Générer une fiche de salaire ou un lot

Une fois vos employés créés, la production mensuelle des fiches de salaire prend moins d'une minute. Bill Alps calcule automatiquement les cotisations sociales (AVS/AI/APG, AC, LPP, AANP, IJM), l'impôt à la source et les allocations familiales.

Option A : fiche individuelle

1. Ouvrez le menu Fiches de salaire.
2. Cliquez sur Nouvelle fiche.
3. Choisissez l'employé (Sélectionner un employé), le Mois et l'Année.
4. Vérifiez le Canton, celui de l'impôt à la source : Bill Alps propose le domicile pour un résident suisse, sinon le canton de travail.
5. Pour un employé payé à l'heure, saisissez les Heures travaillées. Bill Alps indique dessous ce qu'il fera des jours fériés du mois selon le mode choisi sur la fiche employé : jours payés, pourcentage ou rien.
6. Ajoutez éventuellement des Éléments variables (voir plus bas).
7. Cliquez sur Créer la fiche. Elle s'ouvre avec son détail et le statut Brouillon.

Option B : création groupée

Quand tous vos salariés ont un salaire stable, la génération groupée est la plus rapide :

1. Depuis la liste des fiches, cliquez sur Création groupée.
2. Cochez les employés sous Sélectionner les employés, ou Tout sélectionner.
3. Choisissez la Période de début et la Période de fin : le même mois pour un lot mensuel. Sur plusieurs mois, Bill Alps crée une fiche par employé et par mois.
4. Choisissez le Canton (le siège est proposé).
5. Cliquez sur Créer les fiches. Toutes les fiches sont créées en Brouillon.
6. Ouvrez celles à ajuster avec Modifier, puis validez ou envoyez chaque fiche : il n'y a ni validation ni envoi groupés.

Certaines fiches peuvent ne pas être créées. Le message final les compte, avec le motif :

• le quota mensuel de votre plan est atteint ;
• une fiche existe déjà pour cet employé et ce mois ;
• le mois est hors de la période d'emploi ;
• l'employé est payé à l'heure : créez sa fiche individuellement pour saisir ses heures.

Éléments variables et montants modifiés

La fenêtre de création et la fenêtre Modifier la fiche de salaire partagent le même tableau.

• Ajouter un élément crée une ligne : Type (Heures sup., Prime, Commission, Autre, Retenue ou Absence), Libellé et Montant.
• Les interrupteurs Charges et IS indiquent si la ligne entre dans la base des charges sociales et de l'impôt à la source. Ils sont activés par défaut : désactivez-les selon la nature du montant. Pour une Absence, le motif choisi les règle.
• Une Retenue est déduite du net, sans toucher au brut ni aux cotisations.
• Les lignes fixes de la fiche employé sont déjà présentes. Les absences déclarées apparaissent sous Proposés automatiquement : vérifiez-les, modifiez-les ou cliquez sur Retirer les propositions. Voir Déclarer une absence.
• Modifier les montants calculés remplace un montant automatique : AVS/AI/APG, AC (chômage), LPP, AANP, IJM, Impôt à la source ou Allocations familiales. La ligne porte ensuite le badge modifié.
• Période rémunérée (rappel) rattache un montant à la période qu'il rémunère. Sur une fiche d'un mois postérieur à la date de fin, chaque ligne de revenu doit l'indiquer : Bill Alps n'y ajoute ni salaire, ni 13e salaire, ni allocations familiales.

Contrôle avant envoi

• Le Total brut correspond à la somme attendue.
• Les Déductions (part employé) sont cohérentes avec les mois précédents.
• L'Impôt à la source est appliqué uniquement aux employés soumis : le barème, le taux et le montant sont affichés, sinon le motif de non-application.
• Le Salaire net correspond au montant que vous allez virer.

Le bloc Coût employeur (informatif) s'affiche toujours à l'écran dès qu'il contient une ligne. Sur le PDF, il dépend du réglage Afficher les charges patronales sur les PDF : voir Paramétrer la paie.

Statuts et validation

• Brouillon : l'état de toute nouvelle fiche. Elle se recalcule toute seule quand la fiche employé ou les réglages de paie changent, si elle porte sur le mois en cours ou un mois à venir. L'employé ne la voit pas dans son espace et elle ne compte pas pour le certificat de salaire.
• Validée : la fiche est figée, plus aucun recalcul automatique. Elle apparaît dans l'espace employé et compte pour le certificat de salaire.

