Im Produktkatalog speichern Sie Leistungen und Artikel, die Sie regelmässig abrechnen. Ein Produkt enthält seine Beschreibung, seinen Preis und den Standard-MwSt.-Satz; eine Produktliste gruppiert mehrere Produkte mit den üblichen Mengen.
1. Produkt erstellen
- Öffnen Sie in der Seitenleiste ProduktkatalogProdukte.
- Klicken Sie auf Neues Produkt.
- Geben Sie den Namen ein. Ergänzen Sie eine Beschreibung, wenn im Dokument eine zweite Detailzeile erscheinen soll.
- Legen Sie den Einzelpreis ohne MWST, die Währung und den standardmässigen MwSt.-Satz fest.
- Ergänzen Sie optional eine Einheit (Stunde, Stück, Tag…) und eine Referenz, damit Sie das Produkt leichter finden. Diese beiden Felder werden nicht auf die Dokumente gedruckt.
- Klicken Sie auf Speichern. Das Produkt steht nun in den Positionen von Rechnungen und Angeboten zur Verfügung.
Die Katalogwerte sind Vorgaben. Nach dem Einfügen in ein Dokument können Sie Beschreibung, Menge, Preis oder MwSt.-Satz weiterhin ändern.
2. Produktliste erstellen
- Erstellen Sie zuerst alle Produkte, die die Liste enthalten soll.
- Öffnen Sie ProduktkatalogProduktlisten und klicken Sie auf Neue Liste.
- Geben Sie der Liste einen kurzen, gut erkennbaren Namen, zum Beispiel Einführungspaket.
- Klicken Sie auf Produkt hinzufügen und wählen Sie ein vorhandenes Katalogprodukt. Wiederholen Sie dies für jedes weitere Produkt.
- Legen Sie die Menge jedes Produkts fest, indem Sie sie eingeben oder die Schaltflächen Plus und Minus verwenden. Um die Reihenfolge zu ändern, ziehen Sie eine Zeile am Griff links (dafür sind mindestens zwei Produkte nötig). Das Kreuz rechts entfernt ein Produkt aus der Liste.
- Prüfen Sie die Positionssummen und den angezeigten Listengesamtbetrag und klicken Sie auf Speichern.
Ein Produkt kann nur einmal in einer Liste vorkommen. Erhöhen Sie die Menge, wenn derselbe Artikel mehrfach benötigt wird. Wenn Sie ein Produkt aus einer Liste entfernen, bleibt es im Katalog erhalten.
Eine Liste behält eine Verknüpfung zu ihren Produkten: Ändern Sie den Preis eines Produkts, zeigt die Liste den neuen Preis an und fügt ihn ein. Mischt die Liste mehrere Währungen, ist der Paketgesamtbetrag eine Schätzung in CHF, mit dem Zeichen ≈ davor.
3. Ein Produkt zu einer Rechnung oder einem Angebot hinzufügen
- Öffnen Sie eine Rechnung oder ein Angebot zur Bearbeitung (Weitere AktionenBearbeiten) oder erstellen Sie ein neues Dokument.
- Klicken Sie im Bereich der Positionen auf Produkt hinzufügen.
- Suchen Sie nach Produktname oder Referenz und wählen Sie das Produkt aus.
- Bill Alps fügt eine Position mit Menge 1 ein und übernimmt Name, Beschreibung, Einzelpreis und MwSt.-Satz des Produkts.
- Passen Sie die eingefügte Position an, wenn dieses Dokument eine andere Menge, Beschreibung, einen anderen Preis oder MwSt.-Satz benötigt, und speichern Sie danach die Rechnung oder das Angebot.
4. Eine Produktliste zu einer Rechnung oder einem Angebot hinzufügen
- Öffnen Sie die Rechnung oder das Angebot und gehen Sie zum Bereich der Positionen.
- Klicken Sie auf Liste einfügen.
- Suchen Sie die Liste und wählen Sie sie aus.
- Bill Alps fügt jedes Produkt als eigene Position ein, in der gespeicherten Reihenfolge und mit den hinterlegten Mengen.
- Prüfen oder bearbeiten Sie die neuen Positionen und speichern Sie danach das Dokument.
Die Schaltflächen Produkt hinzufügen und Liste einfügen gibt es auch im Formular einer wiederkehrenden Rechnung.
5. Ein Produkt oder eine Liste bearbeiten oder löschen
Klicken Sie in der Tabelle auf ein Produkt oder eine Liste, um den Eintrag zu öffnen, ändern Sie die Felder und klicken Sie dann auf Speichern. Die Schaltfläche Löschen unten im Formular verlangt eine Bestätigung, und ihre Wirkung ist unwiderruflich. Ein gelöschtes Produkt verschwindet aus den Listen, die es verwenden, aber bereits erstellte Dokumente ändern sich nicht. Das Löschen einer Liste löscht ihre Produkte nicht.
Um Positionen aus einer Tabelle oder einem Screenshot zu füllen, lesen Sie die Anleitung Rechnungspositionen mit KI ausfüllen.