Vous changez de logiciel de facturation ? Cet import, que l'application appelle une reprise, récupère les factures que vous avez déjà émises, à partir de leurs fichiers PDF ou images. Vous retrouvez dans Bill Alps vos clients, votre historique et les factures encore à encaisser, sans tout ressaisir. Aucun e-mail n'est envoyé à vos clients pendant l'opération.
1. Déposer les fichiers
- Ouvrez FacturationFactures, puis cliquez sur Importer des factures en haut à droite. Ce bouton est réservé aux membres autorisés à modifier la facturation.
- Glissez vos fichiers dans la zone prévue ou cliquez sur Choisir des fichiers.
- Cliquez sur Lancer l'analyse.
Préparez une facture par fichier, au format PDF, PNG, JPG ou WebP, avec 10 Mo au plus par fichier. Vous pouvez envoyer 200 fichiers à la fois (moins si votre quota restant est plus bas) et une reprise contient 1'000 documents au maximum. Un fichier déjà importé ou déjà présent dans la reprise en cours est ignoré, même renommé, car Bill Alps compare son contenu.
2. Suivre la lecture par l'IA
L'écran Analyse montre chaque document et son état : En file, En lecture, Lu, Écarté ou Échec. La lecture continue sur nos serveurs : vous pouvez quitter la page et revenir plus tard. En cas d'échec, cliquez sur Réessayer à côté du document.
L'IA relève sur chaque document vos coordonnées (adresse, IDE, N° TVA, téléphone, e-mail, site web, IBAN), celles du client, le numéro, les dates, la devise, les conditions de paiement, la référence de paiement, une éventuelle mention de paiement, les lignes, le rabais, les frais de port, la TVA et le total imprimés. Les textes restent dans la langue du document. Si les prix sont TTC, ils sont convertis en HT.
Documents écartés
Seules les factures que vous avez émises sont reprises. Les autres documents passent à l'état Écarté, avec la raison :
- Note de crédit, Devis ou offre et Rappel de paiement : ces documents ne deviennent pas des factures.
- Plusieurs factures dans un même fichier : séparez-les, un fichier par facture, puis ajoutez-les à nouveau.
- Facture reçue d'un fournisseur : elle relève plutôt de vos dépenses.
- Ce n'est pas une facture : par exemple un bulletin de livraison, une confirmation de commande ou un relevé de compte.
- Document illisible : importez un meilleur scan (non décompté du quota) : déposez une version de meilleure qualité.
3. Vérifier votre entreprise
Quand la lecture est terminée, Bill Alps compare ce qu'il a lu sur vos factures à votre profil, ligne par ligne : Adresse, IDE, N° TVA, Téléphone, E-mail, Site web, IBAN, Devise par défaut et Numérotation des factures.
- Pour chaque information qui diffère, choisissez Garder la valeur actuelle ou Utiliser la valeur des factures. La carte indique sur combien de factures la valeur apparaît et la date de la plus récente.
- Une valeur différente de votre profil reste par défaut sur la valeur actuelle, car une ancienne facture peut porter une ancienne adresse ou un compte fermé. Changez-la seulement si la valeur trouvée est la bonne.
- Un champ vide dans votre profil propose d'office la valeur des factures. Choisissez Laisser vide pour ne pas le remplir.
- La valeur choisie reste modifiable dans le champ Valeur qui sera enregistrée (modifiable).
- Les informations déjà identiques ne demandent rien : elles sont repliées sur une ligne à part.
La ligne Numérotation des factures propose le préfixe de votre facture la plus récente et le numéro qui suit le plus élevé. Choisissez cette valeur pour que les factures que vous créerez ensuite continuent votre série.
Le bas de l'écran résume ce qui sera enregistré. Cliquez sur Enregistrer 2 modifications et continuer (le nombre varie), ou sur Continuer sans modifier pour ne rien changer. Seul un administrateur du compte peut modifier le profil : les autres membres voient l'écran en lecture seule et cliquent sur Continuer.
4. Rattacher ou créer les clients
Bill Alps regroupe les factures par client, d'après l'IDE, l'e-mail ou le nom et le NPA, et affiche une carte par client :
- Un client existant avec le même IDE, le même e-mail, ou le même nom et le même NPA est rattaché automatiquement : la carte indique Reconnu et rattaché à suivi de son nom. Modifier permet de changer ce choix. Si la carte propose de compléter les champs vides du client, cochez ceux à reprendre et cliquez sur Compléter.
- Si seul le nom correspond, ou s'il est proche, la carte indique Correspondance probable ou Correspondance possible : cliquez sur Rattacher si c'est bien ce client.
- Sinon, vérifiez le formulaire Nouveau client, pré-rempli avec la lecture. Choisissez Entreprise ou Particulier, complétez les champs manquants (le nom et l'adresse sont obligatoires), puis cliquez sur Créer le client. Le client est créé tout de suite.
- Rattacher à un autre client vous laisse choisir vous-même un client existant.
- Ignorer ce client et ses factures écarte toutes ses factures de la reprise.
Cliquez ensuite sur Continuer. Les factures d'un client non traité restent bloquées à l'étape suivante.
