Registrare un'assenza (malattia, infortunio, congedo di paternità…)

Un'assenza si registra sempre per dipendente. È la base per il calcolo delle indennità (indennità giornaliere malattia o infortunio, indennità IPG): una volta registrata, Bill Alps propone automaticamente le righe corrispondenti sulla busta paga del mese o dei mesi interessati.

Esempio in video: un congedo di paternità di 2 settimane. Le buste paga di febbraio e marzo sono già create: Bill Alps lo rileva e propone di aggiornarle automaticamente (interfaccia in francese).

1. Aprire le assenze di un dipendente

Apri il menu Dipendenti nella barra laterale.
Sulla riga del dipendente, clicca sull'icona Assenze (calendario), oppure apri la sua scheda e poi la scheda Assenze e buste pagapulsante Assenze.
Arrivi sulla pagina Assenze del dipendente, che elenca tutte le sue assenze, dalla più recente alla più vecchia. Il selettore in cima alla pagina permette di passare a un altro dipendente.

2. Dichiarare l'assenza

Clicca su Nuova assenza.
Scegli il Motivo (vedi l'elenco qui sotto).
Compila il Periodo: una data di Inizio (obbligatoria) e una data di Fine. Lascia vuota la data di fine per un'assenza in corso.
Aggiungi eventualmente delle Note interne.
Clicca su Dichiara l'assenza.

3. Scegliere il motivo giusto

Il motivo determina il trattamento fiscale applicato (assoggettamento ai contributi sociali e all'imposta alla fonte) e non devi spuntare nulla manualmente:

Indennità giornaliera malattia: con un'assicurazione collettiva d'indennità giornaliera (IGM), il datore di lavoro mantiene il salario durante il periodo di attesa, poi l'assicuratore versa le indennità, esenti da contributi e soggette all'imposta alla fonte. Senza assicurazione IGM, Bill Alps propone invece la continuazione del salario al 100 % secondo la scala legale del tuo cantone (bernese, zurighese o basilese), poi più nulla una volta esaurito questo diritto.
Indennità giornaliera infortunio: il giorno dell'infortunio e i 2 giorni successivi sono a carico del datore di lavoro, all'80 % del salario e soggetti ai contributi (riga Giorni di attesa infortunio, creata automaticamente: non è un motivo da scegliere). Seguono poi le indennità giornaliere LAINF (assicurazione contro gli infortuni) all'80 %, con un massimale di 324.80 CHF/g nel 2026, esenti da contributi e soggette all'imposta alla fonte.
Indennità di maternità (IPG), Indennità di paternità (IPG), Indennità di adozione (IPG), Indennità di assistenza (IPG) e Indennità di servizio (IPG): indennità all'80 %, max 220 CHF/g, soggetta ai contributi e all'imposta alla fonte. Bill Alps la limita a 98 giorni per la maternità e l'assistenza, e a 14 giorni per la paternità e l'adozione; oltre questi limiti resta solo la trattenuta sul salario. L'indennità di servizio segue la durata del servizio, con un minimo di 69 CHF/g. Se il cantone della busta paga è Ginevra, la maternità segue il regime cantonale: 112 giorni, da 69 a 329.60 CHF/g.
Continuazione del salario (art. 324a CO): salario mantenuto dal datore di lavoro, normalmente soggetto.
Congedo breve pagato (art. 329h CO): salario mantenuto al 100 %, normalmente soggetto.
Congedo non pagato: trattenuta sul salario senza indennità. Le basi AVS, LPP e IF del mese diminuiscono, e la 13ª mensilità dell'anno viene ridotta pro rata.

Ogni assenza genera prima una riga negativa di trattenuta sul salario (Trattenuta assenza), poi le righe di indennità del motivo.

Per Indennità di paternità (IPG) e Indennità di adozione (IPG) compare una casella Giorni isolati. Spuntala se il congedo è preso in giorni separati: l'IPG versa allora 7 indennità ogni 5 giorni di congedo, 14 al massimo. Dichiara questi giorni come un unico periodo. La casella si deseleziona se il periodo comprende settimane intere, che corrispondono a un congedo continuo.

