Mitarbeitenden anlegen

Das Mitarbeitendenprofil bildet die Grundlage der Lohnabrechnung: Personalien, Arbeitsvertrag, Steuertarif und Sozialversicherungen. Etwa 5 Minuten für den ersten Mitarbeitenden.

Falls noch nicht geschehen, beginnen Sie mit Lohn einrichten: Dort stellen Sie die Kassen, das BVG und die Versicherungen des Unternehmens ein.

1. Profil öffnen

1. Öffnen Sie das Menü Mitarbeiter in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter.
3. Füllen Sie die untenstehenden Blöcke aus und speichern.

Das Formular besteht aus sechs Karten: Identität, Familie und Quellensteuer, Vertrag, Gehalt, Sozialversicherungen und Zahlung und Versand. Selten benötigte Einstellungen sind unter Weitere Optionen eingeklappt: Der Block öffnet sich von selbst, sobald er einen Wert oder einen Fehler enthält. Die Schaltfläche Speichern bleibt am unteren Bildschirmrand sichtbar und wird mit der ersten Eingabe aktiv.

2. Identität

• Vorname, Nachname und Geburtsdatum: Pflichtfelder. Das Geburtsdatum bestimmt auch die Beiträge: Für eine junge Person, die noch keine AHV-Beiträge zahlt, oder für eine Person, die das Referenzalter erreicht hat, erscheint ein Hinweis.
• AHV-Nr. (Format 756.XXXX.XXXX.XX): beim Speichern optional, wird aber auf die Lohnabrechnung und den Lohnausweis übernommen.
• Geschlecht: optional, ausser bei einer vor 1964 geborenen Person, bei der es das AHV-Referenzalter festlegt.
• Staatsangehörigkeit und Bewilligungstyp: beide sind mit der Schweiz vorausgefüllt. Zur Auswahl stehen Schweizer sowie die Ausweise B, L, C, G, F, N und S.
• Adresse suchen: Tippen Sie die Adresse ein und wählen Sie sie in der Liste aus, damit auch Kanton und Gemeinde gespeichert werden. Mit Ich finde meine Adresse nicht geben Sie die Zeilen von Hand ein, doch dann bleiben Kanton und Gemeinde leer. Für eine Adresse im Ausland ändern Sie zuerst das Land.
• E-Mail: nötig, um die Abrechnungen zu senden und den Mitarbeiterbereich zu öffnen; Pflicht, wenn Automatischer Versand aktiviert ist.

3. Familie und Quellensteuer

Sie erfassen weder einen Tarif noch einen Steuerbetrag: Bill Alps leitet den Tarif aus dem Profil ab, wendet automatisch die Tarife der 26 Kantone an und zeigt sein Ergebnis direkt unter der Kinderliste an, mit Tarif und Begründung. Prüfen Sie es, bevor Sie speichern.

• Zivilstand: Für die Quellensteuer gilt die eingetragene Partnerschaft als Ehe, der PACS dagegen als ledig. Bei einem Paar kreuzen Sie Ehepartner arbeitet in der Schweiz an, wenn das zutrifft.
• Familienzulagen: standardmässig aktiviert. Sie erfassen keinen Betrag: Er wird nach Arbeitskanton, Alter der Kinder und deren Ausbildung berechnet.
• Kind hinzufügen: Vorname, Geburtsdatum und Anerkannte Ausbildung. Bei Ja füllen Sie die Ausbildungszeiträume aus und fügen, falls vorhanden, den Ausbildungsnachweis hinzu. Unter dem Link Details finden Sie Nachname, Geschlecht, AHV-Nr. und das Kontrollkästchen Zählt für die Quellensteuer (unterstütztes Kind), das standardmässig angekreuzt ist.
• Mitglied einer Kirche mit Kirchensteuer: Dieses Kontrollkästchen erscheint nur bei unterstellten Mitarbeitenden. Es wählt den Tarif mit Kirchensteuer in den Kantonen, die sie an der Quelle erheben.

Unterstellt oder nicht unterstellt

• Nicht unterstellt: Personen mit Schweizer Staatsangehörigkeit oder Bewilligung C und Wohnsitz in der Schweiz sowie ausländische Personen mit Wohnsitz in der Schweiz, die verheiratet sind oder in eingetragener Partnerschaft leben und mit einem Ehepartner mit Schweizer Staatsangehörigkeit oder Bewilligung C im gemeinsamen Haushalt wohnen.
• Unterstellt: die übrigen ausländischen Personen mit Wohnsitz in der Schweiz und die Personen mit Wohnsitz im Ausland, ausser bei der unten beschriebenen Ausnahme der französischen Grenzgänger.

Der angewendete Tarif

Der Code kombiniert einen Buchstaben mit der Anzahl angerechneter Kinder, höchstens 5 (zum Beispiel B2). Auf der Lohnabrechnung kann er je nach Kirchensteuer mit N oder Y enden.

