Saisir ses dépenses

La page Dépenses réunit les pièces que votre société reçoit : factures fournisseurs, décomptes TVA et sociaux, décisions fiscales, notes de frais et autres documents. Vous déposez le justificatif, l'IA en lit les données et vous les vérifiez avant d'enregistrer. Vous obtenez une liste à jour, avec ses justificatifs, à rapprocher de vos paiements et à exporter pour votre fiduciaire.

1. Préparer votre société

1. Ouvrez Ma société, onglet Général.
2. Dans la carte Forme juridique, choisissez la forme de votre société, puis cliquez sur Enregistrer l'exercice (le bouton de cette carte porte ce libellé).
3. Si le menu Comptabilité n'apparaît pas, activez le module dans Mon compteModules, puis cliquez sur Enregistrer les modules.

2. Ajouter un document

1. Ouvrez ComptabilitéDépenses et cliquez sur Ajouter une dépense.
2. Glissez un PDF ou une image (PNG, JPEG ou WebP, 10 Mo au maximum) dans la zone de dépôt, cliquez sur Parcourir… ou collez une capture d'écran.
3. Cliquez sur Analyser le document. Le formulaire s'ouvre, prérempli avec ce que l'IA a lu.
4. Contrôlez le type de pièce et les champs (étapes 3 et 4), puis cliquez sur Enregistrer.

Après l'analyse, le titre de la fenêtre indique le nombre d'analyses utilisées ce mois, et un badge Lisibilité donne une note sur 100. En dessous de 60, le badge ajoute la mention à vérifier. En dessous de 40, Bill Alps affiche Document illisible : la tentative n'est pas décomptée, reprenez une photo plus nette ou un meilleur scan avec Réessayer avec un autre document.

3. Choisir le type de pièce

L'IA propose un type, que vous pouvez changer dans Type de pièce. Le champ de référence s'adapte au type choisi :

• Facture fournisseur : facture, ticket ou quittance d'un fournisseur. La référence est le N° de facture.
• Décompte TVA : décompte de l'Administration fédérale des contributions (AFC). Indiquez la Période TVA ou référence, par exemple T1 2026.
• Décision fiscale : acompte, bordereau, décision de taxation ou décompte d'impôt à la source. Le champ Nature et période fiscales ou référence est obligatoire, par exemple Acompte ICC 2026.
• Décompte social : décompte ou acompte AVS, LPP, LAA, IJM ou allocations familiales. Le champ Régime social et période ou référence est obligatoire : il doit contenir une année en quatre chiffres et nommer un seul régime, par exemple Acompte AVS janvier 2026. Le régime peut aussi se lire dans le nom de la caisse. Si le document couvre plusieurs régimes, choisissez un Compte.
• Note de frais : relevé qui regroupe les frais à rembourser à un employé ou à un associé, pas un simple ticket. Inscrivez la personne à rembourser dans Fournisseur.
• Décision d'actionnaires : procès-verbal d'assemblée qui décide un dividende, ou formulaire 103 de l'impôt anticipé. Indiquez l'Exercice ou date du dividende.
• Contrat de financement : contrat de prêt ou de leasing, échéancier ou avis d'échéance. Indiquez le numéro de contrat ou l'échéance dans N° de facture.
• Autre pièce : tout autre document.

4. Vérifier le formulaire

Fournisseur, Date du document et Total TTC sont toujours obligatoires, et le total doit être supérieur à 0.

Le compte

Le champ Compte range la pièce dans le plan comptable suisse pour PME. C'est lui qui alimente le filtre de la liste et le tableau de l'onglet Bilan annuel. Il est obligatoire pour une Facture fournisseur ou une Note de frais, facultatif pour les autres types.

