L'onglet Import Drive analyse d'un coup les PDF et les images d'un dossier Google Drive. Chaque document devient un brouillon à valider : rien n'entre dans vos dépenses sans votre accord. Google Drive est la seule source possible, il n'existe pas de dépôt de fichiers en lot, et l'import est ponctuel : Bill Alps ne surveille pas le dossier. Pour un document isolé, ajoutez directement la dépense.
1. Connecter Google Drive
- Ouvrez ComptabilitéDépenses, puis l'onglet Import Drive.
- Cliquez sur Connecter Google Drive. Si la page affiche Documents à valider, des brouillons vous attendent déjà : cliquez d'abord sur Importer d'autres documents.
- Dans la fenêtre Google, autorisez l'accès en lecture seule.
Bill Alps ne peut ni modifier ni supprimer vos fichiers Drive. L'autorisation reste en mémoire dans votre navigateur : après un rechargement de la page, vous devrez vous reconnecter.
2. Choisir les documents
- Partez de Mon Drive et cliquez sur les dossiers pour descendre dans l'arborescence.
- Une fois dans le bon dossier, cliquez sur Importer depuis « nom du dossier ». Bill Alps y cherche les PDF et les images PNG, JPEG et WebP, sous-dossiers compris.
- Tous les fichiers trouvés sont cochés : décochez ceux à laisser de côté.
- Cliquez sur Importer N document(s).
La recherche s'arrête à 500 fichiers ou 10 niveaux de sous-dossiers. Un message vous prévient si la liste a été limitée.
3. Suivre l'analyse
Un compteur indique le nombre de documents traités. Gardez l'onglet ouvert : l'analyse se déroule dans votre navigateur. Si la page se ferme, les brouillons déjà créés sont conservés. Le bouton Arrêter laisse finir les documents en cours, les autres passent à Ignoré.
Une coche indique un brouillon créé. Les autres statuts signalent un document qui n'a pas abouti :
- Illisible : qualité insuffisante. Reprenez un scan plus net. L'analyse n'est pas décomptée.
- Trop volumineux : le fichier dépasse 10 Mo.
- Format non supporté : le fichier n'est ni un PDF ni une image PNG, JPEG ou WebP.
- Échec du téléchargement : le fichier n'a pas pu être récupéré depuis Drive, par exemple si vous avez fermé la fenêtre de reconnexion Google.
- Service saturé : le service d'analyse reste surchargé après un nouvel essai automatique. Réessayez plus tard.
- Quota atteint : les analyses du mois sont épuisées. Les documents restants passent à Ignoré.
- Erreur : le traitement a échoué.
Pour reprendre ces fichiers, relancez un import sur le même dossier et ne cochez qu'eux.
4. Valider les documents
La liste Documents à valider reste disponible tant que tout n'est pas traité : revenez-y par l'onglet Import Drive ou par le bandeau affiché en haut de la page Dépenses. Les factures fournisseurs sont regroupées à part, les autres types de pièces passent en tête sous À classer.
- Cliquez sur une ligne pour ouvrir Vérifier le document. Le lien Ouvrir le document affiche le fichier d'origine.
- Corrigez les données. Le formulaire est le même que pour une dépense saisie à la main.
- Pour une facture fournisseur ou une note de frais, choisissez un Compte. Si l'IA en suggère un, il figure après la mention Classement à réviser et remonte en tête de liste.
- Cliquez sur Valider pour créer la dépense, Enregistrer pour garder vos corrections et décider plus tard, ou Rejeter pour supprimer aussitôt le brouillon, sans confirmation.
Pour traiter plusieurs lignes d'un coup, cochez-les, puis cliquez sur Valider (N) ou Rejeter (N). Un rejet supprime définitivement le brouillon et sa copie dans Bill Alps, mais ne touche pas au fichier Drive.
Les points à contrôler
- Compte : si une facture fournisseur ou une note de frais de votre sélection n'a pas de compte (colonne Compte sur À classer), toute la validation groupée est refusée, avec le message : Choisissez un compte comptable pour chaque ligne et pour les frais de livraison. Si la liste de comptes est vide, renseignez la forme juridique.
- Données manquantes : sans fournisseur lisible, Bill Alps reprend le nom du fichier ; sans date, la date de modification du fichier. Un montant non détecté reste à 0, avec une icône d'alerte sur la ligne. Ouvrez le document pour le compléter : la validation groupée ne le contrôle pas.
- Documents ignorés : le message annonce des pièces ignorées en raison de la limite mensuelle, mais il apparaît aussi quand une Décision fiscale ou un Décompte social n'a pas sa référence obligatoire. Ces documents restent dans la liste.
- Devise sur Starter : la devise est forcée en CHF et le montant reste celui du document, sans conversion. Corrigez le montant d'une facture en devise étrangère.
- Statut et notes : tous les brouillons arrivent À payer, et le champ Notes indique le chemin du fichier dans Drive.
5. Éviter les doublons
Bill Alps ne repère pas les fichiers déjà importés. Relancer un import sur le même dossier analyse à nouveau chaque fichier coché, consomme une analyse par fichier et crée un nouveau brouillon. Décochez donc ce qui a déjà été traité, ou rangez vos factures dans un dossier par période. Si un doublon arrive dans la liste, rejetez-le.
6. Déconnecter Google Drive
Tant que vous êtes connecté, le bouton Déconnecter Google Drive reste en haut de page. Après confirmation, Bill Alps n'a plus accès à votre Drive. Les documents déjà importés et les brouillons en attente sont conservés.
Une fois vos dépenses validées, importez vos relevés bancaires pour les rapprocher de vos paiements.