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Lohnabrechnung oder Monatslauf erstellen

Einzelne Abrechnung oder Gruppenlauf: Bill Alps berechnet die Beiträge, die Quellensteuer und erzeugt die PDFs.

Löhne11 Min. Lesezeit
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Sind Ihre Mitarbeitenden erfasst, dauert der monatliche Lohnlauf weniger als eine Minute. Bill Alps berechnet automatisch Sozialbeiträge (AHV/IV/EO, ALV, BVG, NBU, KTG), Quellensteuer und Familienzulagen.

Option A: Einzelabrechnung

  1. Öffnen Sie das Menü Lohnabrechnungen.
  2. Klicken Sie auf Neue Abrechnung.
  3. Wählen Sie die Person (Mitarbeiter auswählen), den Monat und das Jahr.
  4. Prüfen Sie den Kanton, also den Kanton der Quellensteuer: Bill Alps schlägt bei Personen mit Wohnsitz in der Schweiz den Wohnkanton vor, sonst den Arbeitskanton.
  5. Tragen Sie bei Mitarbeitenden im Stundenlohn die Stunden im Feld Geleistete Stunden ein. Darunter zeigt Bill Alps an, wie die Feiertage des Monats behandelt werden, abhängig vom Modus, den Sie im Mitarbeiterdossier gewählt haben: bezahlte Tage, Prozentsatz oder nichts.
  6. Fügen Sie bei Bedarf unter Variable Elemente Positionen hinzu (siehe weiter unten).
  7. Klicken Sie auf Abrechnung erstellen. Sie öffnet sich mit ihrem Detail und dem Status Entwurf.

Option B: Sammelerstellung

Haben alle Mitarbeitenden einen stabilen Lohn, ist der Gruppenlauf am schnellsten:

  1. Klicken Sie in der Abrechnungsliste auf Sammelerstellung.
  2. Kreuzen Sie unter Mitarbeiter auswählen die Mitarbeitenden an oder verwenden Sie Alle auswählen.
  3. Wählen Sie die Startperiode und die Endperiode: denselben Monat für einen Monatslauf. Bei mehreren Monaten erstellt Bill Alps pro Person und Monat eine Abrechnung.
  4. Wählen Sie den Kanton (vorgeschlagen wird der Firmensitz).
  5. Klicken Sie auf Abrechnungen erstellen. Alle Abrechnungen werden als Entwurf erstellt.
  6. Öffnen Sie die anzupassenden Abrechnungen mit Bearbeiten und validieren oder senden Sie dann jede Abrechnung einzeln: Es gibt weder eine Sammelvalidierung noch einen Sammelversand.

Manche Abrechnungen werden möglicherweise nicht erstellt. Die Schlussmeldung nennt ihre Anzahl samt dem jeweiligen Grund:

  • das monatliche Kontingent Ihres Plans ist erreicht;
  • für diese Person und diesen Monat existiert bereits eine Abrechnung;
  • der Monat liegt ausserhalb des Beschäftigungszeitraums;
  • die Person ist im Stundenlohn angestellt: Erstellen Sie ihre Abrechnung einzeln, um die Stunden zu erfassen.

Variable Elemente und geänderte Beträge

Das Fenster zum Erstellen und das Fenster Lohnabrechnung bearbeiten verwenden dieselbe Tabelle.

