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Wiederkehrende Rechnung erstellen

Abonnemente, Monatspauschalen, Jahresmandate: einmal einrichten, Bill Alps stellt im richtigen Rhythmus aus.

Rechnungswesen6 Min. Lesezeit
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Wiederkehrende Rechnungen eignen sich für alle Geschäftsmodelle, die auf einem Abonnement oder einer Pauschale beruhen: Hosting, Wartung, Coaching, Buchhaltungsmandat… Nach der Einrichtung wird die Rechnung automatisch in der gewählten Häufigkeit erstellt.

1. Wiederkehrende Vorlage erstellen

  1. Öffnen Sie das Menü Wiederkehrende Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf Neue wiederkehrende Rechnung.
  3. Geben Sie ihr bei Bedarf unter Name (optional) einen Namen, wählen Sie den Kunden unter Kunde aus und füllen Sie die Positionen wie bei einer klassischen Rechnung aus. Der MWST-Satz jeder Position beginnt bei 0 %: Wählen Sie den richtigen.

2. Intervall wählen

Verfügbare Häufigkeiten:

  • Wöchentlich: Leistungen, die jede Woche erbracht werden.
  • Monatlich: am häufigsten (Abonnemente, Mieten, Wartung).
  • Vierteljährlich: Honorare, Beiträge.
  • Alle 6 Monate: wiederkehrende Expertisemandate.
  • Jährlich: Lizenzen, Verträge und Verlängerungen.

Tragen Sie ausserdem den Tag im Monat der folgenden Rechnungen ein (hat der Monat weniger Tage, gilt der letzte Tag) und Fällig in (Tagen), standardmässig 30: die Anzahl Tage zwischen Ausstellung und Fälligkeit jeder Rechnung.

3. Start- und Enddatum

  • Erstes Ausstellungsdatum: Datum der ersten Ausstellung. Liegt es heute oder in der Vergangenheit, wird die erste Rechnung sofort beim Speichern erstellt. Liegt es in der Zukunft, wird die Rechnung am Morgen dieses Datums erstellt. Die Rechnung trägt immer das Datum des Tages, an dem sie erstellt wird.
  • Endbedingung: Kein Ende (die Wiederholung läuft weiter, bis Sie sie pausieren oder löschen), Bis Datum oder Nach N Rechnungen. Sobald die Bedingung erreicht ist, wechselt die Wiederholung in den Status Beendet.

Klicken Sie unten im Formular auf Speichern: Die Wiederholung erscheint in der Liste im Status Aktiv.

4. Wiederholung steuern

In der Liste der Wiederholungen zeigt jede Zeile das nächste Ausstellungsdatum. Drei Aktionen sind möglich:

  • Pausieren: unterbricht die Ausstellungen vorübergehend, ohne die Vorlage zu löschen.
  • Fortsetzen: nimmt die Ausstellungen zum nächsten geplanten Datum wieder auf. Die während der Pause verpassten Ausstellungen werden nicht nachgeholt.
  • Löschen: löscht die Wiederholung nach Bestätigung endgültig. Die bereits erstellten Rechnungen bleiben unter Rechnungen erhalten.

Diese Aktionen sind Symbole am Zeilenende: Fahren Sie mit der Maus darüber, um ihren Namen zu sehen. Die Liste enthält ausserdem die Spalten Nächster Lauf, Läufe (Anzahl), Auto-Versand und Status.

Um eine Wiederholung zu ändern, klicken Sie auf ihre Zeile. Ihre Änderungen gelten für die folgenden Rechnungen, nicht für die bereits erstellten. Das bereits geplante nächste Datum ändert sich nicht: Eine neue Häufigkeit gilt ab dem darauffolgenden Datum, und eine Änderung des Felds Erstes Ausstellungsdatum hat nach dem Anlegen keine Wirkung mehr. Um das nächste Datum zu verschieben, löschen Sie die Wiederholung und legen Sie sie neu an.

Die erstellten Rechnungen verfolgen Sie danach wie alle anderen: Siehe die Anleitung Zahlungen und Mahnungen verfolgen.