Rechnung erstellen

Bill Alps fügt dem PDF Ihrer Rechnungen in CHF oder EUR eine Schweizer QR-Rechnung hinzu. So erstellen und versenden Sie Ihre erste Rechnung.

1. Neue Rechnung

1. Öffnen Sie das Menü Rechnungen in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie oben rechts auf Neue Rechnung.
3. Bill Alps legt sofort einen nummerierten Entwurf an und öffnet das Formular. Wählen Sie unter Kunde den richtigen Kunden aus: Der erste in der Liste ist vorausgewählt.

2. Rechnungspositionen hinzufügen

Für jede Zeile geben Sie an:

• Beschreibung: Bezeichnung der Leistung oder des Produkts.
• Menge: Stunden, Tage, Stück…
• Preis: ohne MWST.
• MwSt. %: der Satz der Position. Jede neue Position beginnt bei 0 %: Denken Sie daran, den richtigen Satz zu wählen.

Bill Alps berechnet automatisch die Zwischensumme, die MwSt. und das Total. Mit Position hinzufügen können Sie beliebig viele Positionen ergänzen. Der Abschnitt Anpassungen fügt Versandkosten oder einen Rabatt hinzu, als Betrag und nicht in Prozent; die MWST wird dabei berücksichtigt.

Auf dem PDF und in der Vorschau steht der Satz neben dem MWST-Betrag. Mischt die Rechnung mehrere Sätze, zeigen die Totale eine Zeile pro Satz mit ihrer Basis, und die Positionen erhalten eine MWST-Spalte. Ein Unternehmen ohne MWST-Nr., dessen Rechnung keine MWST enthält, druckt keinen Hinweis auf die MWST.

3. Fälligkeit und Referenz konfigurieren

• Ausstellungsdatum: standardmässig heute.
• Fälligkeitsdatum: 30 Tage per Default, anpassbar.
• Bedingungen: Freitext, der auf die Rechnung gedruckt wird und aus der Vorlage übernommen wird, falls diese Bedingungen enthält. Er berechnet das Fälligkeitsdatum nicht neu.
• Rechnungssprache: Sprache des PDFs und der E-Mail.
• Vorlage: Die Standardvorlage ist vorausgewählt und bestimmt die Währung und die Sprache, mit denen das Dokument startet. Zur Anleitung für Vorlagen.
• Rechnungsnummer: wird automatisch vergeben und kann hier nicht geändert werden. Das Rechnungspräfix und die Nächste Rechnungsnummer stellen Sie unter Mein KontoEinstellungen ein. Die Nummer einer gelöschten Rechnung wird nicht neu vergeben.

Die Zahlungsreferenz ist kein Feld zum Ausfüllen: Bill Alps berechnet sie beim Erstellen des PDFs aus der Rechnungsnummer. Mit einer QR-IBAN ist es eine QR-Referenz mit 27 Ziffern. Mit einer klassischen IBAN ist es eine Creditor Reference (RF-Referenz), die mit RF beginnt. Die QR-Rechnung wird dem PDF hinzugefügt, wenn das Total positiv ist und die Währung CHF oder EUR ist. Um sie bei einer Rechnung zu entfernen, deaktivieren Sie QR-Rechnung anzeigen unter Notizen & Bemerkungen.

4. Vorschau und Versand

Klicken Sie auf Speichern: Die Seite der Rechnung erscheint mit ihrer Vorschau, im Status Entwurf. Prüfen Sie sie und klicken Sie dann auf Fertigstellen: Sie wechselt in den Status Bereit. Für den Versand haben Sie dann drei Möglichkeiten:

• PDF herunterladen und manuell versenden. Der Download ändert den Status nicht: Markieren Sie die Rechnung anschliessend als gesendet.
• Per E-Mail senden, damit Bill Alps die Rechnung mit dem PDF im Anhang an den Kunden sendet. Zuerst zeigt ein Fenster Absender, Empfänger, Betreff und Text an: Bestätigen Sie mit E-Mail senden. Die Rechnung wechselt in den Status Versendet. Der Kunde muss im Feld E-Mail seiner Kundendaten eine Adresse haben, sonst wird der Versand abgelehnt.
• Als gesendet markieren, wenn Sie die Rechnung bereits über einen anderen Kanal verschickt haben. Es wird keine E-Mail versendet.

Wenn Bill Alps eine Rechnung per E-Mail sendet, kommt die Nachricht von noreply@bill-alps.ch und das Rechnungs-PDF ist angehängt. Die Antworten Ihres Kunden gehen an die Adresse im Feld E-Mail unter Mein Unternehmen, sofern sie eingetragen ist. Beispiel: