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Remplir les lignes d'une facture avec l'IA

Collez un tableau récapitulatif, guidez l'IA avec un prompt précis, obtenez des lignes prêtes à facturer.

Facturation4 min de lecture
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Vous gérez du temps passé sur une plateforme de suivi (Linear, ClickUp, Jira, un simple Google Sheet) ? Plutôt que de recopier les lignes une à une, collez le tableau dans Bill Alps et laissez l'IA préparer les lignes de la facture. L'assistant fonctionne aussi dans les devis, mais pas dans les factures récurrentes.

1. Préparer son tableau source

L'assistant lit deux types de source. Soit une image (PNG, JPG ou WebP, 8 Mo au plus), typiquement une capture d'écran de votre tableau. Soit du texte collé, par exemple des cellules copiées depuis un tableur ou le contenu d'un export CSV : au-delà de 20'000 caractères, le texte est coupé. Les fichiers PDF et CSV ne peuvent pas être déposés tels quels : faites une capture d'écran du PDF ou copiez le texte du CSV. Plus les colonnes sont claires (date, heure de début, heure de fin, catégorie, description), meilleur sera le résultat.

Exemple de tableau de suivi du temps avec date, heure de début, heure de fin, catégorie et description, utilisé comme source pour la génération IA.
Exemple de timesheet source : colonnes date, début, fin, catégorie (DEV/SUPPORT) et description libre.

2. Ouvrir l'assistant IA

  1. Dans l'éditeur de facture ou de devis, vérifiez d'abord la Devise et la langue du document : l'IA exprime les montants dans cette devise et rédige les descriptions dans cette langue.
  2. Cliquez sur Assistant IA, sous le tableau des lignes.
  3. Dans l'onglet Image, glissez votre image, collez-la avec Ctrl+V ou cliquez sur Parcourir…. Pour du texte, passez à l'onglet Texte et collez-le dans la zone de saisie.
  4. Renseignez le champ Contexte (optionnel) : c'est votre prompt. Il est facultatif, mais c'est lui qui guide le format de sortie.
  5. Cliquez sur Générer.

3. Exemple de prompt

Pour le tableau ci-dessus, un prompt qui fonctionne bien est :

La description doit être de la forme : [SUPPORT/DEV] {{date}} de {{debutHeure}} à {{finHeure}} : description.
Calcule le temps passé en heures pour renseigner la quantité.
Le taux horaire est de 85 EUR.

4. Vérifier et corriger

Les suggestions s'affichent d'abord dans l'assistant. Retirez celles qui ne conviennent pas avec la croix, puis cliquez sur Ajouter les 12 lignes (le nombre varie). Elles s'ajoutent à la suite des lignes déjà présentes dans l'éditeur. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer. Pour relancer avec un autre contexte, cliquez sur Annuler et rouvrez l'assistant : la source et le contexte sont à ressaisir. Dans l'éditeur, vérifiez :

  • Les dates et horaires correspondent bien au tableau source.
  • Les quantités (durée en heures) sont correctes, surtout pour les tranches à cheval sur midi.
  • Le prix unitaire et la devise sont ceux attendus.
  • Aucune ligne n'a été oubliée ou dupliquée.
  • Le taux de TVA de chaque ligne est le bon : sans indication, l'IA propose 0 %.

5. Cas d'usage typiques

  • Freelances et consultants : conversion d'une timesheet mensuelle en facture.
  • Agences : refacturation de tickets support à partir d'un outil de suivi.
  • Prestataires IT : mensualisation d'interventions récurrentes par client.
  • Formateurs : facturation d'un planning de sessions à un organisme.

Pour les prestations que vous facturez souvent, préférez le catalogue de produits, qui insère des lignes toutes prêtes sans décompter de génération.