Due punti influenzano questi calcoli: in La mia aziendaStipendi, sezione Assenze e indennità giornaliere, l'Assicurazione collettiva d'indennità giornaliera malattia (IG) e i massimali; nella scheda del dipendente, sezione Assicurazioni sociali, sotto Altre opzioni, il Tasso IG malattia (%) (80 % se il campo è vuoto) e i Giorni di attesa IG (nessuno se il campo è vuoto). Vedi anche Configurare le paghe.

4. Sovrascritture (facoltativo)

Se il tuo assicuratore comunica importi precisi, espandi la sezione Sovrascritture (facoltativo) e compila:

Indennità CHF/giorno: l'indennità giornaliera esatta. Sostituisce il tasso e il massimale legale, e non viene ridotta da un'incapacità parziale. Non si applica a Continuazione del salario né a Congedo breve pagato.
Giorni di attesa: il numero di giorni di carenza a carico del datore di lavoro. Riguarda solo il motivo Indennità giornaliera malattia con un'assicurazione IGM.
Tasso (%): il tasso di indennizzo.
Incapacità (%): per un'incapacità parziale, per esempio 50. La trattenuta sul salario e le indennità vengono ridotte nella stessa proporzione. Se lasciato vuoto, questo campo vale 100 %.

Questi valori sostituiscono il calcolo proposto per impostazione predefinita.

Esempio video: Jean è soggetto alla CCNT. Per un'assenza per malattia, un tasso del 70% e un periodo di attesa di 90 giorni non rispettano i valori di riferimento del contratto (minimo 80%, massimo 60 giorni); Bill Alps mostra entrambi i punti da verificare nella busta paga (interfaccia in francese).

5. Aggiornare le buste paga

Dopo la creazione, la modifica o l'eliminazione di un'assenza, Bill Alps confronta le buste paga esistenti del periodo con le righe di assenza aggiornate:

Se una busta paga non corrisponde più, un assistente la apre in modifica, busta paga per busta paga (Busta paga 1 / 2). Le righe aggiornate compaiono sotto Proposti automaticamente e ogni valore resta modificabile. Clicca su Salva le modifiche per mantenerle, oppure su Salta per lasciare la busta paga così com'è.
Se la busta paga è già convalidata, salvarla la riporta in bozza. Per un mese passato, se la busta paga è già stata convalidata, inviata o pagata, Bill Alps propone anche una riga di correzione sulla prossima busta paga.
Con un Congedo non pagato, l'assistente può includere anche la busta paga del mese di versamento della 13ª mensilità.
Per un mese che non ha ancora una busta paga, le righe proposte compaiono quando crei la busta paga di quel mese con Nuova busta paga.
Una busta paga creata con Creazione di gruppo non riprende le assenze. Aprila poi con Modifica per aggiungere le righe proposte.

6. Monitorare le assenze

La tabella mostra Periodo, Motivo, Giorni, Stato e Note.
Fai avanzare lo stato direttamente nell'elenco: DichiarataApprovataPagata.
Filtra per stato e per anno per ritrovare un'assenza.

Lo stato serve al monitoraggio: non cambia le righe proposte, e il dipendente lo vede nella sua area. La colonna Giorni conta i giorni di calendario e resta senza valore finché la data di fine non è nota. Clicca su una riga per modificare l'assenza, oppure sull'icona del cestino per eliminarla dopo conferma.

7. Avvisi per le assenze lunghe

Sulla busta paga, Bill Alps segnala alcune conseguenze di un'assenza. Sono promemoria: sta a te decidere, se necessario insieme alla tua cassa o alla tua fiduciaria.

Premio LPP: se Esonero premi LPP (giorni) è compilato nella sezione Assenze e indennità giornaliere, Bill Alps propone una deduzione ridotta una volta trascorso questo termine, durante una malattia o un infortunio continuo.
Congedo IPG: la base LPP resta al livello contrattuale normale, salvo riduzione su richiesta in Modifica gli importi calcolati.
Assegni familiari: dopo il mese di inizio di un'incapacità continua e i 3 mesi successivi, un avviso ricorda che il diritto si estingue in linea di principio. Verifica la decisione della tua cassa e adegua se necessario in Modifica gli importi calcolati.
AVS: dopo 2 mesi consecutivi senza salario soggetto all'AVS, un avviso segnala un rischio di lacuna contributiva.

Per creare poi le buste paga del mese, segui Generare una busta paga o un lotto.