  • Element hinzufügen erzeugt eine Zeile: Typ (Überstunden, Prämie, Provision, Sonstiges, Abzug oder Absenz), Bezeichnung und Betrag.
  • Die Schalter Abgaben und QSt zeigen an, ob die Zeile in die Basis der Sozialabgaben und der Quellensteuer einfliesst. Sie sind standardmässig aktiviert: Deaktivieren Sie sie je nach Art des Betrags. Bei einer Absenz legt der gewählte Grund sie fest.
  • Ein Abzug wird vom Nettolohn abgezogen und verändert weder den Bruttolohn noch die Beiträge.
  • Die festen Positionen aus dem Mitarbeiterdossier sind bereits vorhanden. Die gemeldeten Absenzen erscheinen unter Automatisch vorgeschlagen: Prüfen und ändern Sie sie oder klicken Sie auf Vorschläge entfernen. Siehe Absenz erfassen.
  • Berechnete Beträge ändern ersetzt einen automatischen Betrag: AHV/IV/EO, ALV (Arbeitslosenversicherung), BVG, NBUV, KTG, Quellensteuer oder Familienzulagen. Die Zeile trägt danach das Badge geändert.
  • Erwerbszeitraum (Nachzahlung) ordnet einen Betrag dem Zeitraum zu, den er vergütet. Auf einer Abrechnung für einen Monat nach dem Enddatum muss jede Einkommenszeile diesen Zeitraum angeben: Bill Alps fügt dort weder Lohn noch 13. Monatslohn noch Familienzulagen hinzu.

Kontrolle vor dem Versand

  • Das Total Brutto entspricht der erwarteten Summe.
  • Die Abzüge (Arbeitnehmeranteil) stimmen mit den Vormonaten überein.
  • Die Quellensteuer wird nur bei unterstellten Mitarbeitenden angewendet: Angezeigt werden Tarif, Satz und Betrag, andernfalls der Grund der Nichtanwendung.
  • Der Nettolohn entspricht dem Betrag, den Sie überweisen werden.

Der Block Arbeitgeberkosten (informativ) wird auf dem Bildschirm immer angezeigt, sobald er eine Zeile enthält. Auf dem PDF hängt er von der Einstellung Arbeitgeberbeiträge auf den PDFs anzeigen ab: siehe Lohn einrichten.

Status und Validierung

  • Entwurf: der Status jeder neuen Abrechnung. Sie wird automatisch neu berechnet, wenn sich das Mitarbeiterdossier oder die Lohneinstellungen ändern, sofern sie den laufenden oder einen kommenden Monat betrifft. Die Person sieht sie nicht in ihrem Bereich, und sie zählt nicht für den Lohnausweis.
  • Validiert: Die Abrechnung ist festgeschrieben, es erfolgt keine automatische Neuberechnung mehr. Sie erscheint im Mitarbeiterbereich und zählt für den Lohnausweis.

Den Wechsel von einem Status zum anderen nehmen Sie auf der Abrechnung selbst vor:

  • Weitere AktionenValidieren schreibt die Abrechnung fest, ohne sie zu senden. Senden validiert sie ebenfalls.
  • Weitere AktionenValidierung aufheben setzt sie wieder auf Entwurf zurück. Der Grund ist obligatorisch, und ein bereits erfolgter Versand bleibt nachvollziehbar.
  • Weitere AktionenBearbeiten setzt eine validierte Abrechnung ebenfalls auf Entwurf zurück und löscht ihre Versandmarkierung: Sie muss dann erneut gesendet werden.

Mit den Filtern der Liste (Mitarbeiter, Jahr, Monat, Status) finden Sie die zu bearbeitenden Abrechnungen. Der Versand ist kein eigener Status: Eine gesendete Abrechnung ist eine validierte Abrechnung, und die Schaltfläche Erneut senden zeigt an, dass sie bereits versendet wurde. Der im Filter angebotene Status Gemeldet wird derzeit keiner Abrechnung zugewiesen. Jede Validierung, jede Aufhebung der Validierung und jede Änderung wird mit Datum, Grund und geänderten Werten in der Änderungshistorie am Ende der Abrechnung festgehalten.

Bearbeiten, duplizieren oder löschen

  • Bearbeiten öffnet dasselbe Fenster wie bei der Erstellung. Schliessen Sie mit Änderungen speichern ab.
  • Duplizieren erstellt eine Kopie für den Monat und das Jahr Ihrer Wahl, wobei der Folgemonat vorgeschlagen wird. Die Kopie ist ein für ihren Monat neu berechneter Entwurf mit denselben variablen Elementen.
  • Löschen entfernt die Abrechnung, ihre Zeilen, ihr PDF und ihre Historie, auch wenn sie validiert oder gesendet ist. Kreuzen Sie in der Liste mehrere Zeilen an, damit Auswahl löschen erscheint.

