Suivre les paiements et les relances

Une fois émise, une facture passe par plusieurs statuts. Ce guide explique ce que chacun signifie et ce que vous pouvez faire à chaque étape : enregistrer un paiement, relancer un client en retard, corriger ou annuler une facture. Vous envoyez les rappels d'un clic ou, sur les plans Équipe et Business, Bill Alps les envoie pour vous si vous l'activez.

1. Comprendre les statuts

• Brouillon : en préparation, librement modifiable. Le bouton Finaliser la fait passer à Prête.
• Prête : finalisée, pas encore transmise. Envoyer par email ou Marquer comme envoyée la font passer à Envoyée.
• Envoyée : transmise au client. Marquer payée la fait passer à Payée.
• En retard : envoyée et arrivée à échéance. La liste indique le nombre de jours, par exemple En retard (5j). Vous pouvez envoyer un rappel ou la marquer payée.
• Payée : réglée. Le paiement manuel peut être annulé.
• Annulée : retirée du circuit. Le bouton Rouvrir la remet en Brouillon.

Les autres actions se trouvent dans le menu Plus d'actions, l'icône à trois points en haut de la page de la facture.

2. Retrouver une facture

Le menu Factures liste les factures de la période choisie, selon leur date d'émission. Par défaut, c'est l'exercice en cours : si une facture semble manquer, vérifiez d'abord la période. Le sélecteur en haut à droite propose Exercice, Semestre, Trimestre, Mois et Personnalisé.

Le champ Rechercher par numéro, client… filtre la liste. Il n'y a pas de filtre par statut : cliquez sur l'en-tête Statut ou Date d'échéance pour trier la liste et regrouper vos factures en retard.

3. Enregistrer un paiement

1. Ouvrez la facture, au statut Envoyée ou En retard.
2. Cliquez sur Marquer payée. La facture passe aussitôt à Payée.

La date de paiement enregistrée est celle du jour du clic : elle ne se choisit pas. Elle figure dans l'export CSV, colonne Date de paiement. Une facture Prête ne se marque pas directement payée : cliquez d'abord sur Marquer comme envoyée.

En cas d'erreur, ouvrez Plus d'actionsAnnuler le paiement manuel. La facture revient au statut qu'elle avait avant le paiement, ou à En retard si l'échéance est passée entre-temps.

4. Envoyer un rappel

1. Ouvrez une facture au statut En retard.
2. Cliquez sur Envoyer un rappel. Une fenêtre affiche l'expéditeur, le destinataire, l'objet, le texte et la pièce jointe.
3. Confirmez avec Envoyer le rappel.

• Sans les rappels automatiques, rien ne part sans votre clic, et Bill Alps ne vous envoie pas d'alerte de retard. Consultez régulièrement la liste des factures et le Total impayé du Dashboard.
• Vous pouvez envoyer autant de rappels que nécessaire, sans délai minimum. Ils sont numérotés dans l'objet du message : Rappel 1, Rappel 2, et ainsi de suite.
• Le texte est rédigé dans la langue de la facture et n'est pas modifiable. Le message joint le même PDF, sans frais de rappel ni intérêts.
• La facture doit être En retard et le client doit avoir une adresse dans le champ E-mail de sa fiche.
• Les rappels manuels sont disponibles sur tous les plans.

5. Activer les rappels automatiques

1. Ouvrez Ma société, onglet Facturation. Ce réglage est réservé au propriétaire et aux administrateurs.
2. Activez Envoyer les rappels automatiquement. Le réglage s'enregistre aussitôt.
3. Choisissez le Rythme : Souple (14, 30 et 45 jours après l'échéance), Standard (7, 21 et 35 jours, le réglage par défaut) ou Soutenu (3, 10 et 20 jours).
4. Relisez le texte de chaque rappel dans Aperçu des messages.

• Les rappels partent du lundi au vendredi en matinée, dans la langue de la facture, avec le PDF et le QR en pièce jointe. Leur texte est celui des rappels manuels.
• Une facture reçoit 3 rappels au maximum, rappels manuels compris, avec au moins 7 jours entre deux messages, envoi de la facture compris.
• Seules les factures échues à partir du jour de l'activation sont relancées, jusqu'à 60 jours après l'échéance. Désactiver puis réactiver remet cette date à zéro.
• Aucune relance pour une facture importée, une facture à zéro, une facture en pause, un client exclu ou sans e-mail, ni quand un rapprochement bancaire attend votre validation.
• Le propriétaire du compte reçoit un récapitulatif par e-mail les jours où des rappels partent ou échouent.
• Les réponses de vos clients arrivent à l'adresse indiquée sur la carte : celle de Ma société ou, à défaut, celle du propriétaire.

Sur la page d'une facture ouverte, la carte Rappels montre ce qui est parti, avec le numéro, la date et l'origine Automatique ou Manuel, puis la date du prochain rappel ou la raison pour laquelle rien n'est prévu. Pour suspendre une seule facture, activez Mettre les rappels automatiques en pause sur cette carte.

Pour exclure un client, ouvrez sa fiche, activez Ne pas relancer automatiquement et enregistrez. Vous pouvez toujours lui envoyer un rappel depuis la facture.

6. Modifier une facture émise

1. Ouvrez Plus d'actionsModifier.
2. Faites vos changements, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Si la facture n'est plus en brouillon et que son contenu change, la fenêtre Raison de la modification s'ouvre. Saisissez la raison et cliquez sur Confirmer et enregistrer.

Le PDF est recréé au prochain téléchargement ou envoi. Le client n'est pas prévenu : transmettez-lui vous-même la nouvelle version.

Si le module Comptabilité est actif, le Compte par défaut et le Compte de chaque ligne se corrigent à tout moment, même sur une facture Payée. Cette correction ne demande pas de raison et ne change pas le PDF.

7. Annuler, rouvrir ou supprimer

Plus d'actionsAnnuler fait passer la facture à Annulée, immédiatement et sans confirmation. L'action est proposée aux statuts Brouillon, Prête, Envoyée et En retard : une facture Payée demande d'abord d'annuler son paiement. Le client n'est pas prévenu, et Bill Alps ne crée pas de note de crédit.

Rouvrir remet une facture annulée en Brouillon, avec le même numéro. Ses dates de finalisation, d'envoi et de paiement sont effacées, et le compteur de rappels repart à zéro. Il faut ensuite la finaliser à nouveau.

8. Dupliquer, supprimer en lot et exporter

• Dupliquer : dans Plus d'actions, ou avec l'icône de copie dans la liste. Vous obtenez un nouveau brouillon, avec un nouveau numéro, daté du jour et à échéance dans 30 jours. La copie compte dans le quota mensuel de factures.
• Suppression en lot : cochez des lignes dans la liste, ou la case d'en-tête pour toutes les lignes affichées, puis cliquez sur Supprimer la sélection (3), avec le nombre de factures cochées. C'est la seule action en lot.
• Exporter : choisissez Exporter CSV ou Exporter JSON. L'export contient les factures affichées, selon la période et la recherche. Le CSV compte une ligne par ligne de facture.

9. PDF et QR-facture

Télécharger PDF est proposé aux statuts Prête, Envoyée, En retard et Payée. La QR-facture fait partie de ce PDF : l'application ne propose pas de téléchargement séparé du bulletin. Si vous avez besoin du bulletin seul, l'API le fournit sur le plan Business, voir Facturer par l'API.

Pour automatiser vos factures régulières, passez au guide Créer une facture récurrente.