référence dérivée (100 %). Les heures travaillées se saisissent ensuite sur chaque fiche de salaire.
• Jours fériés (salaire horaire) : Pourcentage sur les heures (horaire irrégulier) par défaut, avec un taux Automatique ou Personnalisé ; Jours fériés du calendrier cantonal (horaire régulier), payés le mois où ils tombent ; ou Non payés.
• Indemnité vacances (salaire horaire) : calculée selon les semaines de vacances, soit 8.33 % pour 4 semaines, 10.64 % pour 5 et 13.04 % pour 6. Plus d'options permet un Taux personnalisé et le choix des assiettes. Bill Alps rappelle que le paiement des vacances en pourcentage n'est admis que pour un travail irrégulier ou très partiel. Voir un exemple de calcul montre le résultat sur des heures fictives.
• 13ème salaire : en salaire mensuel, il est versé en entier le Mois de versement (décembre par défaut), selon le taux d'activité. Seul un congé non payé le réduit : il n'y a pas de prorata automatique pour une entrée ou une sortie en cours d'année, ajustez-le alors avec un élément variable sur la fiche. En salaire horaire, il s'ajoute à chaque fiche (8.333 %), sans mois de versement.
• Ajouter une ligne fixe : frais forfaitaires, part privée du véhicule, indemnité de repas. Chaque ligne a un Libellé, un Montant (CHF), un Type (Supplément, Autre ou Retenue) et deux cases, Soumis aux charges sociales et Soumis à l’impôt à la source. Elle est reprise sur chaque nouvelle fiche, où elle reste modifiable ; la changer ne touche pas les fiches existantes.

6. Assurances sociales

• Mode LPP : Taux (%) ou Montant (CHF), selon ce que communique votre caisse de pension. Le Taux LPP (%) est obligatoire, s'applique au salaire coordonné et ne peut pas être inférieur au minimum de l'âge (3.5 % dès 25 ans, 5 % dès 35 ans, 7.5 % dès 45 ans, 9 % dès 55 ans, sans minimum après l'âge de référence). Le Montant LPP est repris tel quel, Par mois ou Par an. L'interrupteur d'affiliation LPP placé à côté n'entre pas dans le calcul.
• Taux AANP (%) : la prime des accidents non professionnels à la charge de l'employé, selon votre police. Vide, aucune retenue. Il n'y a pas de retenue non plus si le groupe LAA de l'employé met cette prime à la charge de l'employeur.
• Taux IJM (%) : la part de l'employé à la prime d'indemnités journalières maladie. Vide, aucune retenue.
• Sous Plus d'options : Taux LPP employeur (%) (vide, même taux que l'employé, jamais moins), Taux IJ maladie (%) et Délai d'attente IJ (jours) pour le calcul des absences, Assureur accident, et les choix Groupe de contrat LAA, Catégorie LAAC et Catégorie IJM lorsque l'entreprise a défini des codes.

7. Paiement et envoi

• IBAN : facultatif, imprimé sur la fiche de salaire.
• Envoi automatique et Jour d’envoi (le 25 par défaut) : ce jour-là, Bill Alps envoie par e-mail la fiche du mois en cours. Si elle n'existe pas encore, il la crée avec le canton du siège, sans lignes fixes ni éléments variables, sauf pour un employé payé à l'heure, qui attend ses heures. Un jour absent du mois, le 31 en février par exemple, ne déclenche rien ce mois-là.

8. Après l'enregistrement

La fiche affiche trois sections de plus : Certificat de salaire annuel (voir Préparer le certificat de salaire), Absences et fiches, qui mène aux absences et aux fiches de salaire de l'employé (voir Déclarer une absence), et Espace employé, pour lui envoyer son lien d'accès (voir Gérer l'espace employé).

Une modification ultérieure recalcule ses fiches en Brouillon du mois en cours et des mois suivants. Les fiches validées ne bougent pas.

9. Exporter ou supprimer

• Exporter, dans la liste des employés, propose Exporter CSV et Exporter JSON. Le fichier reprend les employés affichés, donc filtrés par la recherche. Il contient les numéros AVS, les IBAN et les salaires : gardez-le en lieu sûr.
• Supprimer, en haut de la fiche, efface l'employé avec toutes ses fiches de salaire, ses absences et son accès à l'espace employé. C'est définitif.

Une fois vos employés créés, passez à Générer une fiche de salaire ou un lot.