Le passage d'un statut à l'autre se fait depuis la fiche :

• Plus d'actionsValider fige la fiche sans l'envoyer. Envoyer la valide aussi.
• Plus d'actionsDévalider la remet en brouillon. Le Motif est obligatoire et l'envoi déjà effectué reste tracé.
• Plus d'actionsModifier remet aussi une fiche validée en brouillon, et efface sa marque d'envoi : il faudra l'envoyer de nouveau.

Les filtres de la liste (employé, année, mois, statut) retrouvent les fiches à traiter. L'envoi n'est pas un statut à part : une fiche envoyée est une fiche validée, et le bouton Renvoyer indique qu'elle est déjà partie. Le statut Déclarée proposé par le filtre n'est attribué à aucune fiche pour le moment. Chaque validation, dévalidation et modification s'inscrit avec sa date, son motif et les valeurs changées dans l'Historique des modifications, en bas de la fiche.

Modifier, dupliquer ou supprimer

• Modifier ouvre la même fenêtre qu'à la création. Terminez par Enregistrer les modifications.
• Dupliquer crée une copie pour le Mois et l'Année de votre choix, le mois suivant étant proposé. La copie est un brouillon recalculé pour son mois, avec les mêmes éléments variables.
• Supprimer efface la fiche, ses lignes, son PDF et son historique, même si elle est validée ou envoyée. Dans la liste, cochez plusieurs lignes pour faire apparaître Supprimer la sélection.

Corriger un mois déjà versé

Modifier une fiche d'un mois passé déjà émise (validée, envoyée ou rapprochée d'un paiement) ouvre, à l'enregistrement, la fenêtre Correction rétroactive. Elle propose de reporter la différence de net sur le mois suivant.

1. Contrôlez les Modifications apportées.
2. Si le net change, laissez cochée la Correction sur la prochaine fiche pour ajouter la ligne, dont le montant s'affiche.
3. Indiquez la Raison de la modification, obligatoire.
4. Cliquez sur Confirmer et enregistrer.

Langue de la fiche

Chaque employé peut recevoir sa fiche dans sa propre langue. Le choix se fait sur la fiche employé, carte Paiement et envoiPlus d'optionsLangue de la fiche de salaire : français, allemand, anglais ou italien. Avec Par défaut (langue du compte), la fiche suit la langue du compte du propriétaire de l'entreprise.

• Les libellés des lignes (salaire de base, AVS/AI/APG, impôt à la source, absences…) sont traduits.
• Le PDF et l'e-mail d'envoi reprennent la même langue.
• La fiche affichée dans l'application, dans l'espace employé et via l'API publique reste identique au PDF.

Distribution

Depuis chaque fiche, vous pouvez :

• Télécharger PDF pour le classement interne. Le PDF d'un brouillon ne porte aucune mention de brouillon.
• Envoyer la fiche par e-mail à l'employé, PDF en pièce jointe. Un brouillon passe alors en Validée et le bouton devient Renvoyer. Sans adresse e-mail sur la fiche employé, l'envoi est refusé.

Depuis la liste des fiches :

• Tout télécharger apparaît quand un mois est filtré ; filtrez aussi l'année. Le bouton produit un seul PDF (fiches-de-salaire-2026-03.pdf par exemple) avec toutes les fiches du mois, brouillons compris, quels que soient les autres filtres. Il n'y a pas d'archive ZIP de votre côté : seul l'employé en dispose, dans son espace.
• ExporterExporter CSV ou Exporter JSON : les fiches affichées, selon les filtres, avec leurs montants, leur statut et leurs éléments variables.

Si Envoi automatique est activé sur la fiche employé, Bill Alps envoie chaque mois, au Jour d’envoi, la fiche du mois en cours. Si elle n'existe pas, il la crée d'abord, avec le canton du siège et sans lignes fixes ni éléments variables ; pour un employé payé à l'heure, il attend que la fiche existe. Aucune alerte n'apparaît en cas d'échec, par exemple si le quota est atteint : contrôlez la liste ce jour-là.

Verser les salaires

Bill Alps ne génère pas de fichier de paiement : effectuez les virements depuis votre e-banking, avec le Salaire net et l'IBAN imprimés sur la fiche. Une fois le virement retrouvé dans votre relevé et rapproché, le badge Payé le s'affiche sur la fiche.

En fin d'année, les fiches validées alimentent le récapitulatif annuel et l'export XML : voir Préparer le certificat de salaire.