Absenz erfassen (Krankheit, Unfall, Vaterschaftsurlaub…)

Eine Absenz wird immer pro Mitarbeiter erfasst. Sie ist die Grundlage für die Berechnung der Entschädigungen (Kranken-/Unfalltaggelder, EO-Entschädigungen): einmal erfasst, schlägt Bill Alps automatisch die passenden Positionen auf der Lohnabrechnung des betroffenen Monats vor.

Beispiel im Video: 2 Wochen Vaterschaftsurlaub. Die Lohnabrechnungen für Februar und März sind bereits erstellt: Bill Alps erkennt dies und schlägt vor, sie automatisch zu aktualisieren (Oberfläche auf Französisch).

1. Absenzen eines Mitarbeiters öffnen

Öffnen Sie das Menü Mitarbeiter in der Seitenleiste.
Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das Symbol Absenzen (Kalender), oder öffnen Sie sein Profil und dann die Karte Absenzen und AbrechnungenSchaltfläche Absenzen.
Sie gelangen auf die Seite Absenzen der Person, die alle ihre Absenzen auflistet, von der neuesten zur ältesten. Mit der Auswahl oben auf der Seite wechseln Sie zu einer anderen Person.

2. Absenz melden

Klicken Sie auf Neue Absenz.
Wählen Sie den Grund (siehe Liste unten).
Erfassen Sie den Zeitraum: ein Beginn-Datum (erforderlich) und ein Ende-Datum. Lassen Sie das Enddatum leer für eine laufende Absenz.
Fügen Sie optional interne Notizen hinzu.
Klicken Sie auf Absenz melden.

3. Den richtigen Grund wählen

Der Grund bestimmt die angewendete steuerliche Behandlung (Sozialabgabe- und Quellensteuerpflicht), und Sie müssen nichts von Hand ankreuzen:

Krankentaggeld: Mit einer kollektiven Krankentaggeldversicherung (KTG) zahlt der Arbeitgeber den Lohn während der Wartefrist weiter, danach zahlt der Versicherer die Taggelder, die sozialabgabefrei und quellensteuerpflichtig sind. Ohne KTG-Versicherung schlägt Bill Alps stattdessen eine Lohnfortzahlung zu 100 % nach der gesetzlichen Skala Ihres Kantons vor (Berner, Zürcher oder Basler Skala), danach nichts mehr, sobald dieser Anspruch ausgeschöpft ist.
Unfalltaggeld: Der Unfalltag und die 2 folgenden Tage gehen zulasten des Arbeitgebers, zu 80 % des Lohns und abgabepflichtig (Zeile Karenztage Unfall, automatisch erstellt: Das ist kein Grund, den Sie auswählen müssen). Danach folgen die UVG-Taggelder (Unfallversicherung) zu 80 %, begrenzt auf 324.80 CHF/Tag im Jahr 2026, abgabefrei und quellensteuerpflichtig.
Mutterschaftsentschädigung (EO), Vaterschaftsentschädigung (EO), Adoptionsentschädigung (EO), Betreuungsentschädigung (EO) und Dienstentschädigung (EO): Entschädigung zu 80 %, max. 220 CHF/Tag, sozialabgabe- und quellensteuerpflichtig. Bill Alps begrenzt sie auf 98 Tage bei Mutterschaft und Betreuung und auf 14 Tage bei Vaterschaft und Adoption; darüber hinaus bleibt nur der Lohnabzug. Die Dienstentschädigung richtet sich nach der Dauer des Dienstes, mit einem Minimum von 69 CHF/Tag. Ist der Kanton der Lohnabrechnung Genf, folgt die Mutterschaft der kantonalen Regelung: 112 Tage, von 69 bis 329.60 CHF/Tag.
Lohnfortzahlung (Art. 324a OR): vom Arbeitgeber fortgezahlter Lohn, normal abgabepflichtig.
Bezahlter Kurzurlaub (Art. 329h OR): Lohn zu 100 % fortgezahlt, normal abgabepflichtig.
Unbezahlter Urlaub: Lohnabzug ohne Entschädigung. Die AHV-, BVG- und Quellensteuerbasen des Monats sinken, und der 13. Monatslohn des Jahres wird anteilsmässig gekürzt.

Jede Absenz ergibt zuerst eine negative Zeile mit dem Lohnabzug (Lohnabzug Absenz), danach die Entschädigungszeilen des Grundes.

Bei Vaterschaftsentschädigung (EO) und Adoptionsentschädigung (EO) erscheint das Kontrollkästchen Einzelne Tage. Kreuzen Sie es an, wenn der Urlaub in einzelnen Tagen bezogen wird: Die EO zahlt dann 7 Taggelder für 5 Urlaubstage, höchstens 14. Erfassen Sie diese Tage als einen einzigen Zeitraum. Das Kontrollkästchen wird abgewählt, wenn der Zeitraum ganze Wochen umfasst, die einem zusammenhängenden Urlaub entsprechen.

Zwei Stellen beeinflussen diese Berechnungen. Unter Mein UnternehmenLöhne, Karte Absenzen und Taggelder: Kollektive Krankentaggeld-Versicherung (KTG) und die Obergrenzen. Im Mitarbeiterdossier, Karte Sozialversicherungen, unter Weitere Optionen: KTG-Satz (%) (80 %, wenn das Feld leer ist) und KTG-Wartefrist (Tage) (keine, wenn das Feld leer ist). Siehe auch Lohn einrichten.

