La scheda dipendente è la base della paga: contiene le informazioni personali, il contratto di lavoro, la tariffa fiscale e le affiliazioni sociali. Conta 5 minuti per inserire un primo dipendente.
Se non l'hai ancora fatto, inizia da Configurare le paghe: le casse, la LPP e le assicurazioni dell'azienda si impostano lì.
1. Aprire la scheda dipendente
- Apri il menu Dipendenti nella barra laterale.
- Clicca su Nuovo dipendente.
- Compila i blocchi qui sotto, poi salva.
Il modulo è composto da sei sezioni: Identità, Famiglia e imposta alla fonte, Contratto, Stipendio, Assicurazioni sociali e Pagamento e invio. Le impostazioni usate di rado sono raccolte sotto Altre opzioni: il blocco si apre da solo quando contiene un valore o un errore. Il pulsante Salva resta visibile in fondo allo schermo e si attiva non appena inserisci il primo dato.
2. Identità
- Nome, Cognome e Data di nascita: obbligatori. La data di nascita incide anche sui contributi: compare un messaggio per un giovane che non versa ancora contributi AVS o per una persona che ha raggiunto l'età di riferimento.
- N° AVS (formato 756.XXXX.XXXX.XX): facoltativo al momento del salvataggio, ma riportato sulla busta paga e sul certificato di salario.
- Sesso: facoltativo, tranne per una persona nata prima del 1964, per la quale determina l'età di riferimento AVS.
- Nazionalità e Tipo di permesso: entrambi precompilati su Svizzera. I tipi proposti sono Svizzero e i permessi B, L, C, G, F, N e S.
- Cercare l’indirizzo: digita l'indirizzo e sceglilo dall'elenco, così vengono registrati anche il cantone e il comune. Con Non trovo il mio indirizzo inserisci le righe a mano, ma né il cantone né il comune vengono indicati. Per un indirizzo all'estero, cambia prima il Paese.
- E-mail: necessaria per inviare le buste paga e aprire l'area dipendente, obbligatoria se Invio automatico è attivato.
3. Famiglia e imposta alla fonte
Non devi inserire né la tariffa né l'importo dell'imposta: Bill Alps ricava la tariffa dal profilo, applica automaticamente le tariffe dei 26 cantoni e mostra la sua conclusione in tempo reale sotto l'elenco dei figli, con la tariffa e il motivo. Controllala prima di salvare.
- Stato civile: per l'imposta alla fonte, l'unione domestica registrata conta come un matrimonio e il PACS come lo stato di celibe/nubile. Per una coppia, spunta Coniuge lavora in Svizzera se è il caso.
- Assegni familiari: attivati per impostazione predefinita. Non devi inserire alcun importo: viene calcolato in base al cantone di lavoro, all'età dei figli e alla loro formazione.
- Aggiungi un figlio: Nome, Data di nascita e Formazione riconosciuta. Con Sì, compila i Periodi di formazione e aggiungi, se ce l'hai, il Giustificativo di formazione. Il link Dettagli contiene il Cognome, il Sesso, il N. AVS e la casella Conta per l’imposta alla fonte (figlio a carico), spuntata per impostazione predefinita.
- Membro di una Chiesa soggetta all’imposta ecclesiastica: questa casella compare solo per un dipendente assoggettato. Applica la tariffa con imposta ecclesiastica nei cantoni che la prelevano alla fonte.
Assoggettato o non assoggettato
- Non assoggettati: le persone di nazionalità svizzera e i titolari di un permesso C residenti in Svizzera, nonché le persone straniere residenti in Svizzera, sposate o in unione domestica registrata, che vivono in economia domestica comune con un coniuge svizzero o titolare di un permesso C.
- Assoggettati: le altre persone straniere residenti in Svizzera e le persone residenti all'estero, salvo l'eccezione dei frontalieri francesi qui sotto.
La tariffa applicata
Il codice combina una lettera e il numero di figli conteggiati, al massimo 5 (per esempio B2). Sulla busta paga può terminare con N o Y a seconda dell'imposta ecclesiastica.
- A: persona sola senza figli conteggiati.
