La page Banque regroupe les écritures de vos comptes bancaires. Vous y chargez un fichier fourni par votre banque, vous contrôlez les lignes, puis Bill Alps les compare à vos factures, dépenses et salaires. L'import et le rapprochement demandent l'accès en Écriture au module Comptabilité.
1. Récupérer le relevé auprès de votre banque
Bill Alps accepte ces formats, jusqu'à 20 Mo par fichier :
- camt.053 (fichier XML) : le relevé de compte électronique au format ISO 20022, de fin de journée ou de mois. C'est le format le plus complet : il apporte l'IBAN, les références bancaires et les soldes.
- camt.054 (fichier XML) : l'avis de débit ou de crédit de votre banque. Il ne contient pas de soldes.
- CSV et Excel (.xlsx) : un export de votre e-banking, dont vous associez les colonnes à l'étape 4.
Dans votre e-banking, ouvrez le compte concerné et cherchez le téléchargement ou l'export du relevé, en camt.053 ou ISO 20022 si la banque le propose, sinon en CSV. Le nom du menu varie d'une banque à l'autre : si vous ne trouvez pas l'option, demandez-lui comment obtenir le relevé électronique.
2. Charger le fichier
- Ouvrez ComptabilitéBanque et cliquez sur Importer un relevé.
- Glissez le fichier dans la zone ou cliquez sur Parcourir.
- Si un fichier Excel contient plusieurs feuilles, choisissez celle à importer.
Un fichier camt passe directement à l'étape Vérification, un CSV ou un Excel à l'étape Colonnes.
3. Contrôler un fichier camt
Il n'y a rien à associer. Pour chaque compte, Bill Alps affiche la Période, le nombre d'Écritures et, pour un camt.053, le Solde d'ouverture et le Solde de clôture. Le badge Solde cohérent confirme que les écritures mènent bien au solde de clôture. Sinon, l'écart est affiché.
- Une écriture groupée de la banque est éclatée en une ligne par paiement quand le détail correspond au montant total. Sinon, elle reste en une seule ligne, avec un avertissement.
- Les écritures en attente et celles dans une devise non prise en charge sont ignorées et signalées dans les avertissements.
Vérifiez les compteurs Nouvelles, Déjà importées et Avertissements, puis cliquez sur Importer N lignes.
4. Associer les colonnes d'un CSV ou d'un Excel
Bill Alps reconnaît les titres de colonnes courants en français, en allemand, en anglais et en italien, puis préremplit l'association. Contrôlez-la à l'aide de l'Aperçu du fichier.
- Vérifiez l'option La première ligne contient les en-têtes.
- Dans Format des montants, choisissez Montant signé (une colonne, négative pour les sorties) ou Débit + Crédit (deux colonnes).
- Renseignez les champs requis : Date et son Format de date, Montant (ou Débit et Crédit), Libellé, Devise et Compte bancaire.
- Ajoutez si possible les champs optionnels Contrepartie et Référence, utiles au rapprochement, ainsi que Solde et Commentaire.
- Dans Prêt à importer ?, contrôlez les compteurs Valides, En erreur et Doublons, puis cliquez sur Importer N lignes.
- Devise et Compte bancaire peuvent venir d'une colonne (Depuis une colonne) ou d'une Valeur fixe. Si aucune colonne n'est reconnue, le compte bancaire reprend le nom du fichier : remplacez-le par l'IBAN ou un nom clair, et gardez toujours la même valeur pour un même compte.
- La colonne Compte bancaire doit contenir votre propre compte, pas celui du bénéficiaire. Bill Alps vous alerte au-delà de 10 valeurs différentes.
- Si la plupart des dates ne passent pas, Corriger le format vous amène au choix du format de date.
- Les lignes en erreur (date ou montant illisible, débit et crédit remplis sur la même ligne, devise inconnue, champ requis vide) sont ignorées à l'import. La carte Prêt à importer ? en donne le détail.
- Si des accents s'affichent mal dans l'aperçu, enregistrez votre CSV en UTF-8 et rechargez-le.
5. Comprendre la détection des doublons
Pour un camt, Bill Alps compare la référence bancaire de chaque écriture à celles déjà enregistrées. Les écritures connues passent dans Déjà importées et ne sont pas réimportées : vous pouvez charger deux fois le même relevé sans risque. Si tout est connu, la page affiche Toutes ces écritures sont déjà importées et le bouton d'import reste inactif.
6. Terminer l'import
Interrompre arrête l'import en cours : les écritures déjà importées sont conservées. Bill Alps lance ensuite le rapprochement, puis affiche le bilan : écritures importées, écritures déjà connues, écritures rapprochées automatiquement et propositions à vérifier. Continuez avec Vérifier les propositions ou Voir les écritures, selon le bouton affiché, ou avec Importer un autre fichier.
7. Consulter et filtrer vos écritures
L'onglet Écritures liste les lignes de la période choisie en haut de page, 100 par page par défaut (50 ou 200 au choix). Cliquez sur l'en-tête Date, Libellé ou Montant pour trier. Si votre exercice est à cheval sur deux années civiles, la liste n'affiche que la partie située dans l'année de clôture, et un message vous le rappelle.
Pour filtrer, cliquez sur l'icône d'entonnoir d'une colonne, réglez le filtre, puis cliquez sur Appliquer. Sur mobile, passez par le bouton Filtres.
- Date : une plage de dates, avec Du et Au.
- Libellé : une recherche dans le texte. Le tri par colonne est désactivé pendant la recherche.
- Compte bancaire : un ou plusieurs comptes.
- Montant : une comparaison, par exemple Inférieur à, avec une deuxième condition si besoin. Les sorties d'argent sont négatives.
Tout effacer retire tous les filtres.
Une écriture rapprochée affiche son document à côté du libellé.
8. Corriger une écriture et lui donner une couleur
Cliquez sur une ligne pour ouvrir Modifier l'écriture. Vous pouvez y corriger notamment Date, Montant, Libellé, Devise, Compte bancaire, Contrepartie et Référence, ajouter un Commentaire ou choisir une Couleur, puis cliquer sur Enregistrer. Une icône signale ensuite le commentaire dans la liste.
La couleur est un simple repère visuel. Cliquez sur la pastille à gauche d'une ligne pour choisir une couleur proposée ou personnalisée (confirmez cette dernière avec Appliquer), ou sur Retirer la couleur pour l'enlever. Pour plusieurs lignes, cochez-les et utilisez Couleur dans la barre de sélection.
9. Supprimer des écritures
Pour une ligne, ouvrez-la et cliquez sur Supprimer. Pour plusieurs, cochez-les et cliquez sur Supprimer dans la barre de sélection. Confirmez dans la fenêtre qui s'ouvre.
Vos écritures sont importées : passez au guide sur le rapprochement bancaire pour vérifier les propositions.