4. Überschreibungen (optional)

Wenn Ihr Versicherer genaue Beträge mitteilt, klappen Sie den Abschnitt Überschreibungen (optional) auf und erfassen Sie:

Taggeld CHF/Tag: das genaue Taggeld. Es ersetzt den Satz und die gesetzliche Obergrenze und wird bei einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit nicht gekürzt. Es gilt nicht für Lohnfortzahlung und Bezahlter Kurzurlaub.
Wartefrist (Tage): die Anzahl Karenztage zulasten des Arbeitgebers. Sie betrifft nur den Grund Krankentaggeld mit einer KTG-Versicherung.
Satz (%): der Entschädigungssatz.
Arbeitsunfähigkeit (%): bei teilweiser Arbeitsunfähigkeit, zum Beispiel 50. Der Lohnabzug und die Entschädigungen werden im gleichen Verhältnis gekürzt. Bleibt das Feld leer, gilt 100 %.

Diese Werte ersetzen die vorgeschlagene Berechnung.

Videobeispiel: Jean untersteht dem L-GAV (CCNT). Bei einer krankheitsbedingten Abwesenheit weichen ein Satz von 70 % und eine Wartefrist von 90 Tagen von den Vorgaben ab (mindestens 80 %, höchstens 60 Tage); Bill Alps zeigt beide Prüfpunkte auf der Lohnabrechnung an (Oberfläche auf Französisch).

5. Lohnabrechnungen aktualisieren

Nach dem Erstellen, Ändern oder Löschen einer Absenz vergleicht Bill Alps die bestehenden Lohnabrechnungen des Zeitraums mit den aktuellen Absenzzeilen:

Stimmt eine Abrechnung nicht mehr mit den Absenzen überein, öffnet ein Assistent sie zur Bearbeitung, Abrechnung für Abrechnung (Lohnabrechnung 1 / 2). Die aktuellen Zeilen erscheinen unter Automatisch vorgeschlagen, und jeder Wert bleibt änderbar. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um sie zu übernehmen, oder auf Überspringen, um die Abrechnung unverändert zu lassen.
Ist die Abrechnung bereits validiert, setzt das Speichern sie wieder auf Entwurf. Bei einem vergangenen Monat, dessen Abrechnung bereits validiert, gesendet oder bezahlt wurde, schlägt Bill Alps zusätzlich eine Korrekturzeile auf der nächsten Abrechnung vor.
Beim Grund Unbezahlter Urlaub kann der Assistent auch die Abrechnung des Auszahlungsmonats des 13. Monatslohns einbeziehen.
Für einen Monat, der noch keine Abrechnung hat, erscheinen die vorgeschlagenen Zeilen, wenn Sie die Abrechnung dieses Monats mit Neue Abrechnung erstellen.
Eine mit Sammelerstellung erstellte Abrechnung übernimmt die Absenzen nicht. Öffnen Sie sie danach mit Bearbeiten, um die vorgeschlagenen Zeilen hinzuzufügen.

6. Absenzen verfolgen

Die Tabelle zeigt Zeitraum, Grund, Tage, Status und Notizen.
Ändern Sie den Status direkt in der Liste: GemeldetGenehmigtBezahlt.
Filtern Sie nach Status und Jahr, um eine Absenz zu finden.

Der Status dient der Nachverfolgung: Er ändert die vorgeschlagenen Zeilen nicht, und die Person sieht ihn in ihrem Bereich. Die Spalte Tage zählt Kalendertage und bleibt ohne Wert, solange das Enddatum nicht bekannt ist. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Absenz zu bearbeiten, oder auf das Papierkorb-Symbol, um sie nach einer Bestätigung zu löschen.

7. Warnungen bei langen Absenzen

Auf der Lohnabrechnung weist Bill Alps auf bestimmte Folgen einer Absenz hin. Das sind Erinnerungen: Die Entscheidung liegt bei Ihnen, falls nötig zusammen mit Ihrer Kasse oder Ihrem Treuhänder.

BVG-Prämie: Ist BVG-Prämienbefreiung (Tage) in der Karte Absenzen und Taggelder ausgefüllt, schlägt Bill Alps nach Ablauf dieser Frist einen reduzierten Abzug vor, bei ununterbrochener Absenz wegen Krankheit oder Unfall.
EO-Urlaub: Die BVG-Basis bleibt auf dem normalen vertraglichen Niveau, ausser bei einer Reduktion auf Wunsch unter Berechnete Beträge ändern.
Familienzulagen: Nach dem Monat, in dem eine durchgehende Arbeitsunfähigkeit beginnt, und den 3 folgenden Monaten erinnert eine Warnung daran, dass der Anspruch grundsätzlich erlischt. Prüfen Sie den Entscheid Ihrer Kasse und passen Sie bei Bedarf unter Berechnete Beträge ändern an.
AHV: Nach 2 aufeinanderfolgenden Monaten ohne AHV-pflichtigen Lohn weist eine Warnung auf das Risiko einer Beitragslücke hin.

Um anschliessend die Abrechnungen des Monats zu erstellen, folgen Sie der Anleitung Lohnabrechnung oder Monatslauf erstellen.