5. Vérifier les factures et les créer
Le tableau liste les factures à créer. Commencez par choisir le Statut de paiement : aucune facture ne peut être créée sans ce choix. Bill Alps suggère une option d'après les mentions de paiement lues sur les documents.
- Toutes payées : la date de paiement est celle imprimée sur le document, sinon la date d'échéance, ou aujourd'hui si l'échéance est encore à venir. Elle reste modifiable par facture.
- Toutes ouvertes : aucun paiement n'est enregistré.
- Au cas par cas : chaque facture reprend la mention de paiement de son document ; sans mention, elle reste ouverte. La case Payée du panneau permet de corriger.
Si le module Comptabilité est actif sur votre société, choisissez aussi le Compte de vente du lot. Sans lui, les factures restent bloquées avec le message Compte de vente manquant.
- Survolez la colonne Alertes pour lire le détail d'une ligne.
- Pour corriger une facture, cliquez sur le crayon à droite de sa ligne. Le panneau affiche le document original et, dessous, les champs de la facture. Agrandir l'affiche en grand et Nouvel onglet l'ouvre à part.
- Faites vos corrections, puis cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Créer 12 factures (le nombre varie). Seules les factures prêtes sont créées ; le bas du tableau indique combien sont prêtes et combien sont bloquées.
La création se poursuit en arrière-plan. Une facture qui échoue affiche Échec et sa raison, sans arrêter les autres : Réessayer la remet parmi les factures à créer.
Blocages et alertes
Un blocage empêche de créer la facture. Les plus fréquents :
- La TVA ou le total ne correspondent pas au document : Bill Alps recalcule la facture à partir de ses lignes. La TVA doit correspondre au centime et le total à 5 centimes près. Corrigez les lignes, le Rabais HT, les Frais de port HT, la TVA imprimée ou le Total imprimé, puis cliquez sur Enregistrer : le contrôle est refait à chaque enregistrement.
- Ce numéro est déjà utilisé par une facture ou Ce numéro apparaît deux fois dans la reprise : un numéro n'existe qu'une fois dans votre société.
- Dates incohérentes (date future ou échéance avant l'émission) : corrigez les dates. Une date de paiement doit aussi se situer entre l'émission et aujourd'hui.
- Client non résolu : traitez le client à l'étape précédente ou choisissez-le dans le champ Client du panneau.
- Devise étrangère réservée aux plans payants : en Starter, seules les factures en CHF peuvent être créées.
Une information non lue, comme un numéro, une date, une ligne ou un total, se complète aussi dans le panneau. Une alerte ne bloque rien, mais vérifiez-la avant de créer la facture : Échéance non lue : 30 jours après l'émission, Prix TTC convertis en HT, Taux de TVA inhabituel pour cette date ou Émetteur non reconnu : vérifiez qu'il s'agit bien de votre facture.
Quand tout est créé, la reprise se termine d'elle-même. S'il reste des factures que vous ne voulez pas importer, cliquez sur Terminer la reprise : sans autre confirmation, elles sont marquées Non importée.
6. Retrouver vos factures importées
L'écran Reprise terminée résume ce qui a été créé, écarté ou en échec, avec un lien vers chaque facture. Voir les factures ouvre la liste et Nouvelle reprise permet de recommencer avec d'autres fichiers.
Une facture importée fonctionne ainsi :
- Elle garde son numéro, ses dates et ses montants. Une icône la signale dans la liste, et le badge Importée sur sa page.
- Son statut est Envoyée si elle est ouverte et pas encore échue, En retard si l'échéance est passée, Payée si un paiement a été enregistré.
- Le fichier d'origine tient lieu de document : il s'affiche à la place de l'aperçu et Télécharger l'original le récupère. Bill Alps ne génère ni PDF ni QR-facture pour elle.
- Rien de ce qui est imprimé ne peut être modifié. Dans Plus d'actions, Modifier ouvre seulement la correction des comptes, et la facture ne peut pas revenir en brouillon.
- Le suivi reste le même : Marquer payée, ou Envoyer un rappel avec le fichier d'origine en pièce jointe. Les rappels automatiques ne la concernent pas. La référence de paiement lue sur le document, si elle est valable, est conservée pour le rapprochement bancaire.
- Dupliquer crée une facture ordinaire, avec un nouveau numéro.
- Supprimer efface la facture et son fichier. Vous pouvez alors importer à nouveau ce fichier dans une nouvelle reprise : il sera de nouveau décompté du quota.
Vos prochaines factures suivent la numérotation de votre société. Si un numéro est déjà pris par une facture importée, Bill Alps passe au suivant.
7. Interrompre ou annuler une reprise
La reprise est enregistrée à chaque étape et une société n'en a qu'une à la fois. Si vous quittez la page, Importer des factures vous ramène au même écran. Pendant la vérification, Retour revient à l'étape précédente, Ajouter des documents envoie d'autres fichiers sans perdre vos choix, et Documents réaffiche la liste des documents pour relancer un échec.
Sans activité pendant 30 jours, une reprise inachevée est fermée et ses fichiers non utilisés sont supprimés.
Une fois vos factures reprises, passez au suivi des encaissements et des retards avec le guide Suivre les paiements et les relances.