- B: persona sposata o in unione domestica registrata, il cui coniuge non lavora in Svizzera.
- C: stessa situazione, con il coniuge che lavora in Svizzera.
- H: persona sola, o separata dal coniuge, con almeno un figlio conteggiato. Senza figli conteggiati si applica la tariffa A.
Altre opzioni
- Stato di assoggettamento: Automatico per impostazione predefinita. Non assoggettato (manuale) e Assoggettato (manuale) coprono i casi non previsti (regime particolare, decisione dell'amministrazione fiscale) e richiedono un Motivo dello stato manuale, mostrato nel dettaglio della busta paga.
- Nazionalità del coniuge, Permesso del coniuge ed Economia domestica comune con il coniuge: per una coppia sposata o in unione domestica registrata. Se manca un dato, il blocco si apre, la conclusione chiede di completare la situazione fiscale e nel frattempo l'imposta continua a essere trattenuta. L'esenzione legata al coniuge si applica dal mese successivo al matrimonio: modifica il profilo in quel mese, perché solo le bozze del mese in corso e dei mesi successivi vengono ricalcolate.
- Metodo di calcolo IF: Impatto sul mese del premio per impostazione predefinita, oppure Ripartizione sul resto dell'anno. Questa scelta conta solo nei cantoni con modello annuale (FR, GE, TI, VD, VS).
- Altra attività (%): il grado di occupazione presso un altro datore di lavoro, che serve a determinare l'aliquota d'imposta.
- Vive in concubinato: semplice informazione, senza effetto sulla tariffa.
Il blocco Situazione transfrontaliera si apre da solo per un permesso G o un indirizzo all'estero. Contiene l'Attestato di residenza fiscale francese (permesso G o residente in Francia) e uno Stato. Per un frontaliere francese, questo stato fa comparire la Quota di telelavoro (%), con un avviso oltre il 40 %; per un frontaliere italiano, il Luogo di nascita, il Paese di nascita e il Codice fiscale. Non cambia il calcolo: contano solo l'indirizzo, il cantone della busta paga e l'attestato.
4. Contratto
- Tipo di contratto: Tempo indeterminato o Tempo determinato.
- Data di inizio: obbligatoria. Data di fine: obbligatoria per un contratto a tempo determinato, da indicare anche alla partenza di un dipendente a tempo indeterminato.
- Tasso di attività (%): da 1 a 100.
- Settimane di vacanza: 4, 5, 6 oppure Altro. Il minimo legale appare sotto il campo (5 settimane per i minori di 20 anni).
- Sotto Altre opzioni: Categoria (Dipendente, Apprendista, Stagista o Ausiliario), Salario di poca entità non soggetto all’AVS (fino a CHF 2'500 all'anno: né AVS né AD), Cantone di lavoro (la sede per impostazione predefinita, determina gli assegni familiari, i giorni festivi e il salario minimo cantonale), N. UST del comune di lavoro, Orario settimanale al 100 % (salario mensile), Motivo di entrata (IF) e, se esiste una data di fine, Motivo di uscita (IF).
Se il contratto sembra discostarsi dal diritto del lavoro (vacanze al di sotto del minimo legale, salario inferiore al minimo cantonale), in cima al modulo compare un banner con i punti da verificare. Non impedisce di salvare.
5. Stipendio
Modalità di retribuzione: Salario mensile o Salario orario.
- Stipendio mensile lordo (CHF): lo stipendio al 100 %, adattato automaticamente in base al tasso di attività.
- Tariffa oraria lorda (CHF/h), escluse le indennità, e Orario settimanale: danno la Mensilità di riferimento derivata (100 %). Le ore lavorate si inseriscono poi su ogni busta paga.
- Giorni festivi (salario orario): Percentuale sulle ore (orario irregolare) per impostazione predefinita, con un tasso Automatico o Personalizzato; Giorni festivi del calendario cantonale (orario regolare), pagati nel mese in cui cadono; oppure Non pagati.
