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Rapprochement bancaire

Reliez chaque écriture bancaire à la facture, à la dépense ou au salaire qu'elle règle, pour tenir vos statuts de paiement à jour.

Comptabilité7 min de lecture
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Le rapprochement bancaire consiste à relier chaque ligne de votre relevé au document qu'elle règle. Bill Alps compare vos écritures à vos factures, dépenses et fiches de salaire, applique ce qui est certain et vous laisse trancher le reste. Vos documents passent ainsi à payés, à la date de l'écriture bancaire.

1. Ce que Bill Alps compare

Le rapprochement se lance après chaque import de relevé. Il ne considère que les documents encore ouverts, dans la même devise que l'écriture :

  • Une entrée d'argent est comparée aux factures Prête, Envoyée ou En retard. Un brouillon ou une facture annulée n'est jamais proposé.
  • Une sortie d'argent est comparée aux pièces À payer de la page Dépenses, tous types confondus, et aux fiches de salaire sans date de paiement, en CHF uniquement.

Un document déjà marqué comme payé à la main n'est plus proposé. Une écriture d'annulation signalée par la banque dans un fichier camt n'est jamais rapprochée.

2. Les trois niveaux de correspondance

  • Correspondances certaines : appliquées automatiquement. Une facture est reconnue par sa référence QR ou son numéro, avec le bon montant. Une dépense l'est par sa référence de paiement QR ou RF, même si le montant diffère, ou par l'IBAN du fournisseur ou le numéro du document, avec le bon montant. Un salaire l'est par l'IBAN de l'employé, ou par son nom et le montant net autour du mois de salaire.
  • Correspondances probables : à vérifier. Même montant et nom du client ou du fournisseur, somme de deux ou trois factures d'un même client (Somme de factures), référence ou numéro de facture exact avec un autre montant (Montant partiel), ou deuxième paiement pour le même document (Paiement en double ?).
  • Correspondances possibles : à vérifier avec soin. Seuls le montant et la période concordent. Plusieurs candidats signale que d'autres documents ont le même montant, Seul candidat qu'il n'y en a qu'un.

Le montant doit correspondre à 5 centimes près pour une facture ou une dépense, et à 1 franc près pour un salaire net. La période va de 5 jours avant la date du document à 90 jours après l'échéance pour une facture, et à 60 jours après l'échéance pour une dépense (120 jours après la date du document si elle n'a pas d'échéance). Pour un salaire, elle va du mois précédent au mois suivant.

3. Vérifier les propositions

  1. Ouvrez ComptabilitéBanque, onglet Rapprochement, ou cliquez sur Vérifier les propositions à la fin d'un import.
  2. Dans À vérifier, comparez l'écriture, à gauche, au document proposé, à droite. Les badges indiquent les raisons de la proposition.
  3. Cliquez sur Accepter si le document est le bon, sur Rejeter sinon.

Quand un groupe de correspondances certaines ou probables contient plusieurs lignes, Tout accepter les valide d'un coup. Ce bouton n'existe pas pour les correspondances possibles : vérifiez-les une à une. Une association rejetée n'est plus proposée, et l'écriture comme le document restent libres.

La page affiche l'année civile où se termine la période choisie. Les rapprochements déjà appliqués, automatiques ou non, se trouvent sous Rapprochés. Une correspondance certaine ne reste à vérifier que si elle n'a pas pu être appliquée, par exemple quand la personne qui a importé le relevé n'a pas l'accès en Écriture au module du document.

4. Ce qui change sur le document

  • Facture : elle passe à Payée, à la date de l'écriture bancaire. Une facture Prête est aussi considérée comme envoyée.
  • Dépense : elle passe à Payée, avec la date de l'écriture comme date de paiement.
  • Fiche de salaire : elle affiche Payé le suivi de la date de l'écriture.
  • Écriture : un badge à côté du libellé indique le document relié. Survolez-le pour lire le détail.

5. Traiter une écriture sans proposition

Si vous connaissez le document concerné, reliez-le à la main :

  1. Dans l'onglet Écritures, cliquez sur la ligne.
  2. Dans Modifier l'écriture, cliquez sur Rapprocher….
  3. Choisissez Facture, Pièce justificative ou Salaire, puis recherchez par numéro, nom ou montant. Sans recherche, les documents ouverts les plus récents s'affichent.
  4. Cliquez sur le document. Le rapprochement s'applique tout de suite, sans confirmation.

Le document doit être ouvert et dans la même devise que l'écriture. Le montant n'est pas contrôlé : vérifiez-le avant de cliquer. Seuls s'affichent les types de documents dont le module est actif et pour lesquels vous avez l'accès en Écriture. Dans la liste Rapprochés, ce rapprochement porte la mention Lien manuel.

Si le document n'existe pas encore, créez-le, puis cliquez sur Relancer le rapprochement dans l'onglet Rapprochement. Bill Alps réexamine les écritures de l'année affichée qui n'ont pas de lien actif, applique les correspondances certaines et ajoute les autres à vérifier.

Une écriture sans document à relier, comme des frais bancaires ou un virement entre vos comptes, peut rester sans lien. Ajoutez-lui un commentaire ou une couleur pour vous y retrouver. Pour son traitement comptable, demandez à votre fiduciaire.

6. Annuler un rapprochement

  1. Ouvrez l'onglet Rapprochement, puis Rapprochés.
  2. Sur la ligne concernée, cliquez sur Délier. Le même bouton se trouve dans Modifier l'écriture.
  • La facture reprend son statut précédent. Une facture Envoyée dont l'échéance est passée revient En retard.
  • La dépense repasse À payer, et la fiche de salaire perd sa date de paiement.
  • Si une écriture réglait plusieurs factures, elles sont toutes déliées ensemble.
  • Si vous avez changé entre-temps le statut du document à la main, Bill Alps ne le touche pas.

Pour relancer les factures restées impayées, suivez le guide sur le suivi des paiements et les relances.