• A: alleinstehende Person ohne angerechnetes Kind.
• B: verheiratete Person oder Person in eingetragener Partnerschaft, deren Ehepartner nicht in der Schweiz arbeitet.
• C: gleiche Situation, der Ehepartner arbeitet in der Schweiz.
• H: alleinstehende oder vom Ehepartner getrennt lebende Person mit mindestens einem angerechneten Kind. Ohne angerechnetes Kind gilt der Tarif A.

Weitere Optionen

• Unterstellungsstatus: standardmässig Automatisch. Nicht unterstellt (manuell) und Unterstellt (manuell) decken nicht vorgesehene Fälle ab (Sonderregelung, Entscheid der Steuerverwaltung) und verlangen eine Begründung des manuellen Status, die im Detail der Lohnabrechnung angezeigt wird.
• Nationalität des Ehepartners, Bewilligung des Ehepartners und Gemeinsamer Haushalt mit dem Ehepartner: für ein Paar, das verheiratet ist oder in eingetragener Partnerschaft lebt. Fehlt eine Angabe, öffnet sich der Block, das Ergebnis verlangt die Ergänzung der Steuersituation, und die Steuer wird in der Zwischenzeit weiter abgezogen. Die Befreiung dank des Ehepartners gilt ab dem Monat nach der Heirat: Ändern Sie das Profil in diesem Monat, denn nur die Entwürfe des laufenden und der folgenden Monate werden neu berechnet.
• QST-Berechnungsmethode: standardmässig Auswirkung nur im Bonusmonat, alternativ Gleichmässige Verteilung auf die verbleibenden Monate. Diese Wahl gilt nur für Kantone mit Jahresmodell (FR, GE, TI, VD, VS).
• Weitere Tätigkeit (%): der Beschäftigungsgrad bei einem anderen Arbeitgeber, der zur Bestimmung des Steuersatzes dient.
• Lebt im Konkubinat: reine Information, ohne Einfluss auf den Tarif.

Der Block Grenzgängersituation öffnet sich von selbst bei einer Bewilligung G oder einer Adresse im Ausland. Er enthält die Französische Steueransässigkeitsbescheinigung (Bewilligung G oder Wohnsitz in Frankreich) und einen Status. Bei einem Grenzgänger aus Frankreich blendet dieser Status den Homeoffice-Anteil (%) ein, mit einer Warnung bei mehr als 40 %; bei einem Grenzgänger aus Italien blendet er Geburtsort, Geburtsland und Codice fiscale ein. Der Status ändert die Berechnung nicht: Es zählen nur die Adresse, der Kanton der Abrechnung und die Bescheinigung.

4. Vertrag

• Vertragsart: CDI oder CDD.
• Startdatum: Pflichtfeld. Enddatum: Pflichtfeld bei einem CDD, auch beim Austritt einer Person mit CDI zu erfassen.
• Beschäftigungsgrad (%): von 1 bis 100.
• Ferienwochen: 4, 5, 6 oder Andere. Das gesetzliche Minimum erscheint unter dem Feld (5 Wochen für Personen unter 20 Jahren).
• Unter Weitere Optionen: Kategorie (Angestellte Person, Lernende Person, Praktikant/in oder Aushilfe), Geringfügiger Lohn ohne AHV (bis CHF 2'500 pro Jahr: weder AHV noch ALV), Arbeitskanton (standardmässig der Firmensitz, er bestimmt die Familienzulagen, die Feiertage und den kantonalen Mindestlohn), BFS-Nr. der Arbeitsgemeinde, Wochenarbeitszeit bei 100 % (Monatslohn), Eintrittsgrund (QST) und, falls ein Enddatum vorhanden ist, Austrittsgrund (QST).

Weicht der Vertrag offenbar vom Arbeitsrecht ab (Ferien unter dem gesetzlichen Minimum, Lohn unter dem kantonalen Mindestlohn), erscheint oben im Formular ein Banner mit zu prüfenden Punkten. Das Speichern bleibt trotzdem möglich.

5. Gehalt

Lohnart: Monatslohn oder Stundenlohn.