Cliquez sur le champ, puis tapez un numéro ou un mot, par exemple 6500 pour les charges d'administration. Tous les comptes compatibles sont disponibles dès l’ouverture du champ. L'IA peut suggérer un compte : la mention Classement à réviser indique alors le compte, le niveau de confiance et la raison. Dans la plupart des cas, cette suggestion n'est pas reprise dans le champ : s'il est vide, sélectionnez le compte vous-même. Si vous hésitez, demandez à votre fiduciaire.

Répartir une pièce sur plusieurs comptes

Quand une Facture fournisseur ou une Note de frais concerne plusieurs postes, utilisez la section Ventilation comptable. L'IA la préremplit parfois si la facture mélange plusieurs achats.

1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
2. Renseignez Libellé, Montant HT, Taux TVA (%), Montant TVA et Total TTC.
3. Choisissez un Compte pour la ligne. Sans choix, elle reprend le compte du document.

Pour chaque ligne, le montant HT et la TVA doivent donner le total, et la somme des lignes doit égaler les totaux du document. Sinon, Bill Alps affiche : La ventilation doit correspondre exactement aux totaux du document.

Les autres champs

• Échéance : date limite de paiement.
• Statut : À payer par défaut, ou Payée.
• Devise : CHF uniquement sur Starter, toutes les devises sur Équipe et Business.
• Montant HT, Taux TVA (%) et Montant TVA : facultatifs. Si le montant HT et la TVA ne donnent pas le total, à 5 centimes près, un avertissement s'affiche sans empêcher d'enregistrer.
• Référence de paiement QR / RF et IBAN du fournisseur : ils aident à reconnaître le paiement lors du rapprochement bancaire.
• Impôt sur les acquisitions : case visible sur une facture fournisseur, pour une facture d'un fournisseur étranger soumise à l'art. 45 LTVA. Votre fiduciaire vous dira si elle vous concerne.
• N° TVA du fournisseur et Notes : facultatifs.

5. Suivre vos dépenses

La liste affiche les pièces de la période choisie en haut de page : une dépense datée d'un autre exercice n'y apparaît donc pas. Vous pouvez rechercher par fournisseur ou par numéro, filtrer avec Tous les types, Tous les comptes et Tous les statuts, et trier en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Le filtre de statut propose aussi Sans justificatif.

• Au bout de chaque ligne, les icônes permettent d'ouvrir le justificatif, de modifier la dépense et de la supprimer.
• Pour traiter plusieurs lignes, cochez-les, puis utilisez Statut pour les passer à À payer ou Payée, ou Supprimer.

Avec un accès en Lecture au module, vous pouvez consulter la liste, ouvrir les documents et exporter, mais pas ajouter ni modifier de dépense. Les onglets Bilan annuel et Import Drive demandent l'accès en Écriture. Pour régler ces droits, voir le guide pour inviter votre équipe.

6. Consulter le bilan annuel

Malgré son nom, l'onglet Bilan annuel n'est pas un bilan comptable : c'est une synthèse de vos dépenses sur la période choisie.

• Total des dépenses, TVA récupérable et Nombre de pièces portent uniquement sur les pièces de type Facture fournisseur. La TVA affichée est la somme des montants saisis, pas une vérification de votre droit à la déduire.
• Un tableau détaille ces factures par compte et par trimestre, de Q1 à Q4. Avec la période Exercice, Q1 est le premier trimestre de votre exercice, pas forcément de l'année civile.
• Si vous avez plusieurs devises, chacune a sa propre section, sans conversion.
• Autres pièces justificatives liste tous les autres types, notes de frais comprises. Ces montants ne sont ajoutés ni au total ni à la TVA.

7. Exporter pour votre fiduciaire

• Depuis la liste : Exporter, puis Exporter en CSV ou Exporter en JSON. L'export reprend la liste affichée, filtres compris.
• Depuis Bilan annuel : Export détail (CSV) donne une ligne par dépense ou par ligne de ventilation, tous types confondus. Export synthèse (CSV) reprend le tableau par compte et par trimestre.

Pour traiter plusieurs documents d'un coup, suivez le guide pour importer vos dépenses depuis Google Drive.