Le catalogue de produits mémorise les prestations et articles que vous facturez régulièrement. Un produit conserve sa description, son prix et son taux de TVA par défaut ; une liste de produits regroupe plusieurs produits avec leurs quantités habituelles.
1. Créer un produit
- Ouvrez Catalogue produitProduits dans la barre latérale.
- Cliquez sur Nouveau produit.
- Saisissez le Nom. Ajoutez une Description si vous souhaitez afficher une deuxième ligne de détail sur le document.
- Définissez le Prix unitaire hors TVA, la Devise et le Taux de TVA par défaut.
- Ajoutez éventuellement une Unité (heure, pièce, jour…) et une Référence pour retrouver plus facilement le produit. Ces deux champs ne sont pas imprimés sur les documents.
- Cliquez sur Enregistrer. Le produit est maintenant disponible dans les lignes de facture et de devis.
Les valeurs du catalogue sont des valeurs par défaut. Après insertion dans un document, vous pouvez encore modifier la description, la quantité, le prix ou le taux de TVA.
2. Créer une liste de produits
- Commencez par créer tous les produits que la liste doit contenir.
- Ouvrez Catalogue produitListes de produits et cliquez sur Nouvelle liste.
- Donnez à la liste un nom court et reconnaissable, par exemple Pack intégration.
- Cliquez sur Ajouter un produit et sélectionnez un produit existant du catalogue. Répétez l’opération pour chaque produit différent.
- Définissez la quantité de chaque produit, en la saisissant ou avec les boutons plus et moins. Pour modifier l’ordre, faites glisser une ligne par sa poignée, à gauche (il faut au moins deux produits). La croix, à droite, retire un produit de la liste.
- Vérifiez les totaux des lignes et le total affiché pour la liste, puis cliquez sur Enregistrer.
Un produit ne peut apparaître qu’une fois dans une liste. Augmentez sa quantité si le même article est nécessaire plusieurs fois. Retirer un produit d’une liste ne le supprime pas du catalogue.
Une liste garde un lien vers ses produits : si vous changez le prix d’un produit, la liste affiche et insère le nouveau prix. Si la liste mélange plusieurs devises, Total du pack est une estimation en CHF, précédée du signe ≈.
3. Ajouter un produit à une facture ou un devis
- Ouvrez une facture ou un devis en modification (Plus d’actionsModifier), ou créez-en un nouveau.
- Dans la section des lignes, cliquez sur Ajouter un produit.
- Recherchez le produit par son nom ou sa référence, puis sélectionnez-le.
- Bill Alps ajoute une ligne avec la quantité 1 et copie le nom, la description, le prix unitaire et le taux de TVA du produit.
- Adaptez la ligne si ce document nécessite une autre quantité, description, prix ou TVA, puis enregistrez la facture ou le devis.
4. Ajouter une liste de produits à une facture ou un devis
- Ouvrez la facture ou le devis et accédez à la section des lignes.
- Cliquez sur Insérer une liste.
- Recherchez la liste et sélectionnez-la.
- Bill Alps insère chaque produit sur une ligne distincte, dans l’ordre enregistré et avec les quantités prévues.
- Vérifiez ou adaptez les nouvelles lignes, puis enregistrez le document.
Les boutons Ajouter un produit et Insérer une liste figurent aussi dans le formulaire d’une facture récurrente.
5. Modifier ou supprimer un produit ou une liste
Cliquez sur un produit ou une liste dans le tableau pour l’ouvrir, modifiez les champs, puis cliquez sur Enregistrer. Le bouton Supprimer, en bas du formulaire, demande une confirmation et son effet est irréversible. Un produit supprimé disparaît des listes qui l’utilisent, mais les documents déjà établis ne changent pas. Supprimer une liste ne supprime pas ses produits.
Pour remplir des lignes à partir d’un tableau ou d’une capture d’écran, passez au guide Remplir les lignes d’une facture avec l’IA.