• Monatlicher Bruttolohn (CHF): der Lohn bei 100 %, der automatisch an den Beschäftigungsgrad angepasst wird.
• Brutto-Stundenlohn (CHF/Std.), ohne Entschädigungen, und Wöchentliche Arbeitszeit: Daraus ergibt sich der Wert im Feld Abgeleiteter Referenz-Monatslohn (100 %). Die geleisteten Stunden erfassen Sie danach auf jeder Lohnabrechnung.
• Feiertage (Stundenlohn): standardmässig Prozentsatz auf die Stunden (unregelmässige Arbeitszeit), mit einem Satz Automatisch oder Eigener Satz; Feiertage gemäss kantonalem Kalender (regelmässige Arbeitszeit), die in dem Monat bezahlt werden, in den sie fallen; oder Nicht bezahlt.
• Ferienentschädigung (Stundenlohn): wird nach den Ferienwochen berechnet, nämlich 8.33 % bei 4 Wochen, 10.64 % bei 5 und 13.04 % bei 6. Unter Weitere Optionen stehen die Option Eigener Satz und die Wahl der Berechnungsbasis zur Verfügung. Bill Alps weist darauf hin, dass die Abgeltung der Ferien in Prozent nur bei unregelmässiger oder sehr geringer Teilzeitarbeit zulässig ist. Mit Berechnungsbeispiel anzeigen sehen Sie das Ergebnis anhand fiktiver Stunden.
• 13. Monatslohn: Beim Monatslohn wird er im Auszahlungsmonat (standardmässig Dezember) vollständig ausbezahlt, entsprechend dem Beschäftigungsgrad. Nur ein unbezahlter Urlaub kürzt ihn: Bei einem Eintritt oder Austritt im Lauf des Jahres gibt es keine automatische Pro-rata-Berechnung. Passen Sie ihn in diesem Fall mit einem variablen Element auf der Abrechnung an. Beim Stundenlohn kommt er auf jeder Abrechnung hinzu (8.333 %), ohne Auszahlungsmonat.
• Feste Position hinzufügen: Pauschalspesen, Privatanteil Geschäftswagen, Verpflegungszulage. Jede Position hat eine Bezeichnung, einen Betrag (CHF), eine Art (Zulage, Andere oder Abzug) und zwei Kontrollkästchen, Sozialversicherungspflichtig und Quellensteuerpflichtig. Sie wird in jede neue Abrechnung übernommen und bleibt dort änderbar; eine Änderung der Position wirkt sich nicht auf bestehende Abrechnungen aus.

6. Sozialversicherungen

• BVG-Modus: Satz (%) oder Betrag (CHF), je nachdem, was Ihre Pensionskasse mitteilt. Der BVG-Satz (%) ist obligatorisch, wird auf den koordinierten Lohn angewendet und darf das altersabhängige Minimum nicht unterschreiten (3.5 % ab 25 Jahren, 5 % ab 35, 7.5 % ab 45, 9 % ab 55, kein Minimum nach dem Referenzalter). Der BVG-Betrag wird unverändert übernommen, Pro Monat oder Pro Jahr. Der danebenstehende Schalter für die BVG-Versicherung fliesst nicht in die Berechnung ein.
• NBUV-Satz (%): die Prämie für Nichtberufsunfälle zulasten der Mitarbeitenden, gemäss Ihrer Police. Bleibt das Feld leer, wird nichts abgezogen. Auch dann erfolgt kein Abzug, wenn die UVG-Vertragsgruppe der Person diese Prämie zulasten des Arbeitgebers vorsieht.
• KTG-Satz (%): der Anteil der Mitarbeitenden an der Prämie der Krankentaggeldversicherung. Bleibt das Feld leer, wird nichts abgezogen.
• Unter Weitere Optionen: BVG-Satz Arbeitgeber (%) (leer: gleicher Satz wie der Arbeitnehmeranteil, nie weniger), KTG-Satz (%) und KTG-Wartefrist (Tage) für die Berechnung der Absenzen, Unfallversicherer sowie die Auswahlfelder UVG-Vertragsgruppe, UVGZ-Kategorie und KTG-Kategorie, sobald das Unternehmen Codes definiert hat.

7. Zahlung und Versand

• IBAN: optional, wird auf die Lohnabrechnung gedruckt.
• Automatischer Versand und Versandtag (standardmässig der 25.): An diesem Tag sendet Bill Alps die Abrechnung des laufenden Monats per E-Mail. Existiert sie noch nicht, erstellt Bill Alps sie mit dem Kanton des Firmensitzes, ohne feste Positionen und ohne variable Elemente; Ausnahme sind Mitarbeitende im Stundenlohn, bei denen Bill Alps auf die Stunden wartet. Ein Tag, den es im Monat nicht gibt, zum Beispiel der 31. im Februar, löst in diesem Monat nichts aus.

8. Nach dem Speichern

Das Mitarbeiterdossier zeigt drei zusätzliche Abschnitte: Jährlicher Lohnausweis (siehe Lohnausweis vorbereiten), Absenzen und Abrechnungen mit dem Zugang zu den Absenzen und Lohnabrechnungen der Person (siehe Absenz erfassen) und Mitarbeiterbereich, um ihr den Zugangslink zu senden (siehe Mitarbeiterbereich verwalten).

Eine spätere Änderung berechnet die Abrechnungen im Status Entwurf für den laufenden und die folgenden Monate neu. Validierte Abrechnungen bleiben unverändert.

9. Exportieren oder löschen

• In der Mitarbeiterliste bietet Exportieren die Optionen CSV exportieren und JSON exportieren an. Die Datei umfasst die angezeigten Mitarbeitenden, also die nach der Suche gefilterten. Sie enthält die AHV-Nummern, die IBAN und die Löhne: Bewahren Sie sie sicher auf.
• Löschen oben im Dossier entfernt die Person samt allen Lohnabrechnungen, Absenzen und dem Zugang zum Mitarbeiterbereich. Das ist endgültig.

Sobald Ihre Mitarbeitenden angelegt sind, geht es weiter mit Lohnabrechnung oder Monatslauf erstellen.