La récurrence sert à tous les modèles d'affaires basés sur un abonnement ou un forfait : hébergement, maintenance, coaching, mandat comptable… Une fois configurée, la facture est générée automatiquement à la fréquence choisie.
1. Créer un modèle récurrent
- Ouvrez le menu Factures récurrentes.
- Cliquez sur Nouvelle facture récurrente.
- Donnez-lui au besoin un Nom (optionnel), sélectionnez le Client et remplissez les Lignes comme pour une facture classique. Le taux de TVA de chaque ligne part de 0% : choisissez le bon.
2. Choisir la cadence
Les fréquences disponibles :
- Hebdomadaire : services livrés chaque semaine.
- Mensuelle : la plus courante (abonnements, loyers, maintenance).
- Trimestrielle : honoraires, cotisations.
- Tous les 6 mois : mandats d'expertise récurrents.
- Annuelle : licences, contrats et renouvellements.
Renseignez aussi le Jour du mois des factures suivantes (si le mois compte moins de jours, c'est le dernier jour) et l'Échéance (jours), 30 par défaut : le nombre de jours entre l'émission et l'échéance de chaque facture.
3. Date de début et de fin
- Première date d'émission : date de la première émission. Si la date est aujourd'hui ou dans le passé, la première facture est générée dès l'enregistrement. Si elle est dans le futur, la facture est générée le matin de cette date. La facture porte toujours la date du jour où elle est générée.
- Règle de fin : Pas de fin (la récurrence continue jusqu'à ce que vous la mettiez en pause ou la supprimiez), Jusqu'à une date ou Après N factures. Une fois la règle atteinte, la récurrence passe au statut Terminée.
Cliquez sur Enregistrer en bas du formulaire : la récurrence apparaît dans la liste au statut Active.
4. Piloter la récurrence
Depuis la liste des récurrences, chaque ligne indique la prochaine date d'émission. Trois actions sont disponibles :
- Mettre en pause : suspend temporairement les émissions, sans supprimer le modèle.
- Reprendre : relance les émissions à la prochaine date planifiée. Les émissions manquées pendant la pause ne sont pas rattrapées.
- Supprimer : supprime définitivement la récurrence, après confirmation. Les factures déjà générées restent dans Factures.
Ces actions sont des icônes en bout de ligne : survolez-les pour voir leur nom. La liste indique aussi la Prochaine exécution, le nombre d'Exécutions, l'Envoi auto et le Statut.
Pour modifier une récurrence, cliquez sur sa ligne. Vos changements s'appliquent aux factures suivantes, pas à celles déjà générées. La prochaine date déjà planifiée ne bouge pas : une nouvelle fréquence s'applique à partir de la date d'après, et changer la Première date d'émission n'a plus d'effet après la création. Pour déplacer la prochaine date, supprimez la récurrence et recréez-la.
Les factures générées se suivent ensuite comme les autres : voir le guide Suivre les paiements et les relances.