La ricorrenza serve per tutti i modelli di business basati su un abbonamento o un forfait: hosting, manutenzione, coaching, mandato contabile… Una volta configurata, la fattura viene generata automaticamente alla frequenza scelta.
1. Creare un modello ricorrente
- Apri il menu Fatture ricorrenti.
- Clicca su Nuova fattura ricorrente.
- Assegna eventualmente un Nome (opzionale), seleziona il Cliente e compila le Righe come per una fattura classica. L'aliquota IVA di ogni riga parte da 0%: scegli quella giusta.
2. Scegliere la cadenza
Le frequenze disponibili:
- Settimanale: servizi consegnati ogni settimana.
- Mensile: la più comune (abbonamenti, affitti, manutenzione).
- Trimestrale: onorari, contributi.
- Ogni 6 mesi: mandati di perizia ricorrenti.
- Annuale: licenze, contratti e rinnovi.
Compila anche il Giorno del mese delle fatture successive (se il mese ha meno giorni, si usa l'ultimo giorno) e la Scadenza (giorni), 30 per impostazione predefinita: il numero di giorni tra l'emissione e la scadenza di ogni fattura.
3. Data di inizio e di fine
- Prima data di emissione: data della prima emissione. Se la data è oggi o nel passato, la prima fattura viene generata subito al salvataggio. Se è nel futuro, la fattura viene generata la mattina di quella data. La fattura porta sempre la data del giorno in cui viene generata.
- Regola di fine: Nessuna fine (la ricorrenza continua finché non la metti in pausa o non la elimini), Fino a una data oppure Dopo N fatture. Una volta raggiunta la regola, la ricorrenza passa allo stato Terminata.
Clicca su Salva in fondo al modulo: la ricorrenza compare nell'elenco con lo stato Attiva.
4. Gestire la ricorrenza
Dall'elenco delle ricorrenze, ogni riga indica la prossima data di emissione. Sono disponibili tre azioni:
- Metti in pausa: sospende temporaneamente le emissioni, senza eliminare il modello.
- Riprendi: riavvia le emissioni alla prossima data pianificata. Le emissioni mancate durante la pausa non vengono recuperate.
- Elimina: elimina definitivamente la ricorrenza, dopo conferma. Le fatture già generate restano in Fatture.
Queste azioni sono icone a fine riga: passaci sopra con il mouse per vederne il nome. L'elenco indica anche la Prossima esecuzione, il numero di Esecuzioni, l'Invio auto e lo Stato.
Per modificare una ricorrenza, clicca sulla sua riga. Le modifiche si applicano alle fatture successive, non a quelle già generate. La prossima data già pianificata non si sposta: una nuova frequenza si applica a partire dalla data successiva e cambiare la Prima data di emissione non ha più effetto dopo la creazione. Per spostare la prossima data, elimina la ricorrenza e ricreala.
Le fatture generate si seguono poi come le altre: vedi la guida Seguire pagamenti e solleciti.