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Rechnungspositionen mit KI ausfüllen

Tabelle einfügen, KI mit einem präzisen Prompt steuern, abrechnungsfertige Positionen erhalten.

Rechnungswesen4 Min. Lesezeit
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Erfassen Sie Arbeitszeiten auf einer Plattform (Linear, ClickUp, Jira, ein einfaches Google Sheet)? Anstatt die Zeilen einzeln abzutippen, fügen Sie die Tabelle in Bill Alps ein und lassen die KI die Rechnungspositionen vorbereiten. Der Assistent funktioniert auch in Offerten, aber nicht in wiederkehrenden Rechnungen.

1. Quelltabelle vorbereiten

Der Assistent liest zwei Arten von Quellen. Entweder ein Bild (PNG, JPG oder WebP, höchstens 8 MB), typischerweise ein Screenshot Ihrer Tabelle. Oder eingefügten Text, zum Beispiel aus einer Tabellenkalkulation kopierte Zellen oder den Inhalt eines CSV-Exports: Was über 20'000 Zeichen hinausgeht, wird abgeschnitten. PDF- und CSV-Dateien lassen sich nicht direkt ablegen: Machen Sie einen Screenshot des PDFs oder kopieren Sie den Text der CSV-Datei. Je klarer die Spalten (Datum, Startzeit, Endzeit, Kategorie, Beschreibung), desto besser das Ergebnis.

Beispiel einer Zeiterfassungstabelle mit Datum, Startzeit, Endzeit, Kategorie und Beschreibung, die als Quelle für die KI-Generierung dient.
Beispiel-Timesheet: Spalten Datum, Start, Ende, Kategorie (DEV/SUPPORT) und freie Beschreibung.

2. KI-Assistenten öffnen

  1. Prüfen Sie im Editor der Rechnung oder Offerte zuerst die Währung und die Sprache des Dokuments: Die KI gibt die Beträge in dieser Währung an und verfasst die Beschreibungen in dieser Sprache.
  2. Klicken Sie unterhalb der Positionstabelle auf KI-Assistent.
  3. Ziehen Sie im Tab Bild Ihr Bild in die Ablagefläche, fügen Sie es mit Strg+V ein oder klicken Sie auf Durchsuchen…. Für Text wechseln Sie zum Tab Text und fügen ihn in das Eingabefeld ein.
  4. Füllen Sie das Feld Kontext (optional) aus: Das ist Ihr Prompt. Er ist optional, bestimmt aber das Ausgabeformat.
  5. Klicken Sie auf Generieren.

3. Prompt-Beispiel

Für die obige Tabelle funktioniert dieser Prompt gut:

Die Beschreibung muss folgendem Format entsprechen: [SUPPORT/DEV] {{date}} von {{debutHeure}} bis {{finHeure}}: Beschreibung.
Berechne die Dauer in Stunden als Menge.
Der Stundensatz beträgt 85 EUR.

4. Prüfen und korrigieren

Die Vorschläge erscheinen zuerst im Assistenten. Entfernen Sie unpassende Vorschläge mit dem Kreuz und klicken Sie dann auf Alle 12 Positionen hinzufügen (die Zahl variiert). Sie werden an die bereits im Editor vorhandenen Positionen angehängt. Es wird nichts gespeichert, solange Sie nicht auf Speichern geklickt haben. Um mit einem anderen Kontext neu zu starten, klicken Sie auf Abbrechen und öffnen Sie den Assistenten erneut: Quelle und Kontext müssen neu eingegeben werden. Prüfen Sie im Editor:

  • Die Daten und Zeiten stimmen mit der Quelltabelle überein.
  • Die Mengen (Dauer in Stunden) sind korrekt, besonders bei Zeitspannen über Mittag.
  • Einzelpreis und Währung entsprechen dem Erwarteten.
  • Keine Zeile fehlt oder wurde dupliziert.
  • Der Satz in der Spalte MwSt. % stimmt bei jeder Position: Ohne Angabe schlägt die KI 0 % vor.

5. Typische Anwendungsfälle

  • Freelancer und Berater: monatliche Timesheet in eine Rechnung umwandeln.
  • Agenturen: Weiterverrechnung von Supporttickets aus einem Tracking-Tool.
  • IT-Dienstleister: wiederkehrende Einsätze pro Kunde monatlich abrechnen.
  • Trainer: einen Sitzungsplan an eine Organisation fakturieren.

Für Leistungen, die Sie häufig abrechnen, ist der Produktkatalog besser geeignet: Er fügt fertige Positionen ein, ohne dass eine Generierung angerechnet wird.