Einen bereits ausbezahlten Monat korrigieren

Wenn Sie die bereits ausgestellte Abrechnung eines vergangenen Monats ändern (validiert, gesendet oder mit einer Zahlung abgeglichen), öffnet sich beim Speichern das Fenster Rückwirkende Korrektur. Es bietet an, die Nettodifferenz auf den Folgemonat zu übertragen.

  1. Kontrollieren Sie den Abschnitt Vorgenommene Änderungen.
  2. Ändert sich der Nettolohn, lassen Sie Korrektur auf der nächsten Abrechnung angekreuzt, um die Zeile hinzuzufügen, deren Betrag angezeigt wird.
  3. Geben Sie den Grund der Änderung an (obligatorisch).
  4. Klicken Sie auf Bestätigen und speichern.

Sprache der Abrechnung

Jede Person kann ihre Abrechnung in ihrer eigenen Sprache erhalten. Die Auswahl erfolgt im Mitarbeiterdossier, Karte Zahlung und VersandWeitere OptionenSprache der Lohnabrechnung: Französisch, Deutsch, Englisch oder Italienisch. Mit Standard (Sprache des Kontos) folgt die Abrechnung der Kontosprache der Inhaberin oder des Inhabers des Unternehmens.

  • Positionsbezeichnungen (Grundlohn, AHV/IV/EO, Quellensteuer, Absenzen …) werden übersetzt.
  • PDF und Versand-E-Mail verwenden dieselbe Sprache.
  • Die Ansicht in der App, im Mitarbeiterbereich und über die öffentliche API bleibt identisch mit dem PDF.

Verteilung

Pro Abrechnung können Sie:

  • PDF herunterladen, um die Abrechnung intern abzulegen. Das PDF eines Entwurfs trägt keinen Entwurfsvermerk.
  • Senden, um die Abrechnung per E-Mail an die Person zu schicken, das PDF im Anhang. Ein Entwurf wechselt dabei zu Validiert, und die Schaltfläche wird zu Erneut senden. Ohne E-Mail-Adresse im Mitarbeiterdossier wird der Versand abgelehnt.

In der Abrechnungsliste:

  • Alle herunterladen erscheint, sobald ein Monat gefiltert ist; filtern Sie auch das Jahr. Die Schaltfläche erzeugt ein einziges PDF (zum Beispiel lohnabrechnungen-2026-03.pdf) mit allen Abrechnungen des Monats, Entwürfe eingeschlossen, unabhängig von den übrigen Filtern. Auf Ihrer Seite gibt es kein ZIP-Archiv: Nur die Person selbst hat eines, in ihrem Bereich.
  • ExportierenCSV exportieren oder JSON exportieren: die angezeigten Abrechnungen entsprechend den Filtern, mit ihren Beträgen, ihrem Status und ihren variablen Elementen.

Ist Automatischer Versand im Mitarbeiterdossier aktiviert, sendet Bill Alps jeden Monat am Versandtag die Abrechnung des laufenden Monats. Existiert sie nicht, erstellt Bill Alps sie zuerst, mit dem Kanton des Firmensitzes und ohne feste Positionen oder variable Elemente; bei Mitarbeitenden im Stundenlohn wartet Bill Alps, bis die Abrechnung existiert. Bei einem Fehlschlag, zum Beispiel wenn das Kontingent erreicht ist, erscheint keine Warnung: Kontrollieren Sie die Liste an diesem Tag.

Löhne auszahlen

Bill Alps erzeugt keine Zahlungsdatei: Führen Sie die Überweisungen in Ihrem E-Banking aus, mit dem Nettolohn und der IBAN, die auf der Abrechnung gedruckt sind. Sobald die Überweisung in Ihrem Kontoauszug gefunden und abgeglichen ist, erscheint auf der Abrechnung das Badge Bezahlt am.

Am Jahresende speisen die validierten Abrechnungen die Jahresübersicht und den XML-Export: siehe Lohnausweis vorbereiten.