- Indennità vacanze (salario orario): calcolata in base alle settimane di vacanza, cioè 8.33 % per 4 settimane, 10.64 % per 5 e 13.04 % per 6. Altre opzioni consente un Tasso personalizzato e la scelta delle basi di calcolo. Bill Alps ricorda che il pagamento delle vacanze in percentuale è ammesso solo per un lavoro irregolare o a tempo molto parziale. Con Mostra un esempio di calcolo vedi il risultato su ore fittizie.
- 13ª mensilità: con il salario mensile viene versata per intero nel Mese di versamento (dicembre per impostazione predefinita), in base al tasso di attività. Solo un congedo non pagato la riduce: non esiste un calcolo pro rata automatico per un'entrata o un'uscita in corso d'anno, in tal caso regolala con un elemento variabile sulla busta paga. Con il salario orario si aggiunge a ogni busta paga (8.333 %), senza mese di versamento.
- Aggiungi una voce fissa: spese forfettarie, quota privata del veicolo, indennità pasti. Ogni voce ha una Descrizione, un Importo (CHF), un Tipo (Supplemento, Altro o Trattenuta) e due caselle, Soggetto agli oneri sociali e Soggetto all’imposta alla fonte. Viene ripresa su ogni nuova busta paga, dove resta modificabile; modificarla non tocca le buste paga esistenti.
6. Assicurazioni sociali
- Modalità LPP: Tasso (%) o Importo (CHF), a seconda di quanto comunica la tua cassa pensione. Il Tasso LPP (%) è obbligatorio, si applica al salario coordinato e non può essere inferiore al minimo previsto per l'età (3.5 % dai 25 anni, 5 % dai 35 anni, 7.5 % dai 45 anni, 9 % dai 55 anni, nessun minimo dopo l'età di riferimento). L'Importo LPP viene ripreso così com'è, Al mese o All'anno. L'interruttore di affiliazione LPP posto accanto non entra nel calcolo.
- Tasso AINP (%): il premio dell'assicurazione contro gli infortuni non professionali a carico del dipendente, secondo la tua polizza. Se è vuoto, nessuna trattenuta. Non c'è trattenuta nemmeno se il gruppo LAINF del dipendente mette questo premio a carico del datore di lavoro.
- Tasso IGM (%): la quota del dipendente sul premio dell'indennità giornaliera in caso di malattia. Se è vuoto, nessuna trattenuta.
- Sotto Altre opzioni: Tasso LPP datore di lavoro (%) (se è vuoto, stesso tasso del dipendente, mai inferiore), Tasso IG malattia (%) e Giorni di attesa IG per il calcolo delle assenze, Assicuratore infortuni, e le scelte Gruppo di contratto LAINF, Categoria LAINF complementare e Categoria IGM quando l'azienda ha definito dei codici.
7. Pagamento e invio
- IBAN: facoltativo, stampato sulla busta paga.
- Invio automatico e Giorno di invio (il 25 per impostazione predefinita): quel giorno Bill Alps invia per e-mail la busta paga del mese in corso. Se non esiste ancora, la crea con il cantone della sede, senza voci fisse né elementi variabili, salvo per un dipendente pagato a ore, per il quale attende che vengano inserite le ore. Un giorno che non esiste in quel mese, per esempio il 31 febbraio, non fa partire nulla in quel mese.
8. Dopo il salvataggio
La scheda mostra tre sezioni in più: Certificato di salario annuale (vedi Preparare il certificato di salario), Assenze e buste paga, che porta alle assenze e alle buste paga del dipendente (vedi Registrare un'assenza), e Area dipendente, per inviargli il link di accesso (vedi Gestire l'area dipendente).
Una modifica successiva ricalcola le sue buste paga in Bozza del mese in corso e dei mesi successivi. Le buste paga convalidate non cambiano.
9. Esportare o eliminare
- Esporta, nell'elenco dei dipendenti, propone Esporta CSV ed Esporta JSON. Il file riprende i dipendenti visualizzati, quindi filtrati dalla ricerca. Contiene i numeri AVS, gli IBAN e gli stipendi: conservalo in un luogo sicuro.
- Elimina, in alto nella scheda, cancella il dipendente con tutte le sue buste paga, le sue assenze e il suo accesso all'area dipendente. È definitivo.
Una volta creati i tuoi dipendenti, passa a Generare una busta paga o un lotto.